Projektadministratör

Projektadministratör Bemanningsstyrkan är ett etablerat bemanningsföretag med mångårig erfarenhet och ett gediget kontaktnät i Stor-Stockholm som löser våra kunders personalbehov. Vi ingår i koncernen Veddestagruppen tillsammans med Veddesta Distribution, Veddesta Transport och Multi Logistik. Bemanningsstyrkan är främst fokuserad på personaluthyrning, hyrköp och rekrytering inom lager, logistik, administration och ekonomi. Det som driver oss är att få rätt människa och kompetens att matchas med rätt företagsklimat och arbetsuppgift. För att lyckas med våra åtaganden är vi mycket lyhörda för våra kunders behov. Vi vet att personal är deras främsta tillgång. Vi söker nu för vår Trafikförvaltningen Region Sthlms räkning en Projektadministratör för omgående tillsättning, uppdraget är på ett år med stor möjlighet till förlängning. Om Trafikförvaltningen Region Stockholm har det övergripande ansvaret för att alla som bor i, eller besöker, regionen ska ha tillgång till en väl utbyggd, lättillgänglig och pålitlig kollektivtrafik. I trafikförvaltningens (TF) uppdrag ligger att bereda och verkställa beslut om inriktning och omfattning för en långsiktigt hållbar kollektivtrafik. Dessutom ansvarar vi för styrning och uppföljning av trafikdrift samt upprätthållandet av infrastrukturens funktion, säkerhet och värde. Varje dag reser mer än 700 000 personer med den allmänna kollektivtrafiken, det vill säga resor med tunnelbana, bussar, pendeltåg och lokalbanor. Som anställd eller konsult förväntas man att efterleva trafikförvaltningens värderingar vilka är: Öppenhet: Ett enkelt hej kan leda till så mycket. Genom att bjuda in och dela med oss skapar vi en offentlig verksamhet med ett öppet klimat. Vi jobbar för hela regionens invånare. Alla räknas. Kompetens: Hos oss vågar vi välja en riktning, men vi har också modet att tänka om. Vi tar tillvara på varandras kunskap och vill hela tiden lära mer. Här finns möjligheter att växa och utvecklas. Pålitlighet: Tillsammans levererar vi kollektivtrafik och utvecklar den för framtiden. Vi är tydliga med både förväntningar och utmaningar. Om något inte fungerar förklarar vi varför och tar ansvar. Samverkan: Hos oss är alla en del av helheten, det ger energi. Vi inkluderar alla som behövs för att vi ska kunna nå de gemensamma målen. Om tjänsten Trafikförvaltningen bedriver drift och underhåll av flera olika anläggningsdelar, t.ex. spårfordon, spårinfrastruktur, teknisk utrustning såsom likriktarstationer och signalrelärum. I flera fall så sker daglig drift- och underhållsverksamhet av leverantörer som har avtal med trafikförvaltningen. För trafikförvaltningens spåranläggningar, t.ex. tunnelbanan och spårvägarna, så finns drift- och underhållsavtal som kommer att löpa ut inom några år. Program UH2024 har i uppdrag att ta fram kravställning för det behov som trafikförvaltningen har inför upphandlingen av UH2024. Programmet påbörjades hösten 2020 och håller på att planera och formera sig. Under 2021 ska flera dokument som ska ingå i upphandlingsunderlaget tas fram. Programmet arbetet tätt ihop med linjen och i båda dessa organisationer (programmet och linjen) finns behov av administrativa sysslor som syftar till att underlätta för verksamheten. Programmets uppdrag löper parallellt med linjens uppdrag (förvalta befintlig infrastruktur) och förändringar som sker i linjen kan påverkar programmet och vice versa. Administratörens uppdrag är att stötta och avlasta programledare och linjechef i arbetet med att leda och styra program och linje, administrera projekt-/linjeytor för lagring av dokumentation samt kvalitetssäkra att lagring av dokument är korrekt. Administratören är spindeln i nätet och hanterar många olika kontaktytor och intressenter. Vidare ska administratören vara beställaren behjälplig och bidra till att effektivisera verksamheten genom att stödja medarbetare och skapa struktur genom tydliga administrativa rutiner samt att stödja arbetet med planering och genomförande av uppdraget. Administratören behöver ha en god prioriteringsförmåga utifrån verksamhetens behov och vara van att hantera många uppgifter samtidigt. Arbetsuppgifter Rollen är bred och omfattar flera arbetsuppgifter. En av de viktigaste är att hjälpa programmets projektingenjör och linjens assistent med hens sysslor (det är en och samma person som just nu delar på dessa två roller). Mycket fokus ligger på att administrera dokumentation, t.ex. skriva ut dokument och fånga in signering av behöriga personer, samt hjälpa till att flytta digital information från en webbplats till en annan webbplats. Uppdrag och ansvar (men ej begränsat till): · Utföra dokumenthantering enligt TF:s rutiner och riktlinjer · Diarieföra handlingar i SLL:s system EDIT (samt vara behjälplig vid begäran om offentliga handlingar från extern part) · Hantera beställningar av IT- tillbehör kopplat till verksamheten. · Fakturahantering i TF:s ekonomihanteringssystem Agresso · Framtagning av fakturaunderlag i TF:s ekonomihanteringssystem Agresso · Vara behjälplig med arbetsuppgifter som närmaste chef/ledare önskar Omfattning Arbetet planeras att initialt utföras under perioden Q1 år 2021 t.o.m. Q1 år 2022, med start så fort som rätt kandidat har blivit tilldelad uppdraget. Beroende på hur programmets/linjens behov utvecklas så kan förlängning enligt option användas. Vad kan vi erbjuda? Bemanningsstyrkan är ett personligt företag där vi alla är kollegor, oavsett var vi har vår fysiska arbetsplats. Du och din konsultchef kommer att ha nära kontakt under din anställning hos oss med regelbundna träffar så att vi säkerställer att du trivs och mår bra på din arbetsplats. Vi erbjuder marknadsmässig månadslön, friskvårdsbidrag och allt som ingår i vårt kollektivavtal. Vi söker nu dig som passar in på profilen som Projektadministratör till en tjänst på Trafikförvaltningen i Region Stockholm. Känner du att ovanstående stämmer in på dig och att du vill bli en del av Bemanningsstyrkans team så tveka inte att skicka in din ansökan. Platsen ska tillsättas omgående och intervjuer sker fortlöpande. Varmt välkommen med din ansökan som ska innehålla ett cv utifrån profilen ovan, ett personligt brev, ett möjligt startdatum samt ett löneanspråk för tjänsten. / Therese Barvell Rappel Konsultchef Bemanningsstyrkan