VD-assistent

Är du en organiserad person med god planeringsförmåga? 

Då kan VD-assistent vara rätt yrke för dig!

Om du är duktig på att planera, organisera och trivs med att arbeta i en stödjande roll, kan jobbet som VD-assistent vara perfekt för dig. I denna roll arbetar du nära VD:n och medlemmarna i ledningsgruppen för att säkerställa att verksamheten löper effektivt. Det kan även krävas kunskap inom ekonomi och styrelsearbete för att lyckas i rollen.

Vad innebär arbetsuppgifter för en VD-assistent?

Arbetsuppgifterna för en VD-assistent varierar beroende på företaget eller organisationen, men vanliga uppgifter inkluderar:

1. Administrativt stöd till företaget

Som VD-assistent hjälper du företaget med olika administrativa uppgifter, från att hantera dagliga kontorssysslor till att planera och genomföra projekt.

2. Ekonomiska uppgifter och avtalshantering

En stor del av arbetet kan handla om ekonomiska uppgifter, som att hålla koll på inköp, avtalshantering och andra finansiella processer som är viktiga för företaget.

3. Reseadministration och protokollföring

Att hantera resebokningar för VD och andra ledande medarbetare kan vara en del av rollen. Dessutom kan du vara ansvarig för att protokollföra möten och andra viktiga dokument.

4. Stöd med planering och uppföljning

I rollen ingår att ge övergripande administrativt stöd genom att planera, förbereda och följa upp diverse arbetsuppgifter, möten och projekt.

5. Förbättra dokumentationshantering

För att göra arbetet mer effektivt och strukturerat kan du bidra till att förbättra dokumenteringssystem och processer inom företaget.

6. E-posthantering och kalenderbokningar

Som VD-assistent är du ofta ansvarig för att hantera e-post och boka möten i VD:ns eller ledningsgruppens kalendrar, vilket kräver god ordning och noggrannhet.

7. Förbereda och genomföra möten

Att förbereda, samordna och följa upp möten, samt säkerställa att VD:n eller ledningsgruppen har allt de behöver inför dessa möten, är en annan viktig uppgift.

8. Koordinera och genomföra event

I rollen kan du också vara ansvarig för att koordinera och genomföra interna och externa event för företaget eller organisationen.

Internationella benämningar för VD-assistent

Beroende på arbetsgivare och organisation kan titeln på rollen variera. På engelska kallas yrket oftast:

• Executive Assistant (vanligaste benämningen)

• Executive Secretary (mer administrativt fokus)

• Personal Assistant to the CEO (om rollen är specifikt inriktad på att stödja VD:n)

Den vanligaste internationella termen är Executive Assistant, särskilt i större företag och globala organisationer.

Viktiga aspekter att tänka på som VD-assistent

En VD-assistent kan behöva hantera känslig eller konfidentiell information, vilket ställer krav på diskretion och integritet. I många fall kan rollen också innebära ansvar för den dagliga driften av kontoret, vilket kräver både organisatoriska färdigheter och förmåga att hantera många uppgifter samtidigt.