Lediga job som Projektadministratör

Om företaget

P&B - Presentation & Branding är en marknadsföringsbyrå med över 30 års erfarenhet inom en mängd olika branscher där P&B erbjuder helhetslösningar som grundar sig i strategisk planering, kreativitet och praktiska erfarenheter. Oavsett om det gäller marknadsanalys, varumärkesstrategi, kampanjer, utställningar, lagerhantering eller logistik, skräddarsyr de team med rätt expertis för att säkerställa bästa resultat. Från början till slut hanterar de varje steg för att optimera resurser och anpassa till kundens behov, mål och budget.

Med fokus på kvalitet, tydlighet och kreativitet arbetar de nära sina kunder för att utveckla lösningar som engagerar, inspirerar och driver resultat.

Genom en kombination av strategiskt tänkande, design och digital kompetens stöttar P&B sina kunder i allt från presentationer och varumärkesutveckling till kampanjer och marknadsföringsmaterial. Byrån präglas av ett entreprenöriellt arbetssätt där samarbete, struktur och kundfokus är centrala delar i det dagliga arbetet. Här arbetar ett engagerat team i en dynamisk miljö där idéer, innovation och långsiktiga kundrelationer står i fokus.

Du kan läsa mer om företaget här: www.pb2b.agency

Om rollen

Som Executive Assistant kommer du att ge kvalificerat administrativt stöd till byråns ledning och bidra till att verksamheten flyter smidigt i en intensiv och kreativ arbetsmiljö. Rollen innebär många kontaktytor och du fungerar som en central länk mellan ledning, interna team, kunder och externa partners. Dina främsta ansvarsområden innefattar att skapa struktur, organisera och utföra arbetsuppgifter med stor precision, där både detaljer och helhetsperspektiv spelar en avgörande roll.

Mer konkret innefattar tjänsten:

- Hantering av ledningens kalender, mötesbokningar och prioriteringar

- Administrativt stöd såsom hantering av e-post, dokumentation, rapporter och presentationer

- Koordinering av möten, besök och resor samt säkerställande av att kontoret fungerar väl i det dagliga arbetet

- Kommunikation och uppföljning gentemot kunder, partners och interna team för att säkerställa att projekt och leveranser fortlöper enligt plan

- Sammanställning av rapporter, uppföljning av kampanjresultat samt visst stöd inom budget- och kostnadsuppföljning

- Stöd i koordinering av marknadsföringsrelaterade aktiviteter och innehåll tillsammans med interna team

- Förberedelser – hantera och förbereda mötesunderlag och powerpoint presentationer

- Problemlösning – lösa oväntade problem och reda ut komplicerade situationer

Om dig

Vi söker dig som har erfarenhet av en assisterande roll där struktur, planering och kommunikation varit centrala delar av arbetet. Du är van vid att arbeta nära ledning och har tidigare hanterat administrativa uppgifter såsom kalenderhantering, möteskoordinering, dokumentation samt framtagning av rapporter och presentationer.

Som person är du strukturerad, noggrann, lösningsorienterad och har lätt för att "snappa upp" arbetsuppgifter. Du trivs i en roll där du får ta ansvar, prioritera mellan olika uppgifter och vara en viktig kontaktpunkt både internt och externt. Du har en god kommunikativ förmåga, hög integritet och ett professionellt förhållningssätt i dialog med såväl kollegor som kunder och partners.

Följande krav för tjänsten:

- Erfarenhet av att arbeta som Executive Assistant, VD-assistent eller i en liknande administrativ roll

- Förmåga att hantera konfidentiell information

- Mycket goda kunskaper i att leda sig själv och ta ansvar

- Självgående, proaktiv och stresstålig

- Mycket goda kunskaper i Microsoft Office, särskilt Outlook, Excel, Word och PowerPoint

- Mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift

- Stark kommunikativ förmåga

- B-körkort

Övrig information

Start: Enligt överenskommelse

Plats: Löddeköpinge

Omfattning: Heltid

Arbetstider: 8-17 mån-fre

Lön: Enligt överenskommelse

Bakgrundskontroll kommer genomföras på de kandidater som går vidare i processen.

Om du har frågor om tjänsten ber vi dig att maila ansvarig rekryterare Helena Lork på helena.lork@emploid.se. Ange vilken tjänst det gäller.

Vi rekommenderar att du skickar in din ansökan omgående då vi gör ett löpande urval.

Välkommen med din ansökan!

Nyckelord: Executive Assistant, VD-assistent, Administrativ koordinator, Office Management, Marknadsföringsbyrå, Kalenderhantering, Projektkoordinering, Kundkommunikation, Rapportering, Administration, PowerPoint, Excel.

Öppen för alla Vi fokuserar på din kompetens, inte dina övriga förutsättningar. Vi är öppna för att anpassa rollen eller arbetsplatsen efter dina behov.

Four FM erbjuder premiumlösningar inom Facility Management i Norden. Vi är ett entreprenörsdrivet och snabbväxande bolag med högt engagemang, korta beslutsvägar och stort fokus på kvalitet, service och människor.

Nu söker vi en Contract Support till vårt team i Stockholm för ett föräldravikariat. Rollen passar dig som trivs i en varierad vardag där administration, koordinering och kundservice står i centrum. Du gillar att skapa struktur, lösa problem och vara spindeln i nätet mellan kunder, leverantörer och kollegor.

Vi erbjuder en viktig roll i en växande nordisk organisation där du får möjlighet att utvecklas inom Facility Management och arbeta nära erfarna kollegor med stort kunnande inom branschen.

Som Contract Support hos Four FM är du en viktig del av den dagliga leveransen till våra kunder. Du ansvarar för att koordinera inkommande ärenden, planera uppdrag och säkerställa att arbetsordrar följs upp och slutförs med hög kvalitet.

Du kommer att arbeta nära våra Contract Managers och vara en central kontaktpunkt mellan kunder, leverantörer och interna funktioner. Rollen innebär många kontaktytor och ett högt tempo där prioriteringsförmåga, struktur och servicekänsla är avgörande.

Arbetsuppgifterna spänner över flera områden inom Facility Management, från tekniska serviceärenden och planerat underhåll till offertarbete, uppdragskoordinering, kundmöten och administrativa processer.

En del av rollen innebär även att delta i Four FM:s beredskapsorganisation. Efter genomförd introduktion och upplärning ingår du i ett roterande beredskapsschema tillsammans med dina kollegor, där ni hanterar akuta kundärenden utanför ordinarie arbetstid. Beredskapen delas mellan flera personer och ersätts enligt Four FM:s gällande villkor.

För att ge dig bästa möjliga förutsättningar hoppas vi att du kan börja något tidigare än vikariatets start för introduktion och överlämning tillsammans med personen du ersätter.

• Hantera inkommande kundärenden och felanmälningar.

• Koordinera arbetsordrar och säkerställa effektiv leverans.

• Planera, boka och följa upp serviceuppdrag och planerade arbeten.

• Registrera och administrera ärenden i olika CAFM-system.

• Säkerställa korrekt dokumentation och uppföljning mot kund.

• Koordinera kontakt mellan kunder, leverantörer och tekniker.

• Ta fram och administrera offerter i dialog med kunder och leverantörer.

• Hantera fakturor, reklamationsärenden och uppföljning av levererade tjänster.

• Delta i kundmöten tillsammans med Contract Managers.

• Bidra till utveckling och upprätthållande av goda kundrelationer.

• Ge administrativt och operativt stöd till våra Contract Managers.

• Delta i Four FM:s beredskapsverksamhet enligt schema och hantera inkommande akuta ärenden utanför ordinarie arbetstid.

Kort sagt blir du en nyckelperson i den dagliga koordineringen av våra FM-leveranser.

Du är serviceinriktad, strukturerad och lösningsorienterad. Du trivs med att ta ansvar, har lätt för att samarbeta med andra och tycker om att ha många saker i gång samtidigt utan att tappa överblicken.

Vi tror att du har:

• Erfarenhet av administration, koordinering eller kundservice.

• God datorvana och erfarenhet av Microsoft Office.

• Mycket god svenska och engelska i tal och skrift.

• Förmåga att planera, prioritera och arbeta strukturerat.

• Ett professionellt och serviceorienterat förhållningssätt.

Det är meriterande om du har:

• Erfarenhet från Facility Management, fastighetsservice eller teknisk service.

• Eftergymnasial utbildning inom Facility Management, fastighetsförvaltning, service management eller liknande område.

• Arbetat med arbetsorderhantering eller ärendestyrda verksamheter.

• Erfarenhet av CAFM-system eller liknande plattformar.

• Kunskaper i norska, danska eller finska.

Hos Four FM får du stort förtroende, tydligt ansvar och möjlighet att utvecklas i en snabbfotad och entreprenöriell organisation.

Våra värderingar C.A.R.E. – Compassion, Attention, Respect & Excellence genomsyrar allt vi gör. Vi tror på frihet under ansvar, prestigelöshet och att ha roligt tillsammans samtidigt som vi levererar hög kvalitet till våra kunder.

Omfattning: Heltid, föräldravikariat.

Placering: Four FM:s kontor i Hammarby Sjöstad.

Arbetstider: Vardagar 08.00–17.00.

Beredskap: Beredskapstjänst ingår i rollen efter genomförd introduktion och upplärning. Beredskapen delas mellan flera kollegor enligt ett roterande schema och ersätts enligt gällande villkor.

Tillträde: Enligt överenskommelse. Rollen är ett föräldravikariat med planerad start den 10 december 2026 och en förväntad varaktighet om cirka nio månader. Vi ser gärna att du har möjlighet att påbörja introduktion och överlämning innan vikariatet startar.

Ansökan: Sista ansökningsdag är 18 oktober 2026. Urval och intervjuer sker löpande och tjänsten kan därför tillsättas innan sista ansökningsdag. Vi tar inte emot ansökningar via e-post utan ber dig ansöka via vårt rekryteringssystem.

Stockholm, Sweden

As a Switchboard/Workplace Support Coordinator, you will play a key role in delivering workplace services and support to employees, visitors, and stakeholders. Acting as a primary point of contact, you will manage a wide range of workplace-related services including customer service, switchboard operations, issue management, administrative support, and workplace systems. The role requires a proactive and service-oriented mindset, ensuring that inquiries, requests, and incidents are handled efficiently and professionally. You will collaborate with internal and external stakeholders to enhance the workplace experience and support continuous service improvement. As the workplace organization evolves, the role may also include responsibilities related to access management and identification services.

Customer Service & Workplace Support

• Respond to requests and inquiries via phone, email, and other communication channels.
• Deliver outstanding customer service to employees, visitors, and stakeholders.
• Investigate, coordinate, and resolve workplace-related issues, incidents, and service requests.
• Collaborate with internal teams, service partners, and vendors to ensure timely resolution of inquiries and incidents.
• Support workplace services including goods handling, mail-related inquiries, remote reception services, workplace projects, and operational initiatives.
• Maintain accurate records and documentation related to workplace services.
• Perform other duties as assigned.

Switchboard Operations

• Answer incoming calls and direct callers to the appropriate departments or personnel.
• Manage multiple communication channels professionally and efficiently.
• Provide information to callers and take messages when required.
• Support emergency communication procedures when required.

Systems & Administration

• Act as a superuser for workplace systems and support users when required.
• Coordinate and dispatch incoming fault reports to the appropriate teams.
• Perform administrative duties including data entry, filing, correspondence, invoice scanning, and archiving.
• Prepare reports, statistics, and documentation to support operational performance.

Future Scope

• Support access management and identification services, including administration of employee and visitor access solutions.
• Coordinate processes related to workplace access and security requirement

• Passion for delivering outstanding customer experience with a high level of professionalism and integrity.
• Very good knowledge of Swedish and English, both written and spoken.
• High school diploma or equivalent.
• Experience from customer service, reception, switchboard, administration, or workplace support is an advantage.
• Good digital skills and ability to work effectively across multiple systems and tools.

• Excellent verbal and written communication skills.
• Ability to communicate professionally with stakeholders at all levels.
• Strong listening, interpersonal, and customer service skills.
• Positive, professional, and solution-oriented approach.

• Strong problem-solving and decision-making skills.
• Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.
• High level of accuracy, attention to detail, and organization.
• Ability to assess situations and take appropriate action.

Responsible for personal safety and the safety of others affected by your work. This includes:

• Completing all required QHSE training.
• Following company policies, procedures, and HSE requirements.
• Participating in QHSE activities as required.
• Reporting hazards, unsafe conditions, incidents, and near misses.
• Following safe work practices relevant to the work environment.

This position is based at the client's premises in Kista. This role requires onsite presence Monday to Friday, 08:00 to 17:00, or 7.30-16.30 depending on business needs. Occasional travel to other locations may be required.

Luftfartsverket (LFV) söker dig som gillar att ha full koll på planeringen. Du som alltid strävar efter att utveckla samarbeten och bygga relationer. På enhet Utbildning erbjuder vi dig möjlighet att arbeta i ett litet team som ger service till hela LFV.

Om tjänsten

Som utbildningsadministratör med fokus LMS kommer du att ha en viktig roll i att säkerställa att vår lärplattform fungerar optimalt för både användare och utbildare. Du kommer att arbeta med att utveckla och underhålla vår digitala lärmiljö. I kontakten med våra kursledare kommer du att driva planering och administration av olika utbildningar, hjälpa till med bokningar, uppföljning och övrig administration. Du kommer också att ha kontakten med användare som stöter på problem och som du guidar i hur de använder vår lärplattform.

Vi söker dig som

För att trivas i rollen tror vi att du tidigare har arbetat med administration och trivs att ha datorn som främsta verktyg. Du har god vana att arbeta med olika administrativa system, inbegripet en lärplattform. Ditt intresse och nyfkenhet för tekniska lösningar är en styrka. Du lägger stort värde i ordning och reda, vilket möjliggör flexibilitet och snabba förändringar. Din drivkraft är att finna bra lösningar för alla och du har en serviceanda som hjälper dig i kommunikationen.

Du har dessutom:

• Godkänd gymnasieexamen
• Tidigare erfarenhet av skol- och utbildningsadministration.
• Goda kunskaper i tal och skrift, i såväl engelska som svenska.
• Mycket goda kunskaper inom administrativa IT-system inbegripet en eller flera lärplattformar

Övrigt

Tjänsten är en tillsvidareanställning med placering på Sturup.

Innan anställning genomför LFV en säkerhetsprövning som bland annat innefattar registerkontroll, säkerhetsintervju och drogtest. Denna tjänst kräver svenskt medborgarskap.

Tillträde snarast eller enligt överenskommelse.

LFV har goda anställningsvillkor och ett brett utbud av förmåner som bland annat innefattar en privat sjukvårdsförsäkring och goda pensionsvillkor. Vi erbjuder ett utvecklande arbete tillsammans med engagerade, lösningsorienterade och nytänkande medarbetare.

Vi värdesätter mångfald och vi tror att olika perspektiv gör oss bättre. Vår rekryteringsprocess är kompetensbaserad och innehåller urval, tester och intervjuer, vilket säkerställer att alla kandidater behandlas lika och rättvist.

LFV gör kontinuerliga och aktiva val kring exponering och rekryteringsstöd. Vi undanber oss därför direktkontakt av annonsförsäljare, bemannings-och rekryteringsföretag.

Om LFV:

LFV är Sveriges ledande aktör inom flygtrafikledning för civil och militär luftfart med tillhörande tjänster. Våra flygledare leder dagligen cirka 2 000 flygplan i svenskt luftrum. LFV var först i världen med flygtrafikledning på distans och vi fortsätter att driva digitaliseringen.

Genom olika samarbeten är vi med och effektiviserar det europeiska luftrummet. LFV har 1 400 anställda och en omsättning på 3,3 miljarder kronor.

Avdelningen Gemensamma tjänster ansvarar för att driva och utveckla arbetet avseende verksamhetsgemensamma områden samt ge stöd till den övriga organisationen. Inom avdelningen finns enheterna Inköp, Ekonomi, Kommunikation, HR-lön, Lokaler och service, Flygsäkerhet samt Utbildning.

Totalt omfattar avdelningen cirka 120 medarbetare fördelade på sju enheter, med en chef för varje enhet.

Läs mer om LFV www.lfv.se

Stockholm, Sweden

As a Switchboard/Workplace Support Coordinator, you will play a key role in delivering workplace services and support to employees, visitors, and stakeholders. Acting as a primary point of contact, you will manage a wide range of workplace-related services including customer service, switchboard operations, issue management, administrative support, and workplace systems. The role requires a proactive and service-oriented mindset, ensuring that inquiries, requests, and incidents are handled efficiently and professionally. You will collaborate with internal and external stakeholders to enhance the workplace experience and support continuous service improvement. As the workplace organization evolves, the role may also include responsibilities related to access management and identification services.

Customer Service & Workplace Support

• Respond to requests and inquiries via phone, email, and other communication channels.
• Deliver outstanding customer service to employees, visitors, and stakeholders.
• Investigate, coordinate, and resolve workplace-related issues, incidents, and service requests.
• Collaborate with internal teams, service partners, and vendors to ensure timely resolution of inquiries and incidents.
• Support workplace services including goods handling, mail-related inquiries, remote reception services, workplace projects, and operational initiatives.
• Maintain accurate records and documentation related to workplace services.
• Perform other duties as assigned.

Switchboard Operations

• Answer incoming calls and direct callers to the appropriate departments or personnel.
• Manage multiple communication channels professionally and efficiently.
• Provide information to callers and take messages when required.
• Support emergency communication procedures when required.

Systems & Administration

• Act as a superuser for workplace systems and support users when required.
• Coordinate and dispatch incoming fault reports to the appropriate teams.
• Perform administrative duties including data entry, filing, correspondence, invoice scanning, and archiving.
• Prepare reports, statistics, and documentation to support operational performance.

Future Scope

• Support access management and identification services, including administration of employee and visitor access solutions.
• Coordinate processes related to workplace access and security requirement

• Passion for delivering outstanding customer experience with a high level of professionalism and integrity.
• Very good knowledge of Swedish and English, both written and spoken.
• High school diploma or equivalent.
• Experience from customer service, reception, switchboard, administration, or workplace support is an advantage.
• Good digital skills and ability to work effectively across multiple systems and tools.

• Excellent verbal and written communication skills.
• Ability to communicate professionally with stakeholders at all levels.
• Strong listening, interpersonal, and customer service skills.
• Positive, professional, and solution-oriented approach.

• Strong problem-solving and decision-making skills.
• Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.
• High level of accuracy, attention to detail, and organization.
• Ability to assess situations and take appropriate action.

Responsible for personal safety and the safety of others affected by your work. This includes:

• Completing all required QHSE training.
• Following company policies, procedures, and HSE requirements.
• Participating in QHSE activities as required.
• Reporting hazards, unsafe conditions, incidents, and near misses.
• Following safe work practices relevant to the work environment.

This position is based at the client's premises in Kista. This role requires onsite presence Monday to Friday, 08:00 to 17:00, or 7.30-16.30 depending on business needs. Occasional travel to other locations may be required.

Om företaget

P&B - Presentation & Branding är en marknadsföringsbyrå med över 30 års erfarenhet inom en mängd olika branscher där P&B erbjuder helhetslösningar som grundar sig i strategisk planering, kreativitet och praktiska erfarenheter. Oavsett om det gäller marknadsanalys, varumärkesstrategi, kampanjer, utställningar, lagerhantering eller logistik, skräddarsyr de team med rätt expertis för att säkerställa bästa resultat. Från början till slut hanterar de varje steg för att optimera resurser och anpassa till kundens behov, mål och budget.

Med fokus på kvalitet, tydlighet och kreativitet arbetar de nära sina kunder för att utveckla lösningar som engagerar, inspirerar och driver resultat.

Genom en kombination av strategiskt tänkande, design och digital kompetens stöttar P&B sina kunder i allt från presentationer och varumärkesutveckling till kampanjer och marknadsföringsmaterial. Byrån präglas av ett entreprenöriellt arbetssätt där samarbete, struktur och kundfokus är centrala delar i det dagliga arbetet. Här arbetar ett engagerat team i en dynamisk miljö där idéer, innovation och långsiktiga kundrelationer står i fokus.

Du kan läsa mer om företaget här: www.pb2b.agency

Om rollen

Som Executive Assistant kommer du att ge kvalificerat administrativt stöd till byråns ledning och bidra till att verksamheten flyter smidigt i en intensiv och kreativ arbetsmiljö. Rollen innebär många kontaktytor och du fungerar som en central länk mellan ledning, interna team, kunder och externa partners. Dina främsta ansvarsområden innefattar att skapa struktur, organisera och utföra arbetsuppgifter med stor precision, där både detaljer och helhetsperspektiv spelar en avgörande roll.

Mer konkret innefattar tjänsten:

- Hantering av ledningens kalender, mötesbokningar och prioriteringar

- Administrativt stöd såsom hantering av e-post, dokumentation, rapporter och presentationer

- Koordinering av möten, besök och resor samt säkerställande av att kontoret fungerar väl i det dagliga arbetet

- Kommunikation och uppföljning gentemot kunder, partners och interna team för att säkerställa att projekt och leveranser fortlöper enligt plan

- Sammanställning av rapporter, uppföljning av kampanjresultat samt visst stöd inom budget- och kostnadsuppföljning

- Stöd i koordinering av marknadsföringsrelaterade aktiviteter och innehåll tillsammans med interna team

- Förberedelser – hantera och förbereda mötesunderlag och powerpoint presentationer

- Problemlösning – lösa oväntade problem och reda ut komplicerade situationer

Om dig

Vi söker dig som har erfarenhet av en assisterande roll där struktur, planering och kommunikation varit centrala delar av arbetet. Du är van vid att arbeta nära ledning och har tidigare hanterat administrativa uppgifter såsom kalenderhantering, möteskoordinering, dokumentation samt framtagning av rapporter och presentationer.

Som person är du strukturerad, noggrann, lösningsorienterad och har lätt för att "snappa upp" arbetsuppgifter. Du trivs i en roll där du får ta ansvar, prioritera mellan olika uppgifter och vara en viktig kontaktpunkt både internt och externt. Du har en god kommunikativ förmåga, hög integritet och ett professionellt förhållningssätt i dialog med såväl kollegor som kunder och partners.

Följande krav för tjänsten:

- Erfarenhet av att arbeta som Executive Assistant, VD-assistent eller i en liknande administrativ roll

- Förmåga att hantera konfidentiell information

- Mycket goda kunskaper i att leda sig själv och ta ansvar

- Självgående, proaktiv och stresstålig

- Mycket goda kunskaper i Microsoft Office, särskilt Outlook, Excel, Word och PowerPoint

- Mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift

- Stark kommunikativ förmåga

- B-körkort

Övrig information

Start: Enligt överenskommelse

Plats: Löddeköpinge

Omfattning: Heltid

Arbetstider: 8-17 mån-fre

Lön: Enligt överenskommelse

Bakgrundskontroll kommer genomföras på de kandidater som går vidare i processen.

Om du har frågor om tjänsten ber vi dig att maila ansvarig rekryterare Helena Lork på helena.lork@emploid.se. Ange vilken tjänst det gäller.

Vi rekommenderar att du skickar in din ansökan omgående då vi gör ett löpande urval.

Välkommen med din ansökan!

Nyckelord: Executive Assistant, VD-assistent, Administrativ koordinator, Office Management, Marknadsföringsbyrå, Kalenderhantering, Projektkoordinering, Kundkommunikation, Rapportering, Administration, PowerPoint, Excel.

Öppen för alla Vi fokuserar på din kompetens, inte dina övriga förutsättningar. Vi är öppna för att anpassa rollen eller arbetsplatsen efter dina behov.

Four FM erbjuder premiumlösningar inom Facility Management i Norden. Vi är ett entreprenörsdrivet och snabbväxande bolag med högt engagemang, korta beslutsvägar och stort fokus på kvalitet, service och människor.

Nu söker vi en Contract Support till vårt team i Stockholm för ett föräldravikariat. Rollen passar dig som trivs i en varierad vardag där administration, koordinering och kundservice står i centrum. Du gillar att skapa struktur, lösa problem och vara spindeln i nätet mellan kunder, leverantörer och kollegor.

Vi erbjuder en viktig roll i en växande nordisk organisation där du får möjlighet att utvecklas inom Facility Management och arbeta nära erfarna kollegor med stort kunnande inom branschen.

Som Contract Support hos Four FM är du en viktig del av den dagliga leveransen till våra kunder. Du ansvarar för att koordinera inkommande ärenden, planera uppdrag och säkerställa att arbetsordrar följs upp och slutförs med hög kvalitet.

Du kommer att arbeta nära våra Contract Managers och vara en central kontaktpunkt mellan kunder, leverantörer och interna funktioner. Rollen innebär många kontaktytor och ett högt tempo där prioriteringsförmåga, struktur och servicekänsla är avgörande.

Arbetsuppgifterna spänner över flera områden inom Facility Management, från tekniska serviceärenden och planerat underhåll till offertarbete, uppdragskoordinering, kundmöten och administrativa processer.

En del av rollen innebär även att delta i Four FM:s beredskapsorganisation. Efter genomförd introduktion och upplärning ingår du i ett roterande beredskapsschema tillsammans med dina kollegor, där ni hanterar akuta kundärenden utanför ordinarie arbetstid. Beredskapen delas mellan flera personer och ersätts enligt Four FM:s gällande villkor.

För att ge dig bästa möjliga förutsättningar hoppas vi att du kan börja något tidigare än vikariatets start för introduktion och överlämning tillsammans med personen du ersätter.

• Hantera inkommande kundärenden och felanmälningar.

• Koordinera arbetsordrar och säkerställa effektiv leverans.

• Planera, boka och följa upp serviceuppdrag och planerade arbeten.

• Registrera och administrera ärenden i olika CAFM-system.

• Säkerställa korrekt dokumentation och uppföljning mot kund.

• Koordinera kontakt mellan kunder, leverantörer och tekniker.

• Ta fram och administrera offerter i dialog med kunder och leverantörer.

• Hantera fakturor, reklamationsärenden och uppföljning av levererade tjänster.

• Delta i kundmöten tillsammans med Contract Managers.

• Bidra till utveckling och upprätthållande av goda kundrelationer.

• Ge administrativt och operativt stöd till våra Contract Managers.

• Delta i Four FM:s beredskapsverksamhet enligt schema och hantera inkommande akuta ärenden utanför ordinarie arbetstid.

Kort sagt blir du en nyckelperson i den dagliga koordineringen av våra FM-leveranser.

Du är serviceinriktad, strukturerad och lösningsorienterad. Du trivs med att ta ansvar, har lätt för att samarbeta med andra och tycker om att ha många saker i gång samtidigt utan att tappa överblicken.

Vi tror att du har:

• Erfarenhet av administration, koordinering eller kundservice.

• God datorvana och erfarenhet av Microsoft Office.

• Mycket god svenska och engelska i tal och skrift.

• Förmåga att planera, prioritera och arbeta strukturerat.

• Ett professionellt och serviceorienterat förhållningssätt.

Det är meriterande om du har:

• Erfarenhet från Facility Management, fastighetsservice eller teknisk service.

• Eftergymnasial utbildning inom Facility Management, fastighetsförvaltning, service management eller liknande område.

• Arbetat med arbetsorderhantering eller ärendestyrda verksamheter.

• Erfarenhet av CAFM-system eller liknande plattformar.

• Kunskaper i norska, danska eller finska.

Hos Four FM får du stort förtroende, tydligt ansvar och möjlighet att utvecklas i en snabbfotad och entreprenöriell organisation.

Våra värderingar C.A.R.E. – Compassion, Attention, Respect & Excellence genomsyrar allt vi gör. Vi tror på frihet under ansvar, prestigelöshet och att ha roligt tillsammans samtidigt som vi levererar hög kvalitet till våra kunder.

Omfattning: Heltid, föräldravikariat.

Placering: Four FM:s kontor i Hammarby Sjöstad.

Arbetstider: Vardagar 08.00–17.00.

Beredskap: Beredskapstjänst ingår i rollen efter genomförd introduktion och upplärning. Beredskapen delas mellan flera kollegor enligt ett roterande schema och ersätts enligt gällande villkor.

Tillträde: Enligt överenskommelse. Rollen är ett föräldravikariat med planerad start den 10 december 2026 och en förväntad varaktighet om cirka nio månader. Vi ser gärna att du har möjlighet att påbörja introduktion och överlämning innan vikariatet startar.

Ansökan: Sista ansökningsdag är 18 oktober 2026. Urval och intervjuer sker löpande och tjänsten kan därför tillsättas innan sista ansökningsdag. Vi tar inte emot ansökningar via e-post utan ber dig ansöka via vårt rekryteringssystem.

Luftfartsverket (LFV) söker dig som gillar att ha full koll på planeringen. Du som alltid strävar efter att utveckla samarbeten och bygga relationer. På enhet Utbildning erbjuder vi dig möjlighet att arbeta i ett litet team som ger service till hela LFV.

Om tjänsten

Som utbildningsadministratör med fokus LMS kommer du att ha en viktig roll i att säkerställa att vår lärplattform fungerar optimalt för både användare och utbildare. Du kommer att arbeta med att utveckla och underhålla vår digitala lärmiljö. I kontakten med våra kursledare kommer du att driva planering och administration av olika utbildningar, hjälpa till med bokningar, uppföljning och övrig administration. Du kommer också att ha kontakten med användare som stöter på problem och som du guidar i hur de använder vår lärplattform.

Vi söker dig som

För att trivas i rollen tror vi att du tidigare har arbetat med administration och trivs att ha datorn som främsta verktyg. Du har god vana att arbeta med olika administrativa system, inbegripet en lärplattform. Ditt intresse och nyfkenhet för tekniska lösningar är en styrka. Du lägger stort värde i ordning och reda, vilket möjliggör flexibilitet och snabba förändringar. Din drivkraft är att finna bra lösningar för alla och du har en serviceanda som hjälper dig i kommunikationen.

Du har dessutom:

• Godkänd gymnasieexamen
• Tidigare erfarenhet av skol- och utbildningsadministration.
• Goda kunskaper i tal och skrift, i såväl engelska som svenska.
• Mycket goda kunskaper inom administrativa IT-system inbegripet en eller flera lärplattformar

Övrigt

Tjänsten är en tillsvidareanställning med placering på Sturup.

Innan anställning genomför LFV en säkerhetsprövning som bland annat innefattar registerkontroll, säkerhetsintervju och drogtest. Denna tjänst kräver svenskt medborgarskap.

Tillträde snarast eller enligt överenskommelse.

LFV har goda anställningsvillkor och ett brett utbud av förmåner som bland annat innefattar en privat sjukvårdsförsäkring och goda pensionsvillkor. Vi erbjuder ett utvecklande arbete tillsammans med engagerade, lösningsorienterade och nytänkande medarbetare.

Vi värdesätter mångfald och vi tror att olika perspektiv gör oss bättre. Vår rekryteringsprocess är kompetensbaserad och innehåller urval, tester och intervjuer, vilket säkerställer att alla kandidater behandlas lika och rättvist.

LFV gör kontinuerliga och aktiva val kring exponering och rekryteringsstöd. Vi undanber oss därför direktkontakt av annonsförsäljare, bemannings-och rekryteringsföretag.

Om LFV:

LFV är Sveriges ledande aktör inom flygtrafikledning för civil och militär luftfart med tillhörande tjänster. Våra flygledare leder dagligen cirka 2 000 flygplan i svenskt luftrum. LFV var först i världen med flygtrafikledning på distans och vi fortsätter att driva digitaliseringen.

Genom olika samarbeten är vi med och effektiviserar det europeiska luftrummet. LFV har 1 400 anställda och en omsättning på 3,3 miljarder kronor.

Avdelningen Gemensamma tjänster ansvarar för att driva och utveckla arbetet avseende verksamhetsgemensamma områden samt ge stöd till den övriga organisationen. Inom avdelningen finns enheterna Inköp, Ekonomi, Kommunikation, HR-lön, Lokaler och service, Flygsäkerhet samt Utbildning.

Totalt omfattar avdelningen cirka 120 medarbetare fördelade på sju enheter, med en chef för varje enhet.

Läs mer om LFV www.lfv.se

Stockholm, Sweden

As a Switchboard/Workplace Support Coordinator, you will play a key role in delivering workplace services and support to employees, visitors, and stakeholders. Acting as a primary point of contact, you will manage a wide range of workplace-related services including customer service, switchboard operations, issue management, administrative support, and workplace systems. The role requires a proactive and service-oriented mindset, ensuring that inquiries, requests, and incidents are handled efficiently and professionally. You will collaborate with internal and external stakeholders to enhance the workplace experience and support continuous service improvement. As the workplace organization evolves, the role may also include responsibilities related to access management and identification services.

Customer Service & Workplace Support

• Respond to requests and inquiries via phone, email, and other communication channels.
• Deliver outstanding customer service to employees, visitors, and stakeholders.
• Investigate, coordinate, and resolve workplace-related issues, incidents, and service requests.
• Collaborate with internal teams, service partners, and vendors to ensure timely resolution of inquiries and incidents.
• Support workplace services including goods handling, mail-related inquiries, remote reception services, workplace projects, and operational initiatives.
• Maintain accurate records and documentation related to workplace services.
• Perform other duties as assigned.

Switchboard Operations

• Answer incoming calls and direct callers to the appropriate departments or personnel.
• Manage multiple communication channels professionally and efficiently.
• Provide information to callers and take messages when required.
• Support emergency communication procedures when required.

Systems & Administration

• Act as a superuser for workplace systems and support users when required.
• Coordinate and dispatch incoming fault reports to the appropriate teams.
• Perform administrative duties including data entry, filing, correspondence, invoice scanning, and archiving.
• Prepare reports, statistics, and documentation to support operational performance.

Future Scope

• Support access management and identification services, including administration of employee and visitor access solutions.
• Coordinate processes related to workplace access and security requirement

• Passion for delivering outstanding customer experience with a high level of professionalism and integrity.
• Very good knowledge of Swedish and English, both written and spoken.
• High school diploma or equivalent.
• Experience from customer service, reception, switchboard, administration, or workplace support is an advantage.
• Good digital skills and ability to work effectively across multiple systems and tools.

• Excellent verbal and written communication skills.
• Ability to communicate professionally with stakeholders at all levels.
• Strong listening, interpersonal, and customer service skills.
• Positive, professional, and solution-oriented approach.

• Strong problem-solving and decision-making skills.
• Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.
• High level of accuracy, attention to detail, and organization.
• Ability to assess situations and take appropriate action.

Responsible for personal safety and the safety of others affected by your work. This includes:

• Completing all required QHSE training.
• Following company policies, procedures, and HSE requirements.
• Participating in QHSE activities as required.
• Reporting hazards, unsafe conditions, incidents, and near misses.
• Following safe work practices relevant to the work environment.

This position is based at the client's premises in Kista. This role requires onsite presence Monday to Friday, 08:00 to 17:00, or 7.30-16.30 depending on business needs. Occasional travel to other locations may be required.

Om företaget

P&B - Presentation & Branding är en marknadsföringsbyrå med över 30 års erfarenhet inom en mängd olika branscher där P&B erbjuder helhetslösningar som grundar sig i strategisk planering, kreativitet och praktiska erfarenheter. Oavsett om det gäller marknadsanalys, varumärkesstrategi, kampanjer, utställningar, lagerhantering eller logistik, skräddarsyr de team med rätt expertis för att säkerställa bästa resultat. Från början till slut hanterar de varje steg för att optimera resurser och anpassa till kundens behov, mål och budget.

Med fokus på kvalitet, tydlighet och kreativitet arbetar de nära sina kunder för att utveckla lösningar som engagerar, inspirerar och driver resultat.

Genom en kombination av strategiskt tänkande, design och digital kompetens stöttar P&B sina kunder i allt från presentationer och varumärkesutveckling till kampanjer och marknadsföringsmaterial. Byrån präglas av ett entreprenöriellt arbetssätt där samarbete, struktur och kundfokus är centrala delar i det dagliga arbetet. Här arbetar ett engagerat team i en dynamisk miljö där idéer, innovation och långsiktiga kundrelationer står i fokus.

Du kan läsa mer om företaget här: www.pb2b.agency

Om rollen

Som Executive Assistant kommer du att ge kvalificerat administrativt stöd till byråns ledning och bidra till att verksamheten flyter smidigt i en intensiv och kreativ arbetsmiljö. Rollen innebär många kontaktytor och du fungerar som en central länk mellan ledning, interna team, kunder och externa partners. Dina främsta ansvarsområden innefattar att skapa struktur, organisera och utföra arbetsuppgifter med stor precision, där både detaljer och helhetsperspektiv spelar en avgörande roll.

Mer konkret innefattar tjänsten:

- Hantering av ledningens kalender, mötesbokningar och prioriteringar

- Administrativt stöd såsom hantering av e-post, dokumentation, rapporter och presentationer

- Koordinering av möten, besök och resor samt säkerställande av att kontoret fungerar väl i det dagliga arbetet

- Kommunikation och uppföljning gentemot kunder, partners och interna team för att säkerställa att projekt och leveranser fortlöper enligt plan

- Sammanställning av rapporter, uppföljning av kampanjresultat samt visst stöd inom budget- och kostnadsuppföljning

- Stöd i koordinering av marknadsföringsrelaterade aktiviteter och innehåll tillsammans med interna team

- Förberedelser – hantera och förbereda mötesunderlag och powerpoint presentationer

- Problemlösning – lösa oväntade problem och reda ut komplicerade situationer

Om dig

Vi söker dig som har erfarenhet av en assisterande roll där struktur, planering och kommunikation varit centrala delar av arbetet. Du är van vid att arbeta nära ledning och har tidigare hanterat administrativa uppgifter såsom kalenderhantering, möteskoordinering, dokumentation samt framtagning av rapporter och presentationer.

Som person är du strukturerad, noggrann, lösningsorienterad och har lätt för att "snappa upp" arbetsuppgifter. Du trivs i en roll där du får ta ansvar, prioritera mellan olika uppgifter och vara en viktig kontaktpunkt både internt och externt. Du har en god kommunikativ förmåga, hög integritet och ett professionellt förhållningssätt i dialog med såväl kollegor som kunder och partners.

Följande krav för tjänsten:

- Erfarenhet av att arbeta som Executive Assistant, VD-assistent eller i en liknande administrativ roll

- Förmåga att hantera konfidentiell information

- Mycket goda kunskaper i att leda sig själv och ta ansvar

- Självgående, proaktiv och stresstålig

- Mycket goda kunskaper i Microsoft Office, särskilt Outlook, Excel, Word och PowerPoint

- Mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift

- Stark kommunikativ förmåga

- B-körkort

Övrig information

Start: Enligt överenskommelse

Plats: Löddeköpinge

Omfattning: Heltid

Arbetstider: 8-17 mån-fre

Lön: Enligt överenskommelse

Bakgrundskontroll kommer genomföras på de kandidater som går vidare i processen.

Om du har frågor om tjänsten ber vi dig att maila ansvarig rekryterare Helena Lork på helena.lork@emploid.se. Ange vilken tjänst det gäller.

Vi rekommenderar att du skickar in din ansökan omgående då vi gör ett löpande urval.

Välkommen med din ansökan!

Nyckelord: Executive Assistant, VD-assistent, Administrativ koordinator, Office Management, Marknadsföringsbyrå, Kalenderhantering, Projektkoordinering, Kundkommunikation, Rapportering, Administration, PowerPoint, Excel.

Öppen för alla Vi fokuserar på din kompetens, inte dina övriga förutsättningar. Vi är öppna för att anpassa rollen eller arbetsplatsen efter dina behov.