VD-assistent - Lediga jobb

• Skapa returorder och avsändningsanmälan i affärssystemet
• Skapa avsändningsanmälan för returer både inrikes och utrikes
• Hantera ordererkännande från leverantör och hålla affärssystemet uppdaterat med leveransdatum på reklamerat material
• Ansvarig för att rapportera reklamationsrelaterad information internt
• Ansvarig för uppföljning av leveransdatum för reklamationer med våra leverantörer
• Stötta SQA i mindre utredningar
• Ansvara för ärenden kopplat till standardkomponenter

• Erfarenhet och förståelse för affärssystem
• Svenska och engelska i tal och skrift
• Erfarenhet av att arbete administrativt 

• Erfarenhet av SAP

• Telefonintervju med Framtiden
• Intervju med Framtiden
• Referenstagning
• Första intervju med kunden
• Beslut om anställning
• Säkerhetsprövning

• Skapa returorder och avsändningsanmälan i affärssystemet
• Skapa avsändningsanmälan för returer både inrikes och utrikes
• Hantera ordererkännande från leverantör och hålla affärssystemet uppdaterat med leveransdatum på reklamerat material
• Ansvarig för att rapportera reklamationsrelaterad information internt
• Ansvarig för uppföljning av leveransdatum för reklamationer med våra leverantörer
• Stötta SQA i mindre utredningar
• Ansvara för ärenden kopplat till standardkomponenter

• Erfarenhet och förståelse för affärssystem
• Svenska och engelska i tal och skrift
• Erfarenhet av att arbete administrativt 

• Erfarenhet av SAP

• Telefonintervju med Framtiden
• Intervju med Framtiden
• Referenstagning
• Första intervju med kunden
• Beslut om anställning
• Säkerhetsprövning

• Skapa returorder och avsändningsanmälan i affärssystemet
• Skapa avsändningsanmälan för returer både inrikes och utrikes
• Hantera ordererkännande från leverantör och hålla affärssystemet uppdaterat med leveransdatum på reklamerat material
• Ansvarig för att rapportera reklamationsrelaterad information internt
• Ansvarig för uppföljning av leveransdatum för reklamationer med våra leverantörer
• Stötta SQA i mindre utredningar
• Ansvara för ärenden kopplat till standardkomponenter

• Erfarenhet och förståelse för affärssystem
• Svenska och engelska i tal och skrift
• Erfarenhet av att arbete administrativt 

• Erfarenhet av SAP

• Telefonintervju med Framtiden
• Intervju med Framtiden
• Referenstagning
• Första intervju med kunden
• Beslut om anställning
• Säkerhetsprövning

• Skapa returorder och avsändningsanmälan i affärssystemet
• Skapa avsändningsanmälan för returer både inrikes och utrikes
• Hantera ordererkännande från leverantör och hålla affärssystemet uppdaterat med leveransdatum på reklamerat material
• Ansvarig för att rapportera reklamationsrelaterad information internt
• Ansvarig för uppföljning av leveransdatum för reklamationer med våra leverantörer
• Stötta SQA i mindre utredningar
• Ansvara för ärenden kopplat till standardkomponenter

• Erfarenhet och förståelse för affärssystem
• Svenska och engelska i tal och skrift
• Erfarenhet av att arbete administrativt 

• Erfarenhet av SAP

• Telefonintervju med Framtiden
• Intervju med Framtiden
• Referenstagning
• Första intervju med kunden
• Beslut om anställning
• Säkerhetsprövning

Fortifikationsverket söker en driven projektadministratör till projektenheten i Uppsala/Enköping. Här får du möjlighet att arbeta i en samhällsviktig verksamhet och bidra till att stärka Sveriges försvarsförmåga. Har du administrativ erfarenhet från en större offentlig organisation? Då kan det här vara rollen för dig! Välkommen att läsa mer och söka tjänsten.

Din vardag som projektadministratör

Enheten består av projektledare placerade i Uppsala och Enköping samt en investeringsledare och en enhetschef som delar sin tid mellan orterna.

Enheten genomför bygg- och anläggningsprojekt inom ett geografiskt område som omfattar Uppsala, Västmanlands, Örebro, Dalarnas, Gävleborgs, Värmlands och Södermanlands län. Projektledarna leder och samordnar arbetet genom hela byggprocessen, från tidiga skeden och planering till färdigställande samt överlämnande till förvaltning och kund.

Projektavdelningen ansvarar för Fortifikationsverkets bygginvesteringar kopplade till verksamhetens och kundernas behov. Behovet av ändamålsenliga lokaler och befästningar är ökande, vilket innebär fortsatt höga investeringsvolymer under kommande år. 

I rollen som projektadministratör är du ett viktigt stöd till projektledare och enhetschef. Ansvaret omfattar administration av varierad art.

Du har bla arbetsuppgifter kopplade till projektledarnas hantering avseende tillträde, dokumentation, protokollskrivning, beställningar och diarieföring. Du bistår enhetschefen med uppföljningar, sammanställningar, protokollskrivning samt planering och beställningar av tex utbildningar och konferenser.

Du arbetar med olika stödsystem såsom Agresso, Platina, samt andra system för projektdokumentation.

Du deltar i möten eller andra grupper där du ansvarar för att skriva anteckningar, planera agendor och skapa struktur inför och under mötet.

Engelska används idag i begränsad omfattning men kommer att få en större betydelse framöver i takt med ökade internationella samarbeten. Språket kommer då bland annat att användas vid protokollskrivning, granskning av dokumentation och kommunikation i olika system.

I rollen ingår även att bidra till en välfungerande kontorsmiljö genom att hålla gemensamma utrymmen i ordning, förbereda konferensrum och säkerställa att kontoret är välkomnande och fungerar smidigt i det dagliga arbetet.

Rollen är under utveckling, vilket innebär att arbetsuppgifter och ansvarsområden kan komma att utvecklas över tid utifrån verksamhetens behov.

Tjänsten kan innebära resor inom främst divisionens område.

Kvalifikationer

För tjänsten krävs en slutförd gymnasieutbildning samt flera års aktuell och dokumenterad erfarenhet av att självständigt arbeta i en administrativ roll med varierande arbetsuppgifter och flera kontaktytor.

Flera års erfarenhet av att arbeta i Microsoft Office-programmen Excel, Word och PowerPoint samt god förmåga att kommunicera på svenska och engelska i tal och skrift är en förutsättning för tjänsten. Du har erfarenhet av diarieföring. B-körkort är ett krav.

Det är meriterande om du har erfarenhet av liknande arbetsuppgifter inom statlig myndighet, kommun eller annan större organisation. Erfarenhet från bygg- och/eller fastighetsbranschen samt arbete i säkerhetsklassad verksamhet eller med säkerhetsklassade uppdrag är också meriterande. Har du dessutom erfarenhet av att arbeta i dokument- och ärendehanteringssystemet Platina ser vi det som en fördel.

Dina personliga egenskaper är mycket viktiga för oss och vi kommer lägga stor vikt vid personlig lämplighet där en viktig del är att du är säkerhetsmedveten.

För att trivas och lyckas i rollen ser vi att du är samarbetsorienterad och har lätt för att skapa goda relationer samt samarbeta med olika funktioner. Du arbetar strukturerat, planerar och prioriterar ditt arbete på ett effektivt sätt och säkerställer att arbetsuppgifter genomförs med hög kvalitet. Du är lösningsorienterad och tar initiativ till att hitta praktiska och väl avvägda lösningar när behov eller utmaningar uppstår. Vidare är du stabil och har ett professionellt förhållningssätt. Du är trygg i ditt arbetssätt, anpassar dig till förändrade förutsättningar och bidrar till kontinuitet och kvalitet i det dagliga arbetet.

Vad erbjuder vi dig?

Tillsammans med cirka 1500 kollegor på Fortifikationsverket runt om i landet jobbar du med ett unikt fastighetsbestånd för att stärka totalförsvaret i Sverige. Vi är stolta över det samhällsviktiga uppdrag vi har där vi genom att äga, utveckla och förvalta fastigheter för totalförsvaret bidrar till ett tryggt och fritt Sverige. Våra arbetsuppgifter är omväxlande, spännande och utmanande och kräver sin kompetens. Vi arbetar med basen i den statliga värdegrunden och vi eftersträvar jämn könsfördelning. Lika rättigheter och möjligheter är viktigt för oss.

Här får du goda möjligheter till kompetensutveckling och vi jobbar för att du ska kunna ha en bra balans mellan arbete och fritid.

Om anställningen

Tjänsten är en tillsvidareanställning och kan komma att inledas med provanställning. Som tillsvidareanställd kommer du att krigsplaceras. Placeringsort är Uppsala. En anställning hos oss kräver svenskt medborgarskap och innebär placering i säkerhetsklass. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras innan anställning i enlighet med 3 kap i säkerhetsskyddslagen. Vi välkomnar sökanden med olika bakgrund och erfarenheter. 

Välkommen att skicka in din ansökan med CV senast den 31 augusti 2026. De urvalsfrågor som du får besvara när du skickar in din ansökan kommer att ligga till grund för det första urvalet. Dina personuppgifter kommer att behandlas enligt dataskyddsförordningen. Din ansökan är en allmän handling och är som sådan offentlig handling enligt offentlighetsprincipen. Om du har skyddade personuppgifter: kontakta aktuell rekryteringsspecialist så får du hjälp med att skicka in din ansökan. Vi kan komma att använda tester i rekryteringsprocessen.

Frågor kring tjänsten

Välkommen att kontakta rekryterande chef Sofia Lewén 010-44 45 947  eller rekryteringsspecialist Lovise Bjuvsjö 010-44 45 966. På grund av semestertider har vi begränsad tillgänglighet och svarstiderna kan därför vara något längre än normalt. Vi finns åter för frågor från och med den 13 augusti. Det går även bra att kontakta våra fackliga representanter: Eric Bergman, Ledarna, Tommy Eriksson, SEKO, Karin Alm, SACO, de nås via vår växel, tfn 010-44 44 000.

Samtal från externa rekryteringsföretag och säljare undanbedes.

Fortifikationsverket söker en driven projektadministratör till projektenheten i Uppsala/Enköping. Här får du möjlighet att arbeta i en samhällsviktig verksamhet och bidra till att stärka Sveriges försvarsförmåga. Har du administrativ erfarenhet från en större offentlig organisation? Då kan det här vara rollen för dig! Välkommen att läsa mer och söka tjänsten.

Din vardag som projektadministratör

Enheten består av projektledare placerade i Uppsala och Enköping samt en investeringsledare och en enhetschef som delar sin tid mellan orterna.

Enheten genomför bygg- och anläggningsprojekt inom ett geografiskt område som omfattar Uppsala, Västmanlands, Örebro, Dalarnas, Gävleborgs, Värmlands och Södermanlands län. Projektledarna leder och samordnar arbetet genom hela byggprocessen, från tidiga skeden och planering till färdigställande samt överlämnande till förvaltning och kund.

Projektavdelningen ansvarar för Fortifikationsverkets bygginvesteringar kopplade till verksamhetens och kundernas behov. Behovet av ändamålsenliga lokaler och befästningar är ökande, vilket innebär fortsatt höga investeringsvolymer under kommande år. 

I rollen som projektadministratör är du ett viktigt stöd till projektledare och enhetschef. Ansvaret omfattar administration av varierad art.

Du har bla arbetsuppgifter kopplade till projektledarnas hantering avseende tillträde, dokumentation, protokollskrivning, beställningar och diarieföring. Du bistår enhetschefen med uppföljningar, sammanställningar, protokollskrivning samt planering och beställningar av tex utbildningar och konferenser.

Du arbetar med olika stödsystem såsom Agresso, Platina, samt andra system för projektdokumentation.

Du deltar i möten eller andra grupper där du ansvarar för att skriva anteckningar, planera agendor och skapa struktur inför och under mötet.

Engelska används idag i begränsad omfattning men kommer att få en större betydelse framöver i takt med ökade internationella samarbeten. Språket kommer då bland annat att användas vid protokollskrivning, granskning av dokumentation och kommunikation i olika system.

I rollen ingår även att bidra till en välfungerande kontorsmiljö genom att hålla gemensamma utrymmen i ordning, förbereda konferensrum och säkerställa att kontoret är välkomnande och fungerar smidigt i det dagliga arbetet.

Rollen är under utveckling, vilket innebär att arbetsuppgifter och ansvarsområden kan komma att utvecklas över tid utifrån verksamhetens behov.

Tjänsten kan innebära resor inom främst divisionens område.

Kvalifikationer

För tjänsten krävs en slutförd gymnasieutbildning samt flera års aktuell och dokumenterad erfarenhet av att självständigt arbeta i en administrativ roll med varierande arbetsuppgifter och flera kontaktytor.

Flera års erfarenhet av att arbeta i Microsoft Office-programmen Excel, Word och PowerPoint samt god förmåga att kommunicera på svenska och engelska i tal och skrift är en förutsättning för tjänsten. Du har erfarenhet av diarieföring. B-körkort är ett krav.

Det är meriterande om du har erfarenhet av liknande arbetsuppgifter inom statlig myndighet, kommun eller annan större organisation. Erfarenhet från bygg- och/eller fastighetsbranschen samt arbete i säkerhetsklassad verksamhet eller med säkerhetsklassade uppdrag är också meriterande. Har du dessutom erfarenhet av att arbeta i dokument- och ärendehanteringssystemet Platina ser vi det som en fördel.

Dina personliga egenskaper är mycket viktiga för oss och vi kommer lägga stor vikt vid personlig lämplighet där en viktig del är att du är säkerhetsmedveten.

För att trivas och lyckas i rollen ser vi att du är samarbetsorienterad och har lätt för att skapa goda relationer samt samarbeta med olika funktioner. Du arbetar strukturerat, planerar och prioriterar ditt arbete på ett effektivt sätt och säkerställer att arbetsuppgifter genomförs med hög kvalitet. Du är lösningsorienterad och tar initiativ till att hitta praktiska och väl avvägda lösningar när behov eller utmaningar uppstår. Vidare är du stabil och har ett professionellt förhållningssätt. Du är trygg i ditt arbetssätt, anpassar dig till förändrade förutsättningar och bidrar till kontinuitet och kvalitet i det dagliga arbetet.

Vad erbjuder vi dig?

Tillsammans med cirka 1500 kollegor på Fortifikationsverket runt om i landet jobbar du med ett unikt fastighetsbestånd för att stärka totalförsvaret i Sverige. Vi är stolta över det samhällsviktiga uppdrag vi har där vi genom att äga, utveckla och förvalta fastigheter för totalförsvaret bidrar till ett tryggt och fritt Sverige. Våra arbetsuppgifter är omväxlande, spännande och utmanande och kräver sin kompetens. Vi arbetar med basen i den statliga värdegrunden och vi eftersträvar jämn könsfördelning. Lika rättigheter och möjligheter är viktigt för oss.

Här får du goda möjligheter till kompetensutveckling och vi jobbar för att du ska kunna ha en bra balans mellan arbete och fritid.

Om anställningen

Tjänsten är en tillsvidareanställning och kan komma att inledas med provanställning. Som tillsvidareanställd kommer du att krigsplaceras. Placeringsort är Uppsala. En anställning hos oss kräver svenskt medborgarskap och innebär placering i säkerhetsklass. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras innan anställning i enlighet med 3 kap i säkerhetsskyddslagen. Vi välkomnar sökanden med olika bakgrund och erfarenheter. 

Välkommen att skicka in din ansökan med CV senast den 31 augusti 2026. De urvalsfrågor som du får besvara när du skickar in din ansökan kommer att ligga till grund för det första urvalet. Dina personuppgifter kommer att behandlas enligt dataskyddsförordningen. Din ansökan är en allmän handling och är som sådan offentlig handling enligt offentlighetsprincipen. Om du har skyddade personuppgifter: kontakta aktuell rekryteringsspecialist så får du hjälp med att skicka in din ansökan. Vi kan komma att använda tester i rekryteringsprocessen.

Frågor kring tjänsten

Välkommen att kontakta rekryterande chef Sofia Lewén 010-44 45 947  eller rekryteringsspecialist Lovise Bjuvsjö 010-44 45 966. På grund av semestertider har vi begränsad tillgänglighet och svarstiderna kan därför vara något längre än normalt. Vi finns åter för frågor från och med den 13 augusti. Det går även bra att kontakta våra fackliga representanter: Eric Bergman, Ledarna, Tommy Eriksson, SEKO, Karin Alm, SACO, de nås via vår växel, tfn 010-44 44 000.

Samtal från externa rekryteringsföretag och säljare undanbedes.