Socialadministratör - Lediga jobb

📍 Placering: Dala-Järna 🕒 Omfattning: 75% 📄 Anställningsform: Projektanställning t.o.m. 31 aug 2027. 🚀 Start: Snarast

Är du strukturerad, noggrann och trivs med att skapa ordning i komplex information? Se hit!

Nic Sweden Group söker nu en Kvalitetsadministratör som vill bli en viktig del av vårt team. Rollen passar dig som tycker om administration, dokumentation och kvalitetssäkring, samtidigt som du uppskattar kontakt med både kollegor, kunder och leverantörer.

Hos oss får du en varierad roll där du arbetar med produktinformation, kvalitetsärenden, reklamationer och kundservice. Du blir en viktig länk mellan flera delar av verksamheten och bidrar till att våra processer fungerar smidigt och effektivt.

Vi erbjuder en arbetsplats med korta beslutsvägar, högt engagemang och en varm företagskultur där vi hjälper varandra att lyckas.

Om rollen

Som Kvalitetsadministratör arbetar du med administration och kvalitetssäkring av produkt- och leverantörsinformation. Du ansvarar för att information är korrekt, uppdaterad och tillgänglig samt stöttar verksamheten i olika kvalitetsrelaterade frågor.

Exempel på arbetsuppgifter

Produktinformation och PIM-system

• Registrera, kontrollera och uppdatera produktdata, specifikationer och dokumentation.

• Arbeta i företagets PIM-system och successivt bygga upp djup kunskap om systemets struktur och arbetssätt.

• Säkerställa hög kvalitet på produktinformation genom löpande systemvård och uppföljning.

• Samordna och följa upp information från leverantörer.

Kvalitetsärenden

• Hantera inkommande kvalitetsärenden via e-post.

• Registrera, fördela och följa upp ärenden internt och externt.

• Samla in dokumentation och information från leverantörer.

Avvikelser och reklamationer

• Registrera och administrera avvikelser och reklamationer.

• Följa upp öppna ärenden och säkerställa att återkoppling och dokumentation kommer in enligt rutin.

• Delta i avvikelsemöten vid behov.

Kundservice och administration

• Besvara inkommande samtal och e-post.

• Hantera enklare kundförfrågningar.

• Registrera kundorder i affärssystemet.

• Arbeta med fakturering och kreditering.

• Stötta både Quality- och Sales-teamet i administrativa frågor.

Vem är du?

Vi tror att du är en person som uppskattar struktur, ordning och kvalitet. Du trivs när du får ta ansvar för detaljer samtidigt som du ser helheten och bidrar till att arbetet flyter på smidigt.

Vi söker dig som:

• Har god administrativ förmåga och gärna tidigare erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter.

• Är van att arbeta i olika IT-system och har lätt för att lära dig nya arbetssätt.

• Har mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

• Arbetar metodiskt, strukturerat och noggrant.

• Är ansvarstagande, självgående och kvalitetsmedveten.

• Har god förmåga att planera och prioritera ditt arbete.

• Trivs med att samarbeta och bygga goda relationer.

• Är serviceinriktad och kommunikativ.

• Vågar ta egna initiativ samtidigt som du ber om hjälp när det behövs.

Meriterande

• Erfarenhet av PIM-system eller arbete med masterdata.

• Erfarenhet av affärssystem och dokumenthantering.

• Erfarenhet av kvalitetsarbete, reklamationshantering eller leverantörskontakter.

• Erfarenhet från livsmedelsbranschen.

• Erfarenhet av kundservice eller kundtjänst.

Om Nic Sweden Group

Nic Sweden Group är Nordens ledande expert på glass och fun food-koncept. Vi arbetar B2B med kompletta lösningar inom glass, slush, bubble tea, gelato, popcorn och mycket mer. Våra rötter finns i det entreprenörsdrivna familjeföretaget, och idag är vi en del av Orkla Food Ingredients.

Hos oss är företagskulturen varm, inkluderande och jordnära. Vi tror på engagemang, samarbete och att ha roligt på jobbet även när tempot är högt. Här får du möjlighet att utvecklas tillsammans med kunniga kollegor i en växande organisation.

Ansökan

Urval och intervjuer sker löpande, så vänta inte med att söka.

Välkommen till Nic Sweden Group – där kvalitet, service och glassglädje möts varje dag! 🍦

Är du en strukturerad och självgående person som trivs i en central roll med många kontaktytor? Har du erfarenhet av kvalificerad administration och tycker om att ligga steget före? Då kan detta vara uppdraget för dig!

Poolia söker nu en Ledningskoordinator för ett konsultuppdrag hos ett väl etablerat bolag inom byggsektorn. Du får en central roll i organisationen och blir en viktig del av det administrativa navet, med nära kontakt med koncernledning, VD och styrelser.

Detta är ett konsultuppdrag på heltid via Poolia hos vår kund i Uppsala. Uppdraget är ett vikariat med anledning av en föräldraledighet och planeras att starta omkring oktober 2026. Kunden räknar med att uppdraget kommer att pågå under hela 2027, med möjlighet till förlängning om föräldraledigheten förlängs.

Som Ledningskoordinator fungerar du som spindeln i nätet och ser till att många viktiga delar av organisationens arbete fungerar smidigt. Tyngdpunkten ligger på styrelsearbete, där du ansvarar för att planera, koordinera och administrera styrelsemöten för flera bolag. Du behöver trivas med att hålla ihop flera parallella processer, ligga steget före och säkerställa att rätt personer får rätt information i rätt tid.

• Planera och koordinera styrelsemöten för flera bolag

• Förbereda agendor och styrelsehandlingar samt säkerställa att underlag finns på plats i tid

• Delta vid möten och skriva protokoll

• Administrera signering och dokumentation

• Koordinera möten och administration för koncernledningen

• Vara administrativt stöd till VD och koncernchef

• Koordinera konferenser, strategidagar och interna aktiviteter

• Hantera vissa avtal, leverantörskontakter och övrig administration

• Ta fram företagsinformation och göra enklare analyser och omvärldsbevakning

Vi tror att du har några års erfarenhet av en kvalificerad administrativ eller koordinerande roll. Du kan exempelvis ha arbetat som ledningskoordinator, VD-assistent, management assistant, styrelsekoordinator eller i en annan roll där du haft ansvar för att hålla ihop administration och flera kontaktytor. Det viktigaste att du är självgående, strukturerad och kan se vad som behöver göras även när instruktionerna inte alltid är helt tydliga, samtidigt som du har gott omdöme och förstår när du behöver stämma av.

Erfarenhet från byggbranschen är inget krav - här värdesätts framför allt din administrativa och koordinerande kompetens. Rollen är bred och arbetsuppgifterna kan variera utifrån verksamhetens behov, du behöver därför vara lyhörd och trivas med att hjälpa till där det behövs.

Du har goda kunskaper i Office 365 och mycket god svenska i tal och skrift. Erfarenhet av exempelvis Oneflow, Medius eller Boardeaser är meriterande. B-körkort och tillgång till egen bil krävs.

Arbetstiden är i huvudsak 07.00–16.00 och utgångspunkten är arbete på plats på kontoret i Uppsala. Det finns möjlighet till arbete hemifrån vid enstaka tillfällen och resor till andra kontor kan förekomma.

För rätt person kan det även finnas möjlighet till fortsatt anställning hos kunden efter uppdragets slut, beroende på verksamhetens behov.

Låter det som nästa steg för dig? Välkommen med din ansökan! Urval och intervjuer sker löpande.

Är du strukturerad, noggrann och trivs i en koordinerande roll? Då kan det här vara uppdraget för dig!

Vi söker nu en koordinator till ett spännande uppdrag hos vår kund i centrala Stockholm. Här får du en viktig roll i verksamheten och möjlighet att använda din administrativa och koordinerande förmåga i en varierad och utvecklande miljö.

Om rollen

Som koordinator blir du en viktig del av verksamheten och en central kontaktpunkt. Du trivs med att skapa struktur, hålla koll på detaljer och se till att saker blir gjorda – även när tempot är högt och förutsättningarna förändras.

Dina dagar varierar men kan bland annat bestå av att:

• Koordinera och administrera projekt, aktiviteter och processer
• Vara ett administrativt stöd till kollegor och fungera som en viktig kontaktpunkt
• Skapa, uppdatera och hantera dokumentation
• Följa upp aktiviteter, deadlines och pågående ärenden
• Skapa struktur och bidra till att arbetet flyter smidigt

Vem vi tror att du är

Vi söker dig som har erfarenhet av en administrativ, koordinerande roll och som trivs med att ha många kontaktytor. Du är noggrann, strukturerad och har en naturlig förmåga att prioritera och snabbt ställa om när det krävs.

Du har också:

• Erfarenhet av administrativa system och god systemvana
• Förmågan att uttrycka dig väl i både tal och skrift på svenska och engelska
• Ett självgående arbetssätt och en positiv inställning till att stötta andra

Vill du veta mer?

Detta är ett konsultuppdrag på heltid. Du blir anställd av oss på OnePartnerGroup och du kommer att tillbringa dina arbetsdagar hos vår kund i Stockholm city.

Vänta inte med att skicka in din ansökan då vi söker någon omgående och tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdatum. Vi tar inte emot ansökningarna via mejl med hänsyn till GDPR.

Har du frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver är du välkommen att kontakta Ida Winther på ida.winther@onepartnergroup.se (mailto:ida.winther@onepartnergroup.se).

När du blir en av oss

Som konsult på OnePartnerGroup har du kollektivavtal, med allt vad det innebär vad gäller försäkringar, tjänstepension samt fackliga relationer och du kommer ha regelbunden kontakt med din konsultchef. Hos oss får du testa nya utmaningar och utmanas under trygga förhållanden.

Vi på OnePartnerGroup jobbar med rekrytering och bemanning utifrån vår största drivkraft – att se dig lyckas och nå dina mål på både kort och lång sikt. Med en lokal förankring på ett 40-tal orter, från Malmö i söder till Kalix i norr, finns vi nära dig.

Välkommen att skicka in din ansökan till oss!

Om verksamheten

Sektor Fastighet är en av fem sektorer inom Teknisk Förvaltning i Östersunds Kommun. Kommunen har drygt 5000 medarbetare som alla arbetar för att ge Östersunds invånare god samhällsservice.

Teknisk förvaltning levererar tjänster inom bland annat vatten, avlopp, fastigheter, renhållning, gator och parker. Totalt arbetar cirka 650 personer här.

Sektor fastighet ansvarar för kommunens hela fastighetsbestånd på 500 000kvm och har drygt 70 medarbetare. Sektorn består av en mindre stab och fyra enheter - Fastighetsförvaltning, Fastighetsdrift 1, Fastighetsdrift 2 och Fastighetsteknik.

Tjänsten är placerad på enheten Fastighetsförvaltning. Enheten hanterar administration kring fastigheter, lokaler och fakturor till besiktningar samt botadsanpassningar. Här förmedlas även boenden på uppdrag av övriga förvaltningar. 

Tillträde enligt överenskommelse

Ditt nya jobb 

Som administratör inom Sektor Fastighet blir du ansvarig för löpande fakturering samt administrativa arbetsuppgifter. Rollen innebär att du kommer att få tydliga arbetsuppgifter.

Vanliga arbetsuppgifter 

• Hantera fakturor (förkontering, delegering, intern och extern hantering, utbetalningar).
• Stötta vid kontering.
• Ansvara för posthantering (brev och mail).
• Hantera inkommande ärenden.
• Administrativa uppgifter

Din kompetens 

Krav 

• Goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift.
• Mycket goda kunskaper i Officepaketet.
• Erfarenhet av administativa uppgifter likt de beskrivna ovan.
• Arbete på plats på kontoret i Östersund
• Goda kunskaper i fakturasystemet  Visma/ Proceedo
• Goda kunskaper i Fastighetssystemet Momentum
• Erfarenhet av arbete inom kommunal verksamhet
• Erfarenhet av fakturahantering
• Arbetsplats är på kontoret, ej distans

Meriterande 

• Erfarenhet av arbete i politiskt styrd organisation.
• Erfarenhet av arbete inom kommunal verksamhet

Vi söker dig 

Som är en mycket god administratör som gillar ordning och reda, har lätt att be om hjälp och tappar inte fotfästet vid stress.

Du är strukturerad och självgående som administratör som planerar, organiserar, driver arbetet framåt på ett effektivt sätt.

Du är noggrann och kvalitetsmedveten, men kreativ nog att hitta lösningar när det behövs.

Du har lätt att förstå ekonomiska underlag.

Som person är du trygg, stabil och serviceinriktad - du samarbetar väl med andra.

Arbete med sekretess kan förekomma.

Anställningen är på 100% och placerad i Östersund.

En hälsning från din blivande chef 

Nu ser vi framemot att välkomna en ny kollega som delar vårt engagemang och vår vilja att utveckla arbetssätt och arbetsglädje. Vi är stolta över vårt uppdrag och glada för den gemenskap som vi har i teamet.

Så går rekryteringen till

Intervjuer kan ske löpande. Vi vill att du bifogar CV och personligt brev i din ansökan. Betyg/intyg behöver inte skickas med. Det ber vi dig komplettera med om det blir aktuellt med en intervju.

Östersunds kommun har före annonsering övervägt val av annonseringskanaler och undanber sig därför samtal från rekryteringsfirmor och annonsförsäljare.

Vad erbjuder vi?

Östersunds kommun erbjuder dig förmåner så som betald semester från första anställningsåret, semesterväxling, friskvårdsbidrag eller friskvårdstimme. Via vår förmånsportal får du ta del av oberoende pensionsrådgivning och en mängd rabatter och erbjudanden. Du kan dessutom få snabbt och professionellt stöd från olika specialister, som till exempel psykologer, jurister och ekonomer, genom tjänsten Personalstöd. Du kan läsa mer om våra förmåner på vår hemsida: https://www.ostersund.se/naringsliv-och-arbete/jobba-hos-oss/sa-har-jobbar-vi/lon-och-formaner.html 

Om Teknisk förvaltning

Var med och bygg viktiga samhällsfunktioner både för våra medborgare men också för kommunens verksamheter. Vår verksamhet är väldigt bred. Vi jobbar med allt ifrån parkskötsel, sophantering, återvinning och underhåll av fastigheter till snöröjning, mark- och anläggningsjobb, vattenrening, tillagning av måltider, städ och renhållning.

Vill du ta en central roll i arbetet med framtidens hållbara förpackningslösningar hos vår kund i Solna. Här får du chansen att kombinera din administrativa skicklighet med teknisk förståelse i en global miljö som räddar liv varje dag.

Om tjänsten

I rollen som Inköpsadministratör stöttar du den strategiska inköpsfunktionen med fokus på förpackningar och PPWR-reglering. Du fungerar som den centrala länken mellan leverantörer och interna avdelningar för att säkerställa att all dokumentation och data hanteras korrekt.

Du erbjuds Som konsult erbjuds du en varierad roll i en prestigelös och jordnära organisation. Du får möjlighet att fördjupa dina kunskaper inom strategiskt inköp och hållbarhetskrav i en miljö präglad av teknisk innovation och starkt engagemang.

Arbetsuppgifter

Arbetet innefattar administrativt stöd, intensiv leverantörskontakt och säkerställande av att internationella lagkrav för förpackningar efterlevs genom noggrann datahantering och analys.

• Ansvara för datainsamling från leverantörer gällande PPWR-krav
• Hantera och uppdatera data i administrativa system som SAP, QAD och ELO
• Agera administrativt stöd till Sourcing Area Managers i det dagliga arbetet
• Följa upp projektstatus och leverantörsdata via Excel och SharePoint
• Kommunicera framsteg och krav internt samt till externa leverantörer
• Samarbeta tätt med funktioner inom R&D och regulatoriska frågor
• Driva kostnadssänkande aktiviteter och utveckla strategiska partnerskap

Vi söker dig som

• Universitetsexamen inom Supply Chain, teknik eller ingenjörsvetenskap
• Goda kunskaper i inköpsadministration
• Flytande språkkunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift
• Erfarenhet av att analysera komplexa inköpsstrukturer
• Hanterat data i Excel och administrativa affärssystem

Det är meriterande om du har

• Erfarenhet från medicinteknikbranschen (Medtech)
• Kunskap om EMS (elektroniktillverkning) och kontraktstillverkning
• Erfarenhet av systemen SAP, QAD eller dokumentationssystemet ELO

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:

• Hjälpsam
• Målmedveten
• Social
• Stabil
• Energisk
• Respektfull

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

Registratorskontoret är en del av rättsavdelningen, som har ett övergripande ansvar bland annat för rättsliga frågor inom Åklagarmyndigheten. Avdelningen har ca 25 medarbetare. Vid avdelningen handläggs bland annat riksåklagarens ärenden i Högsta domstolen och ärenden om utlämning och internationell rättshjälp. Avdelningen ansvarar även för internationella strategiska frågor samt för verksjuridiska frågor, såsom t.ex. utgivningen av olika styrdokument inom myndigheten, samt myndighetens bibliotek.

Dina arbetsuppgifter

I arbetsuppgifterna ingår bland annat:

• Att registrera handlingar och dokument i diarieföringssystemet Platina och i systemet Cåbra
• Att lämna ut allmänna handlingar efter begäran från enskilda medborgare, myndigheter och media
• Att tillsammans med registratorer/handläggare samarbeta och stötta andra avdelningar inom myndigheten i frågor som rör registrering och hantering av handlingar, viss arkivering, posthantering och telefonförfrågningar.

  Dina kvaliteter och kvalifikationer:

Vi söker dig som har

• gymnasieexamen eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig
• erfarenhet av registratorsarbete, eller något års erfarenhet av administrativt arbete som arbetsgivaren bedömer likvärdigt
• erfarenhet av arbete i it-miljö och med digitala verktyg inom administration
• goda kunskaper i svenska i tal och skrift.

Det är meriterande om du arbetar eller har arbetat med administration inom rättsväsendet.

  Som person vill vi att du

• är noggrann och ansvarstagande
• har en god förmåga att planera, prioritera och strukturera ditt arbete
• är initiativrik
• är självständig
• har en god analytisk förmåga
• är kommunikativ, serviceinriktad och har lätt för att samarbeta.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

  Om anställningen

Anställningen är en tillsvidareanställning som inleds med sex månaders provanställning.

Tester kan förekomma i rekryteringsprocessen.

Anställningen är placerad i säkerhetsklass och därmed sker säkerhetsprövning med registerkontroll. Svenskt medborgarskap är ett krav för denna anställning.

Åklagarmyndigheten är en beredskapsmyndighet. Vid en anställning kan du komma att krigsplaceras på Åklagarmyndigheten. Läs mer under Jobba hos oss (https://www.aklagare.se/jobba-hos-oss/).

På grund av arkivbestämmelser sparar vi ansökningar i två år. När du ansöker kommer dina personuppgifter att behandlas enligt offentlighetsprincipen samt dataskyddsförordningen. När du skickar din ansökan till oss, samtycker du till detta.

 Har du erfarenhet av administration inom offentlig verksamhet och gillar att vara navet som får vardagen att fungera? Hos oss får du en varierad och betydelsefull roll där du arbetar både självständigt och i nära samarbete med chef och kollegor. Detta kan vara rätt tjänst för dig!

På Ling sitter flera av Socialförvaltningens öppenvårdsenheter. Familjestödsgruppen, Trappan och Familjeenhet Ling erbjuder stöd till barn och deras familjer i åldrarna 0-20 år. Som administratör hos oss innebär det att vara ett stöd till personal och enhetschefer. Arbetet är förlagd på dagtid och fysiskt på plats i vår lokal på Ling.

Beskrivning av arbetsuppgifter

I rollen som administratör ger du verksamhetsnära administrativt stöd till tre av Socialförvaltningens verksamheter inom område barn och unga insats; Familjestödsgruppen, Trappan och Familjeenhet Ling. Arbetet är varierat och innebär både självständiga uppgifter och ett nära samarbete med enhetschef och kollegor.

Dina arbetsuppgifter omfattar bland annat:

• Schemaläggning och frånvarohantering i Heroma
• Fakturering i Unit 4
• Felanmälningar och lokalfrågor
• Beställningar i Proceedo
• Administrera bilpool.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har gymnasieexamen. Du har erfarenhet av administrativt arbete inom offentlig verksamhet och känner dig trygg i att hantera olika administrativa processer. För rollen krävs att du har goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift, samt goda dator- och systemkunskaper med särskilt god vana av att arbeta i Microsoft 365.

Det är meriterande om du har erfarenhet av verksamhetssystemet Lifecare SoL, personalverktyget Heroma samt ekonomisystemet Unit4. Har du en administrativ utbildning är också det en fördel.

Du är självgående, serviceinriktad och strukturerad. Du tar ansvar för dina arbetsuppgifter, planerar och organiserar ditt arbete på ett effektivt sätt samt driver dina processer framåt. Du har ett gott bemötande, är lyhörd för andras behov och har en vilja att hjälpa till och hitta lösningar. Du arbetar systematiskt, prioriterar väl och håller uppsatta tidsramar.

Upplysningar

Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen, kontakta: Sofia Bucht, enhetschef, 018-727 55 04.

Fackliga företrädare:  Akademikerförbunder SSR, Camilla Ahlsén Hoff, 018-727 24 34 Vision, Sofia Venemalm, 018727 12 13.

Har du frågor gällande registrering av din ansökan, kontakta område rekrytering: 018-72723 02.

Uppsala kommun tillämpar individuell och differentierad lönesättning enligt gällande löneavtal.

I din ansökan ska du ange medborgarskap. Om du inte är medborgare i Sverige, EU, EES eller Schweiz måste du också kunna styrka att du har ett giltigt arbetstillstånd eller är undantagen från skyldigheten att ha arbetstillstånd. Anställning kan ske först efter kontroll av arbetstillstånd, vilket krävs enligt utlänningsförordningen.

En anställning hos Uppsala kommun kan komma att innebära en krigsplacering.  

📍 Placering: Dala-Järna 🕒 Omfattning: 75% 📄 Anställningsform: Projektanställning t.o.m. 31 aug 2027. 🚀 Start: Snarast

Är du strukturerad, noggrann och trivs med att skapa ordning i komplex information? Se hit!

Nic Sweden Group söker nu en Kvalitetsadministratör som vill bli en viktig del av vårt team. Rollen passar dig som tycker om administration, dokumentation och kvalitetssäkring, samtidigt som du uppskattar kontakt med både kollegor, kunder och leverantörer.

Hos oss får du en varierad roll där du arbetar med produktinformation, kvalitetsärenden, reklamationer och kundservice. Du blir en viktig länk mellan flera delar av verksamheten och bidrar till att våra processer fungerar smidigt och effektivt.

Vi erbjuder en arbetsplats med korta beslutsvägar, högt engagemang och en varm företagskultur där vi hjälper varandra att lyckas.

Om rollen

Som Kvalitetsadministratör arbetar du med administration och kvalitetssäkring av produkt- och leverantörsinformation. Du ansvarar för att information är korrekt, uppdaterad och tillgänglig samt stöttar verksamheten i olika kvalitetsrelaterade frågor.

Exempel på arbetsuppgifter

Produktinformation och PIM-system

• Registrera, kontrollera och uppdatera produktdata, specifikationer och dokumentation.

• Arbeta i företagets PIM-system och successivt bygga upp djup kunskap om systemets struktur och arbetssätt.

• Säkerställa hög kvalitet på produktinformation genom löpande systemvård och uppföljning.

• Samordna och följa upp information från leverantörer.

Kvalitetsärenden

• Hantera inkommande kvalitetsärenden via e-post.

• Registrera, fördela och följa upp ärenden internt och externt.

• Samla in dokumentation och information från leverantörer.

Avvikelser och reklamationer

• Registrera och administrera avvikelser och reklamationer.

• Följa upp öppna ärenden och säkerställa att återkoppling och dokumentation kommer in enligt rutin.

• Delta i avvikelsemöten vid behov.

Kundservice och administration

• Besvara inkommande samtal och e-post.

• Hantera enklare kundförfrågningar.

• Registrera kundorder i affärssystemet.

• Arbeta med fakturering och kreditering.

• Stötta både Quality- och Sales-teamet i administrativa frågor.

Vem är du?

Vi tror att du är en person som uppskattar struktur, ordning och kvalitet. Du trivs när du får ta ansvar för detaljer samtidigt som du ser helheten och bidrar till att arbetet flyter på smidigt.

Vi söker dig som:

• Har god administrativ förmåga och gärna tidigare erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter.

• Är van att arbeta i olika IT-system och har lätt för att lära dig nya arbetssätt.

• Har mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

• Arbetar metodiskt, strukturerat och noggrant.

• Är ansvarstagande, självgående och kvalitetsmedveten.

• Har god förmåga att planera och prioritera ditt arbete.

• Trivs med att samarbeta och bygga goda relationer.

• Är serviceinriktad och kommunikativ.

• Vågar ta egna initiativ samtidigt som du ber om hjälp när det behövs.

Meriterande

• Erfarenhet av PIM-system eller arbete med masterdata.

• Erfarenhet av affärssystem och dokumenthantering.

• Erfarenhet av kvalitetsarbete, reklamationshantering eller leverantörskontakter.

• Erfarenhet från livsmedelsbranschen.

• Erfarenhet av kundservice eller kundtjänst.

Om Nic Sweden Group

Nic Sweden Group är Nordens ledande expert på glass och fun food-koncept. Vi arbetar B2B med kompletta lösningar inom glass, slush, bubble tea, gelato, popcorn och mycket mer. Våra rötter finns i det entreprenörsdrivna familjeföretaget, och idag är vi en del av Orkla Food Ingredients.

Hos oss är företagskulturen varm, inkluderande och jordnära. Vi tror på engagemang, samarbete och att ha roligt på jobbet även när tempot är högt. Här får du möjlighet att utvecklas tillsammans med kunniga kollegor i en växande organisation.

Ansökan

Urval och intervjuer sker löpande, så vänta inte med att söka.

Välkommen till Nic Sweden Group – där kvalitet, service och glassglädje möts varje dag! 🍦

Är du en strukturerad och självgående person som trivs i en central roll med många kontaktytor? Har du erfarenhet av kvalificerad administration och tycker om att ligga steget före? Då kan detta vara uppdraget för dig!

Poolia söker nu en Ledningskoordinator för ett konsultuppdrag hos ett väl etablerat bolag inom byggsektorn. Du får en central roll i organisationen och blir en viktig del av det administrativa navet, med nära kontakt med koncernledning, VD och styrelser.

Detta är ett konsultuppdrag på heltid via Poolia hos vår kund i Uppsala. Uppdraget är ett vikariat med anledning av en föräldraledighet och planeras att starta omkring oktober 2026. Kunden räknar med att uppdraget kommer att pågå under hela 2027, med möjlighet till förlängning om föräldraledigheten förlängs.

Som Ledningskoordinator fungerar du som spindeln i nätet och ser till att många viktiga delar av organisationens arbete fungerar smidigt. Tyngdpunkten ligger på styrelsearbete, där du ansvarar för att planera, koordinera och administrera styrelsemöten för flera bolag. Du behöver trivas med att hålla ihop flera parallella processer, ligga steget före och säkerställa att rätt personer får rätt information i rätt tid.

• Planera och koordinera styrelsemöten för flera bolag

• Förbereda agendor och styrelsehandlingar samt säkerställa att underlag finns på plats i tid

• Delta vid möten och skriva protokoll

• Administrera signering och dokumentation

• Koordinera möten och administration för koncernledningen

• Vara administrativt stöd till VD och koncernchef

• Koordinera konferenser, strategidagar och interna aktiviteter

• Hantera vissa avtal, leverantörskontakter och övrig administration

• Ta fram företagsinformation och göra enklare analyser och omvärldsbevakning

Vi tror att du har några års erfarenhet av en kvalificerad administrativ eller koordinerande roll. Du kan exempelvis ha arbetat som ledningskoordinator, VD-assistent, management assistant, styrelsekoordinator eller i en annan roll där du haft ansvar för att hålla ihop administration och flera kontaktytor. Det viktigaste att du är självgående, strukturerad och kan se vad som behöver göras även när instruktionerna inte alltid är helt tydliga, samtidigt som du har gott omdöme och förstår när du behöver stämma av.

Erfarenhet från byggbranschen är inget krav - här värdesätts framför allt din administrativa och koordinerande kompetens. Rollen är bred och arbetsuppgifterna kan variera utifrån verksamhetens behov, du behöver därför vara lyhörd och trivas med att hjälpa till där det behövs.

Du har goda kunskaper i Office 365 och mycket god svenska i tal och skrift. Erfarenhet av exempelvis Oneflow, Medius eller Boardeaser är meriterande. B-körkort och tillgång till egen bil krävs.

Arbetstiden är i huvudsak 07.00–16.00 och utgångspunkten är arbete på plats på kontoret i Uppsala. Det finns möjlighet till arbete hemifrån vid enstaka tillfällen och resor till andra kontor kan förekomma.

För rätt person kan det även finnas möjlighet till fortsatt anställning hos kunden efter uppdragets slut, beroende på verksamhetens behov.

Låter det som nästa steg för dig? Välkommen med din ansökan! Urval och intervjuer sker löpande.