Projektadministratör - Lediga jobb

Sektionen Stöd och omsorg ansvarar för verksamheter inom kommunen som riktar sig till individer med olika former av fysiska och psykiska funktionsnedsättningar. I vår sektion bedrivs boenden, boendestöd, daglig verksamhet, personlig assistans, ledsagning m.m. Det närmsta teamet består av sektionschef, nio enhetschefer samt tre administrativa assistenter. De administrativa assistenterna och enhetschefer sitter i gemensamma lokaler vilket ger goda förutsättningar till samarbete och kollegialt lärande.

Är du en strukturerad och lösningsorienterad person som trivs med varierande administrativa arbetsuppgifter? Vill du arbeta i en viktig verksamhet där du får stötta chefer, bidra till fungerande bemanning och vara en del av utvecklingen inom stöd och omsorg?

ARBETSUPPGIFTER

Som administrativ assistent är du en förlängd arbetsgivarfunktion, vilket innebär att du är både ett verksamhets- och ett chefsstöd. Du ingår i en grupp av tre administratörer med liknande uppdrag.

I uppdraget kommer du inom schema, administration och bemanning primärt ha arbetsuppgifter att sköta den dagliga hanteringen av vikarier och arbeta med schema och administration. Du kommer svara på frågor från chefer och medarbetare inom ovanstående områden och behöver ha god kunskap om lagar och avtal för att kunna ge rätt stöd.

Inom bemanningsområdet hanterar du vakanser vilket innebär att du hanterar sjukanmälningar där behovet finns samt bokar in vår poolverksamhet ute i verksamheten vid behov. Schemaläggning innebär att du underhåller befintliga arbetsscheman samt arbetar aktivt med att uppdatera dessa och lägger sjukscheman. Vi använder oss idag av Heroma för vår vikariebokning och schemaläggning.

Andra förekommande arbetsuppgifter är inom ekonomi som till exempel fakturahantering och beställningar, tidsredovisning inom assistans till Försäkringskassan, hantering av brukares avgifter, posthantering, sekreterare vid möten och andra vanligt förekommande administrativa arbetsuppgifter.

Du har även en aktiv roll i att omvärldsbevaka och utveckla arbetssätt, samt bidra med idéer och ansvara för våra dokument i ledningssystemet. Hos oss får du möjlighet att vara en del av ett meningsfullt arbete där struktur, service och utveckling står i fokus. Arbetsuppgifterna kan komma att förändras över tid, beroende på omvärldsfaktorer, interna förändringar eller andra förändrade förutsättningar.

KVALIFIKATIONER

Vi söker dig som har även en eftergymnasial utbildning inom personaladministration eller annan utbildning som arbetsgivaren finner likvärdig. Du har även mycket god systemvana då tjänsten till största del innebär att administrera i olika system. Vidare har du kunskap om lagar och avtal som berör arbetstidsplanering och löneadministration samt erfarenhet av schemaläggning och bemanningprocesser. Tidigare arbete inom vård och omsorg eller liknande verksamhet är meriterande eftersom det ger dig god förståelse för uppdraget.

För att passa i denna roll tror vi dessutom att du är/har:

• Initiativtagande: Du visar engagemang och drivkraft och kommer med egna idéer och ser vad som behöver göras. Du är inte rädd för att ta första steget och löser problem som uppstår.
• Strukturerad och noggrann: Du arbetar enligt tydliga processer med en hög grad av självständighet, organiserar och prioriterar ditt arbete väl, slutför det som påbörjats och håller deadlines. Du kontrollerar att uppgifter är korrekta och inhämtar den information som behövs för att kunna utföra ditt arbete.
• Serviceinriktad: Du är uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande och har en god förmåga att anpassa ditt bemötande till olika personer så som medarbetare, kollegor, brukare och anhöriga. Du har intresse, engagemang och förmåga att hjälpa andra, och du ger god service och har förmåga att prioritera även under tidspress.
• Kommunikativ och tydlig: Du kan förklara och dela med dig av din kunskap på ett tydligt sätt som passar mottagarens kunskapsnivå.
• Flexibel: Du kan anpassa dig mot ändrade omständigheter och trivs i en händelserik arbetsmiljö där du har flera processer och arbetsuppgifter igång samtidigt.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

ANSTÄLLNING

Tillsvidareanställning med tillträde efter överenskommelse. 

Sysselsättningsgrad 100 %.

Arbetstiden är dagtid på vardagar. Tjänsten omfattas av flextidsavtalet.

LÖN OCH FÖRMÅNER

I Tranås kommun tillämpar vi individuell lönesättning.

Tranås kommun arbetar ständigt för att öka våra medarbetares välbefinnande. Läs mer om våra förmåner https://tranas.se/arbete-och-naringsliv/arbeta-i-tranas-kommun/formaner/

ANSÖKAN

För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen i Tranås kommun använder vi rekryteringsverktyget Talent Recruiter. Vi ber dig därför skicka in din ansökan via Talent Recruiter genom att klicka på ansökningslänken i annonsen.

Inom vård- och omsorgsförvaltningen använder vi oss av språktest som en del av rekryteringsprocessen. Läs mer https://tranas.se/arbete-och-naringsliv/arbeta-i-tranas-kommun/spraktest/

Intervjuer kan ske löpande under ansökningsperioden. 

Varmt välkommen med din ansökan!

Sektionen Stöd och omsorg ansvarar för verksamheter inom kommunen som riktar sig till individer med olika former av fysiska och psykiska funktionsnedsättningar. I vår sektion bedrivs boenden, boendestöd, daglig verksamhet, personlig assistans, ledsagning m.m. Det närmsta teamet består av sektionschef, nio enhetschefer samt tre administrativa assistenter. De administrativa assistenterna och enhetschefer sitter i gemensamma lokaler vilket ger goda förutsättningar till samarbete och kollegialt lärande.

Är du en strukturerad och lösningsorienterad person som trivs med varierande administrativa arbetsuppgifter? Vill du arbeta i en viktig verksamhet där du får stötta chefer, bidra till fungerande bemanning och vara en del av utvecklingen inom stöd och omsorg?

ARBETSUPPGIFTER

Som administrativ assistent är du en förlängd arbetsgivarfunktion, vilket innebär att du är både ett verksamhets- och ett chefsstöd. Du ingår i en grupp av tre administratörer med liknande uppdrag.

I uppdraget kommer du inom schema, administration och bemanning primärt ha arbetsuppgifter att sköta den dagliga hanteringen av vikarier och arbeta med schema och administration. Du kommer svara på frågor från chefer och medarbetare inom ovanstående områden och behöver ha god kunskap om lagar och avtal för att kunna ge rätt stöd.

Inom bemanningsområdet hanterar du vakanser vilket innebär att du hanterar sjukanmälningar där behovet finns samt bokar in vår poolverksamhet ute i verksamheten vid behov. Schemaläggning innebär att du underhåller befintliga arbetsscheman samt arbetar aktivt med att uppdatera dessa och lägger sjukscheman. Vi använder oss idag av Heroma för vår vikariebokning och schemaläggning.

Andra förekommande arbetsuppgifter är inom ekonomi som till exempel fakturahantering och beställningar, tidsredovisning inom assistans till Försäkringskassan, hantering av brukares avgifter, posthantering, sekreterare vid möten och andra vanligt förekommande administrativa arbetsuppgifter.

Du har även en aktiv roll i att omvärldsbevaka och utveckla arbetssätt, samt bidra med idéer och ansvara för våra dokument i ledningssystemet. Hos oss får du möjlighet att vara en del av ett meningsfullt arbete där struktur, service och utveckling står i fokus. Arbetsuppgifterna kan komma att förändras över tid, beroende på omvärldsfaktorer, interna förändringar eller andra förändrade förutsättningar.

KVALIFIKATIONER

Vi söker dig som har även en eftergymnasial utbildning inom personaladministration eller annan utbildning som arbetsgivaren finner likvärdig. Du har även mycket god systemvana då tjänsten till största del innebär att administrera i olika system. Vidare har du kunskap om lagar och avtal som berör arbetstidsplanering och löneadministration samt erfarenhet av schemaläggning och bemanningprocesser. Tidigare arbete inom vård och omsorg eller liknande verksamhet är meriterande eftersom det ger dig god förståelse för uppdraget.

För att passa i denna roll tror vi dessutom att du är/har:

• Initiativtagande: Du visar engagemang och drivkraft och kommer med egna idéer och ser vad som behöver göras. Du är inte rädd för att ta första steget och löser problem som uppstår.
• Strukturerad och noggrann: Du arbetar enligt tydliga processer med en hög grad av självständighet, organiserar och prioriterar ditt arbete väl, slutför det som påbörjats och håller deadlines. Du kontrollerar att uppgifter är korrekta och inhämtar den information som behövs för att kunna utföra ditt arbete.
• Serviceinriktad: Du är uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande och har en god förmåga att anpassa ditt bemötande till olika personer så som medarbetare, kollegor, brukare och anhöriga. Du har intresse, engagemang och förmåga att hjälpa andra, och du ger god service och har förmåga att prioritera även under tidspress.
• Kommunikativ och tydlig: Du kan förklara och dela med dig av din kunskap på ett tydligt sätt som passar mottagarens kunskapsnivå.
• Flexibel: Du kan anpassa dig mot ändrade omständigheter och trivs i en händelserik arbetsmiljö där du har flera processer och arbetsuppgifter igång samtidigt.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

ANSTÄLLNING

Tillsvidareanställning med tillträde efter överenskommelse. 

Sysselsättningsgrad 100 %.

Arbetstiden är dagtid på vardagar. Tjänsten omfattas av flextidsavtalet.

LÖN OCH FÖRMÅNER

I Tranås kommun tillämpar vi individuell lönesättning.

Tranås kommun arbetar ständigt för att öka våra medarbetares välbefinnande. Läs mer om våra förmåner https://tranas.se/arbete-och-naringsliv/arbeta-i-tranas-kommun/formaner/

ANSÖKAN

För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen i Tranås kommun använder vi rekryteringsverktyget Talent Recruiter. Vi ber dig därför skicka in din ansökan via Talent Recruiter genom att klicka på ansökningslänken i annonsen.

Inom vård- och omsorgsförvaltningen använder vi oss av språktest som en del av rekryteringsprocessen. Läs mer https://tranas.se/arbete-och-naringsliv/arbeta-i-tranas-kommun/spraktest/

Intervjuer kan ske löpande under ansökningsperioden. 

Varmt välkommen med din ansökan!

Arbetsuppgifter

Som administrativ assistent på Malmö Konsthall har du en varierad och bred roll där du fungerar som spindeln i nätet. Du ansvarar för den dagliga driften av bemanning av värdar i utställningshallen och ser till att deras arbete samordnas i dialog med enhetschef, projektledare och den pedagogiska verksamheten. I det dagliga arbetet ingår även översyn och underhåll av pågående utställning. Du fungerar även som en viktig länk mellan planering, produktion och medarbetarna som arbetar i yttre tjänst, vilket innebär att du säkerställer att kommunikationen mellan dessa olika delar flyter på utan hinder. En annan viktig del av arbetet är att ge chefsstöd, både inom HR-system och ekonomisystem.

Ditt ansvar omfattar även administration kring registrering, arkivering och diarieföring och besvarar mejl som kommer till Malmö Konsthalls inkorg. Vid sidan av detta ansvarar du även för praktiska uppgifter på arbetsplatsen, som att hantera beställningar, göra inköp, hålla ordning, samordna leveranser och städning och ta emot gäster och besök. Du kommer även att bidra med underhåll och städning av konstföremål i utställningshallen.

Arbetet är både administrativt och operativt, och vid behov arbetar du även som värd. Arbetsuppgifterna kan också komma att inkludera olika projekt inom konsthallen och viss kvälls- och helgverksamhet kan förekomma vid enstaka tillfällen.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har erfarenhet av administrativt arbete, gärna inom kultursektorn eller en liknande verksamhet. För att vara framgångsrik i rollen som administrativ assistent på Malmö Konsthall krävs både relevant utbildning och arbetslivserfarenhet inom administration, med särskilt fokus på områden som schemaläggning, HR-administration och arkivering. Du bör ha en gymnasieutbildning med inriktning på administration eller motsvarande, samt tidigare erfarenhet av schemaläggningsarbete. Erfarenhet av arbete på konstverksamhet/institution är också ett krav.

Det är starkt meriterande med god vana av att arbeta med Office-programmen och andra relevanta IT-system och verktyg. Goda kunskaper i digitala verktyg relaterade till HR, ekonomi och diarieföring är också ett stort plus.

Personligt bör du ha en serviceinriktad och problemlösande inställning. Du är strukturerad, bra på att planera och prioritera arbetsuppgifter, samt noggrann med att följa regelverk. Social kompetens och samarbetsförmåga är avgörande i denna roll, samtidigt som du bör vara flexibel och självgående, med förmåga att uppmärksamma vad som behöver göras och ta egna initiativ.

Om arbetsplatsen

Malmö Konsthall är en av Sveriges mest framstående konstinstitutioner och en viktig mötesplats för så väl malmöborna som besökare från hela världen. I sin kärnverksamhet driver Konsthallen ett utställningsprogram med fokus på svensk och internationell samtidskonst, ofta i samarbete med andra institutioner och curatorer runt om i världen. Genom att visa aktuell och reflekterande samtidskonst riktar Malmö Konsthall in sig på att vara en angelägen aktör i en internationell stad. Vårt mål är att Konsthallen kontinuerligt utvecklas som mötesplats, relevant både för konstvana malmöbor och för besökare som introduceras till samtidskonsten. Via den konstpedagogiska verksamheten skapar Malmö Konsthall berikande upplevelser av samtidskonsten och stimulerar till eget skapande.

Malmö Konsthall är en del av Kulturförvaltningen, Malmö stad.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här http://www.malmo.se/jobb

Information om tjänsten

Anställningsform: Visstidsanställning - vikariat

Omfattning: 100%

Antal tjänster: 1

Tillträde: Snarast

Övrigt

Som kandidat rekommenderas du att kontrollera din skräppost under ansökningstiden, för att säkerställa att du inte missar svarsmejl från Malmö stad.

Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.

Sektionen Stöd och omsorg ansvarar för verksamheter inom kommunen som riktar sig till individer med olika former av fysiska och psykiska funktionsnedsättningar. I vår sektion bedrivs boenden, boendestöd, daglig verksamhet, personlig assistans, ledsagning m.m. Det närmsta teamet består av sektionschef, nio enhetschefer samt tre administrativa assistenter. De administrativa assistenterna och enhetschefer sitter i gemensamma lokaler vilket ger goda förutsättningar till samarbete och kollegialt lärande.

Är du en strukturerad och lösningsorienterad person som trivs med varierande administrativa arbetsuppgifter? Vill du arbeta i en viktig verksamhet där du får stötta chefer, bidra till fungerande bemanning och vara en del av utvecklingen inom stöd och omsorg?

ARBETSUPPGIFTER

Som administrativ assistent är du en förlängd arbetsgivarfunktion, vilket innebär att du är både ett verksamhets- och ett chefsstöd. Du ingår i en grupp av tre administratörer med liknande uppdrag.

I uppdraget kommer du inom schema, administration och bemanning primärt ha arbetsuppgifter att sköta den dagliga hanteringen av vikarier och arbeta med schema och administration. Du kommer svara på frågor från chefer och medarbetare inom ovanstående områden och behöver ha god kunskap om lagar och avtal för att kunna ge rätt stöd.

Inom bemanningsområdet hanterar du vakanser vilket innebär att du hanterar sjukanmälningar där behovet finns samt bokar in vår poolverksamhet ute i verksamheten vid behov. Schemaläggning innebär att du underhåller befintliga arbetsscheman samt arbetar aktivt med att uppdatera dessa och lägger sjukscheman. Vi använder oss idag av Heroma för vår vikariebokning och schemaläggning.

Andra förekommande arbetsuppgifter är inom ekonomi som till exempel fakturahantering och beställningar, tidsredovisning inom assistans till Försäkringskassan, hantering av brukares avgifter, posthantering, sekreterare vid möten och andra vanligt förekommande administrativa arbetsuppgifter.

Du har även en aktiv roll i att omvärldsbevaka och utveckla arbetssätt, samt bidra med idéer och ansvara för våra dokument i ledningssystemet. Hos oss får du möjlighet att vara en del av ett meningsfullt arbete där struktur, service och utveckling står i fokus. Arbetsuppgifterna kan komma att förändras över tid, beroende på omvärldsfaktorer, interna förändringar eller andra förändrade förutsättningar.

KVALIFIKATIONER

Vi söker dig som har även en eftergymnasial utbildning inom personaladministration eller annan utbildning som arbetsgivaren finner likvärdig. Du har även mycket god systemvana då tjänsten till största del innebär att administrera i olika system. Vidare har du kunskap om lagar och avtal som berör arbetstidsplanering och löneadministration samt erfarenhet av schemaläggning och bemanningprocesser. Tidigare arbete inom vård och omsorg eller liknande verksamhet är meriterande eftersom det ger dig god förståelse för uppdraget.

För att passa i denna roll tror vi dessutom att du är/har:

• Initiativtagande: Du visar engagemang och drivkraft och kommer med egna idéer och ser vad som behöver göras. Du är inte rädd för att ta första steget och löser problem som uppstår.
• Strukturerad och noggrann: Du arbetar enligt tydliga processer med en hög grad av självständighet, organiserar och prioriterar ditt arbete väl, slutför det som påbörjats och håller deadlines. Du kontrollerar att uppgifter är korrekta och inhämtar den information som behövs för att kunna utföra ditt arbete.
• Serviceinriktad: Du är uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande och har en god förmåga att anpassa ditt bemötande till olika personer så som medarbetare, kollegor, brukare och anhöriga. Du har intresse, engagemang och förmåga att hjälpa andra, och du ger god service och har förmåga att prioritera även under tidspress.
• Kommunikativ och tydlig: Du kan förklara och dela med dig av din kunskap på ett tydligt sätt som passar mottagarens kunskapsnivå.
• Flexibel: Du kan anpassa dig mot ändrade omständigheter och trivs i en händelserik arbetsmiljö där du har flera processer och arbetsuppgifter igång samtidigt.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

ANSTÄLLNING

Tillsvidareanställning med tillträde efter överenskommelse. 

Sysselsättningsgrad 100 %.

Arbetstiden är dagtid på vardagar. Tjänsten omfattas av flextidsavtalet.

LÖN OCH FÖRMÅNER

I Tranås kommun tillämpar vi individuell lönesättning.

Tranås kommun arbetar ständigt för att öka våra medarbetares välbefinnande. Läs mer om våra förmåner https://tranas.se/arbete-och-naringsliv/arbeta-i-tranas-kommun/formaner/

ANSÖKAN

För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen i Tranås kommun använder vi rekryteringsverktyget Talent Recruiter. Vi ber dig därför skicka in din ansökan via Talent Recruiter genom att klicka på ansökningslänken i annonsen.

Inom vård- och omsorgsförvaltningen använder vi oss av språktest som en del av rekryteringsprocessen. Läs mer https://tranas.se/arbete-och-naringsliv/arbeta-i-tranas-kommun/spraktest/

Intervjuer kan ske löpande under ansökningsperioden. 

Varmt välkommen med din ansökan!

Arbetsuppgifter

Som administrativ assistent på Malmö Konsthall har du en varierad och bred roll där du fungerar som spindeln i nätet. Du ansvarar för den dagliga driften av bemanning av värdar i utställningshallen och ser till att deras arbete samordnas i dialog med enhetschef, projektledare och den pedagogiska verksamheten. I det dagliga arbetet ingår även översyn och underhåll av pågående utställning. Du fungerar även som en viktig länk mellan planering, produktion och medarbetarna som arbetar i yttre tjänst, vilket innebär att du säkerställer att kommunikationen mellan dessa olika delar flyter på utan hinder. En annan viktig del av arbetet är att ge chefsstöd, både inom HR-system och ekonomisystem.

Ditt ansvar omfattar även administration kring registrering, arkivering och diarieföring och besvarar mejl som kommer till Malmö Konsthalls inkorg. Vid sidan av detta ansvarar du även för praktiska uppgifter på arbetsplatsen, som att hantera beställningar, göra inköp, hålla ordning, samordna leveranser och städning och ta emot gäster och besök. Du kommer även att bidra med underhåll och städning av konstföremål i utställningshallen.

Arbetet är både administrativt och operativt, och vid behov arbetar du även som värd. Arbetsuppgifterna kan också komma att inkludera olika projekt inom konsthallen och viss kvälls- och helgverksamhet kan förekomma vid enstaka tillfällen.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har erfarenhet av administrativt arbete, gärna inom kultursektorn eller en liknande verksamhet. För att vara framgångsrik i rollen som administrativ assistent på Malmö Konsthall krävs både relevant utbildning och arbetslivserfarenhet inom administration, med särskilt fokus på områden som schemaläggning, HR-administration och arkivering. Du bör ha en gymnasieutbildning med inriktning på administration eller motsvarande, samt tidigare erfarenhet av schemaläggningsarbete. Erfarenhet av arbete på konstverksamhet/institution är också ett krav.

Det är starkt meriterande med god vana av att arbeta med Office-programmen och andra relevanta IT-system och verktyg. Goda kunskaper i digitala verktyg relaterade till HR, ekonomi och diarieföring är också ett stort plus.

Personligt bör du ha en serviceinriktad och problemlösande inställning. Du är strukturerad, bra på att planera och prioritera arbetsuppgifter, samt noggrann med att följa regelverk. Social kompetens och samarbetsförmåga är avgörande i denna roll, samtidigt som du bör vara flexibel och självgående, med förmåga att uppmärksamma vad som behöver göras och ta egna initiativ.

Om arbetsplatsen

Malmö Konsthall är en av Sveriges mest framstående konstinstitutioner och en viktig mötesplats för så väl malmöborna som besökare från hela världen. I sin kärnverksamhet driver Konsthallen ett utställningsprogram med fokus på svensk och internationell samtidskonst, ofta i samarbete med andra institutioner och curatorer runt om i världen. Genom att visa aktuell och reflekterande samtidskonst riktar Malmö Konsthall in sig på att vara en angelägen aktör i en internationell stad. Vårt mål är att Konsthallen kontinuerligt utvecklas som mötesplats, relevant både för konstvana malmöbor och för besökare som introduceras till samtidskonsten. Via den konstpedagogiska verksamheten skapar Malmö Konsthall berikande upplevelser av samtidskonsten och stimulerar till eget skapande.

Malmö Konsthall är en del av Kulturförvaltningen, Malmö stad.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här http://www.malmo.se/jobb

Information om tjänsten

Anställningsform: Visstidsanställning - vikariat

Omfattning: 100%

Antal tjänster: 1

Tillträde: Snarast

Övrigt

Som kandidat rekommenderas du att kontrollera din skräppost under ansökningstiden, för att säkerställa att du inte missar svarsmejl från Malmö stad.

Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.

Sektionen Stöd och omsorg ansvarar för verksamheter inom kommunen som riktar sig till individer med olika former av fysiska och psykiska funktionsnedsättningar. I vår sektion bedrivs boenden, boendestöd, daglig verksamhet, personlig assistans, ledsagning m.m. Det närmsta teamet består av sektionschef, nio enhetschefer samt tre administrativa assistenter. De administrativa assistenterna och enhetschefer sitter i gemensamma lokaler vilket ger goda förutsättningar till samarbete och kollegialt lärande.

Är du en strukturerad och lösningsorienterad person som trivs med varierande administrativa arbetsuppgifter? Vill du arbeta i en viktig verksamhet där du får stötta chefer, bidra till fungerande bemanning och vara en del av utvecklingen inom stöd och omsorg?

ARBETSUPPGIFTER

Som administrativ assistent är du en förlängd arbetsgivarfunktion, vilket innebär att du är både ett verksamhets- och ett chefsstöd. Du ingår i en grupp av tre administratörer med liknande uppdrag.

I uppdraget kommer du inom schema, administration och bemanning primärt ha arbetsuppgifter att sköta den dagliga hanteringen av vikarier och arbeta med schema och administration. Du kommer svara på frågor från chefer och medarbetare inom ovanstående områden och behöver ha god kunskap om lagar och avtal för att kunna ge rätt stöd.

Inom bemanningsområdet hanterar du vakanser vilket innebär att du hanterar sjukanmälningar där behovet finns samt bokar in vår poolverksamhet ute i verksamheten vid behov. Schemaläggning innebär att du underhåller befintliga arbetsscheman samt arbetar aktivt med att uppdatera dessa och lägger sjukscheman. Vi använder oss idag av Heroma för vår vikariebokning och schemaläggning.

Andra förekommande arbetsuppgifter är inom ekonomi som till exempel fakturahantering och beställningar, tidsredovisning inom assistans till Försäkringskassan, hantering av brukares avgifter, posthantering, sekreterare vid möten och andra vanligt förekommande administrativa arbetsuppgifter.

Du har även en aktiv roll i att omvärldsbevaka och utveckla arbetssätt, samt bidra med idéer och ansvara för våra dokument i ledningssystemet. Hos oss får du möjlighet att vara en del av ett meningsfullt arbete där struktur, service och utveckling står i fokus. Arbetsuppgifterna kan komma att förändras över tid, beroende på omvärldsfaktorer, interna förändringar eller andra förändrade förutsättningar.

KVALIFIKATIONER

Vi söker dig som har även en eftergymnasial utbildning inom personaladministration eller annan utbildning som arbetsgivaren finner likvärdig. Du har även mycket god systemvana då tjänsten till största del innebär att administrera i olika system. Vidare har du kunskap om lagar och avtal som berör arbetstidsplanering och löneadministration samt erfarenhet av schemaläggning och bemanningprocesser. Tidigare arbete inom vård och omsorg eller liknande verksamhet är meriterande eftersom det ger dig god förståelse för uppdraget.

För att passa i denna roll tror vi dessutom att du är/har:

• Initiativtagande: Du visar engagemang och drivkraft och kommer med egna idéer och ser vad som behöver göras. Du är inte rädd för att ta första steget och löser problem som uppstår.
• Strukturerad och noggrann: Du arbetar enligt tydliga processer med en hög grad av självständighet, organiserar och prioriterar ditt arbete väl, slutför det som påbörjats och håller deadlines. Du kontrollerar att uppgifter är korrekta och inhämtar den information som behövs för att kunna utföra ditt arbete.
• Serviceinriktad: Du är uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande och har en god förmåga att anpassa ditt bemötande till olika personer så som medarbetare, kollegor, brukare och anhöriga. Du har intresse, engagemang och förmåga att hjälpa andra, och du ger god service och har förmåga att prioritera även under tidspress.
• Kommunikativ och tydlig: Du kan förklara och dela med dig av din kunskap på ett tydligt sätt som passar mottagarens kunskapsnivå.
• Flexibel: Du kan anpassa dig mot ändrade omständigheter och trivs i en händelserik arbetsmiljö där du har flera processer och arbetsuppgifter igång samtidigt.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

ANSTÄLLNING

Tillsvidareanställning med tillträde efter överenskommelse. 

Sysselsättningsgrad 100 %.

Arbetstiden är dagtid på vardagar. Tjänsten omfattas av flextidsavtalet.

LÖN OCH FÖRMÅNER

I Tranås kommun tillämpar vi individuell lönesättning.

Tranås kommun arbetar ständigt för att öka våra medarbetares välbefinnande. Läs mer om våra förmåner https://tranas.se/arbete-och-naringsliv/arbeta-i-tranas-kommun/formaner/

ANSÖKAN

För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen i Tranås kommun använder vi rekryteringsverktyget Talent Recruiter. Vi ber dig därför skicka in din ansökan via Talent Recruiter genom att klicka på ansökningslänken i annonsen.

Inom vård- och omsorgsförvaltningen använder vi oss av språktest som en del av rekryteringsprocessen. Läs mer https://tranas.se/arbete-och-naringsliv/arbeta-i-tranas-kommun/spraktest/

Intervjuer kan ske löpande under ansökningsperioden. 

Varmt välkommen med din ansökan!

Arbetsuppgifter

Som administrativ assistent på Malmö Konsthall har du en varierad och bred roll där du fungerar som spindeln i nätet. Du ansvarar för den dagliga driften av bemanning av värdar i utställningshallen och ser till att deras arbete samordnas i dialog med enhetschef, projektledare och den pedagogiska verksamheten. I det dagliga arbetet ingår även översyn och underhåll av pågående utställning. Du fungerar även som en viktig länk mellan planering, produktion och medarbetarna som arbetar i yttre tjänst, vilket innebär att du säkerställer att kommunikationen mellan dessa olika delar flyter på utan hinder. En annan viktig del av arbetet är att ge chefsstöd, både inom HR-system och ekonomisystem.

Ditt ansvar omfattar även administration kring registrering, arkivering och diarieföring och besvarar mejl som kommer till Malmö Konsthalls inkorg. Vid sidan av detta ansvarar du även för praktiska uppgifter på arbetsplatsen, som att hantera beställningar, göra inköp, hålla ordning, samordna leveranser och städning och ta emot gäster och besök. Du kommer även att bidra med underhåll och städning av konstföremål i utställningshallen.

Arbetet är både administrativt och operativt, och vid behov arbetar du även som värd. Arbetsuppgifterna kan också komma att inkludera olika projekt inom konsthallen och viss kvälls- och helgverksamhet kan förekomma vid enstaka tillfällen.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har erfarenhet av administrativt arbete, gärna inom kultursektorn eller en liknande verksamhet. För att vara framgångsrik i rollen som administrativ assistent på Malmö Konsthall krävs både relevant utbildning och arbetslivserfarenhet inom administration, med särskilt fokus på områden som schemaläggning, HR-administration och arkivering. Du bör ha en gymnasieutbildning med inriktning på administration eller motsvarande, samt tidigare erfarenhet av schemaläggningsarbete. Erfarenhet av arbete på konstverksamhet/institution är också ett krav.

Det är starkt meriterande med god vana av att arbeta med Office-programmen och andra relevanta IT-system och verktyg. Goda kunskaper i digitala verktyg relaterade till HR, ekonomi och diarieföring är också ett stort plus.

Personligt bör du ha en serviceinriktad och problemlösande inställning. Du är strukturerad, bra på att planera och prioritera arbetsuppgifter, samt noggrann med att följa regelverk. Social kompetens och samarbetsförmåga är avgörande i denna roll, samtidigt som du bör vara flexibel och självgående, med förmåga att uppmärksamma vad som behöver göras och ta egna initiativ.

Om arbetsplatsen

Malmö Konsthall är en av Sveriges mest framstående konstinstitutioner och en viktig mötesplats för så väl malmöborna som besökare från hela världen. I sin kärnverksamhet driver Konsthallen ett utställningsprogram med fokus på svensk och internationell samtidskonst, ofta i samarbete med andra institutioner och curatorer runt om i världen. Genom att visa aktuell och reflekterande samtidskonst riktar Malmö Konsthall in sig på att vara en angelägen aktör i en internationell stad. Vårt mål är att Konsthallen kontinuerligt utvecklas som mötesplats, relevant både för konstvana malmöbor och för besökare som introduceras till samtidskonsten. Via den konstpedagogiska verksamheten skapar Malmö Konsthall berikande upplevelser av samtidskonsten och stimulerar till eget skapande.

Malmö Konsthall är en del av Kulturförvaltningen, Malmö stad.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här http://www.malmo.se/jobb

Information om tjänsten

Anställningsform: Visstidsanställning - vikariat

Omfattning: 100%

Antal tjänster: 1

Tillträde: Snarast

Övrigt

Som kandidat rekommenderas du att kontrollera din skräppost under ansökningstiden, för att säkerställa att du inte missar svarsmejl från Malmö stad.

Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.

Äldreomsorgen i Umeå kommun vill i närhet och samspel vara en resurs som frigör och stärker människors förmåga att leva ett självständigt liv.

Skräddarens vård- och omsorgsboende ligger centralt på Teg, ca 1,5 km från Umeå centrum, med närhet till Umeälven och fina grönområden. Boendet har 47 lägenheter fördelade på tre plan och varje plan består av två mindre enheter.

Vi söker nu en vikarierande verksamhetsadministratör!

Dina arbetsuppgifter

Som verksamhetsadministratör hos oss följer du verksamhetsområdets aktuella mål och rutiner, med särskild vikt på bemanningsrutinen. Du förväntas vara en god representant för verksamheten i kontakt med medarbetare, anhöriga, boende och samarbetspartners.

Arbetet är brett, exempel på arbetsuppgifter är, men begränsas inte till:

• Hantering av korttidsfrånvaro i samarbete med Äldreomsorgens Rekryteringscentrum
• Arbete i vårt schemasystem Multiaccess samt SharePoint
• Lönerelaterade uppgifter
• Stötta vid tekniska och fastighetsrelaterade frågor och vid behov kontakta vår IT-support/fastighetsavdelning
• Lägga och hantera beställningar via Beställartorget och Proceedo
• Ansvar för praktiska detaljer som passagekort, namnbrickor, arbetskläder och posthantering

Om dig

Vi söker dig som har god förmåga att prioritera och arbeta självständigt. Du trivs i en roll med många kontaktytor och uppskattar att ha daglig kontakt med människor. Du är strukturerad och har lätt för att hantera flera parallella ärenden samtidigt. Vård- och omsorgsverksamheten, liksom samhället i stort, präglas av ständig utveckling och förändring. Därför är samarbetsförmåga, flexibilitet och ett lösningsorienterat arbetssätt viktiga egenskaper för att kunna möta verksamhetens behov på bästa sätt. Vi tror också att du är en person som vill utvecklas tillsammans med rollen och verksamheten. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

För att du ska kunna kommunicera med brukare, anhöriga och kollegor, skriva och ta del av vårddokumentation samt erhålla medicindelegering krävs det att du har goda kunskaper i det svenska språket i både tal och skrift.

Vi söker dig som har erfarenhet av:

• Schemaläggning och korttidsbemanning
• Varubeställning och hantering av fakturor i Proceedo
• Frånvarohantering i Personec P och Multiaccess
• Salto-systemet

Varmt välkommen med din ansökan!

Följ Umeå kommun på LinkedIn!

Anställningsinformation

Tjänsten avser ett vikariat, heltid, med start snarast enligt överenskommelse till och med 2027-08-01. Arbetstiden är förlagd dagtid, måndag-fredag.

Före erbjudande om anställning ber vi dig uppvisa utdrag ur polisens belastningsregister. Detta görs som ett sista steg i rekryteringsprocessen.

Om Umeå kommun

Umeå kommun är regionens största arbetsgivare med över 13 000 viktiga medarbetare. Vår organisation är indelad i nio förvaltningar och tillsammans jobbar vi för att Umeå ska växa med omtanke. Vår värdegrund utgår från medborgarfokus, öppenhet, tillit och ständiga förbättringar. Tillsammans med oss får du jobba i samhällsviktiga uppdrag där du bidrar till att Umeå fortsätter vara tryggt, säkert och roligt.

Umeå är norra Sveriges största stad med ett rikt utbud av upplevelser och möjligheter. Vi är en förenings- och kulturstad som erbjuder ett rikare liv även utanför jobbet. Här kan du ta del av hur det är att leva och bo i Umeå: Flytta - Umeå kommun

Vi ska bli fler och därför söker vi kanske just dig? Vill du också mer? Vi erbjuder schyssta villkor, bra förmåner och goda utvecklingsmöjligheter för ett livslångt lärande, samt jobb som är viktiga för alla dem som lever och verkar här. Vi ser fram emot att höra från dig.

Sektionen Stöd och omsorg ansvarar för verksamheter inom kommunen som riktar sig till individer med olika former av fysiska och psykiska funktionsnedsättningar. I vår sektion bedrivs boenden, boendestöd, daglig verksamhet, personlig assistans, ledsagning m.m. Det närmsta teamet består av sektionschef, nio enhetschefer samt tre administrativa assistenter. De administrativa assistenterna och enhetschefer sitter i gemensamma lokaler vilket ger goda förutsättningar till samarbete och kollegialt lärande.

Är du en strukturerad och lösningsorienterad person som trivs med varierande administrativa arbetsuppgifter? Vill du arbeta i en viktig verksamhet där du får stötta chefer, bidra till fungerande bemanning och vara en del av utvecklingen inom stöd och omsorg?

ARBETSUPPGIFTER

Som administrativ assistent är du en förlängd arbetsgivarfunktion, vilket innebär att du är både ett verksamhets- och ett chefsstöd. Du ingår i en grupp av tre administratörer med liknande uppdrag.

I uppdraget kommer du inom schema, administration och bemanning primärt ha arbetsuppgifter att sköta den dagliga hanteringen av vikarier och arbeta med schema och administration. Du kommer svara på frågor från chefer och medarbetare inom ovanstående områden och behöver ha god kunskap om lagar och avtal för att kunna ge rätt stöd.

Inom bemanningsområdet hanterar du vakanser vilket innebär att du hanterar sjukanmälningar där behovet finns samt bokar in vår poolverksamhet ute i verksamheten vid behov. Schemaläggning innebär att du underhåller befintliga arbetsscheman samt arbetar aktivt med att uppdatera dessa och lägger sjukscheman. Vi använder oss idag av Heroma för vår vikariebokning och schemaläggning.

Andra förekommande arbetsuppgifter är inom ekonomi som till exempel fakturahantering och beställningar, tidsredovisning inom assistans till Försäkringskassan, hantering av brukares avgifter, posthantering, sekreterare vid möten och andra vanligt förekommande administrativa arbetsuppgifter.

Du har även en aktiv roll i att omvärldsbevaka och utveckla arbetssätt, samt bidra med idéer och ansvara för våra dokument i ledningssystemet. Hos oss får du möjlighet att vara en del av ett meningsfullt arbete där struktur, service och utveckling står i fokus. Arbetsuppgifterna kan komma att förändras över tid, beroende på omvärldsfaktorer, interna förändringar eller andra förändrade förutsättningar.

KVALIFIKATIONER

Vi söker dig som har även en eftergymnasial utbildning inom personaladministration eller annan utbildning som arbetsgivaren finner likvärdig. Du har även mycket god systemvana då tjänsten till största del innebär att administrera i olika system. Vidare har du kunskap om lagar och avtal som berör arbetstidsplanering och löneadministration samt erfarenhet av schemaläggning och bemanningprocesser. Tidigare arbete inom vård och omsorg eller liknande verksamhet är meriterande eftersom det ger dig god förståelse för uppdraget.

För att passa i denna roll tror vi dessutom att du är/har:

• Initiativtagande: Du visar engagemang och drivkraft och kommer med egna idéer och ser vad som behöver göras. Du är inte rädd för att ta första steget och löser problem som uppstår.
• Strukturerad och noggrann: Du arbetar enligt tydliga processer med en hög grad av självständighet, organiserar och prioriterar ditt arbete väl, slutför det som påbörjats och håller deadlines. Du kontrollerar att uppgifter är korrekta och inhämtar den information som behövs för att kunna utföra ditt arbete.
• Serviceinriktad: Du är uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande och har en god förmåga att anpassa ditt bemötande till olika personer så som medarbetare, kollegor, brukare och anhöriga. Du har intresse, engagemang och förmåga att hjälpa andra, och du ger god service och har förmåga att prioritera även under tidspress.
• Kommunikativ och tydlig: Du kan förklara och dela med dig av din kunskap på ett tydligt sätt som passar mottagarens kunskapsnivå.
• Flexibel: Du kan anpassa dig mot ändrade omständigheter och trivs i en händelserik arbetsmiljö där du har flera processer och arbetsuppgifter igång samtidigt.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

ANSTÄLLNING

Tillsvidareanställning med tillträde efter överenskommelse. 

Sysselsättningsgrad 100 %.

Arbetstiden är dagtid på vardagar. Tjänsten omfattas av flextidsavtalet.

LÖN OCH FÖRMÅNER

I Tranås kommun tillämpar vi individuell lönesättning.

Tranås kommun arbetar ständigt för att öka våra medarbetares välbefinnande. Läs mer om våra förmåner https://tranas.se/arbete-och-naringsliv/arbeta-i-tranas-kommun/formaner/

ANSÖKAN

För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen i Tranås kommun använder vi rekryteringsverktyget Talent Recruiter. Vi ber dig därför skicka in din ansökan via Talent Recruiter genom att klicka på ansökningslänken i annonsen.

Inom vård- och omsorgsförvaltningen använder vi oss av språktest som en del av rekryteringsprocessen. Läs mer https://tranas.se/arbete-och-naringsliv/arbeta-i-tranas-kommun/spraktest/

Intervjuer kan ske löpande under ansökningsperioden. 

Varmt välkommen med din ansökan!

Arbetsuppgifter

Som administrativ assistent på Malmö Konsthall har du en varierad och bred roll där du fungerar som spindeln i nätet. Du ansvarar för den dagliga driften av bemanning av värdar i utställningshallen och ser till att deras arbete samordnas i dialog med enhetschef, projektledare och den pedagogiska verksamheten. I det dagliga arbetet ingår även översyn och underhåll av pågående utställning. Du fungerar även som en viktig länk mellan planering, produktion och medarbetarna som arbetar i yttre tjänst, vilket innebär att du säkerställer att kommunikationen mellan dessa olika delar flyter på utan hinder. En annan viktig del av arbetet är att ge chefsstöd, både inom HR-system och ekonomisystem.

Ditt ansvar omfattar även administration kring registrering, arkivering och diarieföring och besvarar mejl som kommer till Malmö Konsthalls inkorg. Vid sidan av detta ansvarar du även för praktiska uppgifter på arbetsplatsen, som att hantera beställningar, göra inköp, hålla ordning, samordna leveranser och städning och ta emot gäster och besök. Du kommer även att bidra med underhåll och städning av konstföremål i utställningshallen.

Arbetet är både administrativt och operativt, och vid behov arbetar du även som värd. Arbetsuppgifterna kan också komma att inkludera olika projekt inom konsthallen och viss kvälls- och helgverksamhet kan förekomma vid enstaka tillfällen.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har erfarenhet av administrativt arbete, gärna inom kultursektorn eller en liknande verksamhet. För att vara framgångsrik i rollen som administrativ assistent på Malmö Konsthall krävs både relevant utbildning och arbetslivserfarenhet inom administration, med särskilt fokus på områden som schemaläggning, HR-administration och arkivering. Du bör ha en gymnasieutbildning med inriktning på administration eller motsvarande, samt tidigare erfarenhet av schemaläggningsarbete. Erfarenhet av arbete på konstverksamhet/institution är också ett krav.

Det är starkt meriterande med god vana av att arbeta med Office-programmen och andra relevanta IT-system och verktyg. Goda kunskaper i digitala verktyg relaterade till HR, ekonomi och diarieföring är också ett stort plus.

Personligt bör du ha en serviceinriktad och problemlösande inställning. Du är strukturerad, bra på att planera och prioritera arbetsuppgifter, samt noggrann med att följa regelverk. Social kompetens och samarbetsförmåga är avgörande i denna roll, samtidigt som du bör vara flexibel och självgående, med förmåga att uppmärksamma vad som behöver göras och ta egna initiativ.

Om arbetsplatsen

Malmö Konsthall är en av Sveriges mest framstående konstinstitutioner och en viktig mötesplats för så väl malmöborna som besökare från hela världen. I sin kärnverksamhet driver Konsthallen ett utställningsprogram med fokus på svensk och internationell samtidskonst, ofta i samarbete med andra institutioner och curatorer runt om i världen. Genom att visa aktuell och reflekterande samtidskonst riktar Malmö Konsthall in sig på att vara en angelägen aktör i en internationell stad. Vårt mål är att Konsthallen kontinuerligt utvecklas som mötesplats, relevant både för konstvana malmöbor och för besökare som introduceras till samtidskonsten. Via den konstpedagogiska verksamheten skapar Malmö Konsthall berikande upplevelser av samtidskonsten och stimulerar till eget skapande.

Malmö Konsthall är en del av Kulturförvaltningen, Malmö stad.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här http://www.malmo.se/jobb

Information om tjänsten

Anställningsform: Visstidsanställning - vikariat

Omfattning: 100%

Antal tjänster: 1

Tillträde: Snarast

Övrigt

Som kandidat rekommenderas du att kontrollera din skräppost under ansökningstiden, för att säkerställa att du inte missar svarsmejl från Malmö stad.

Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.