Projektadministratör - Lediga jobb

Är du en skicklig och ambitiös administratör med erfarenhet som chefsstöd? Vi söker dig som brinner för att skapa ordning och effektivitet i en dynamisk arbetsmiljö.

Nu söker vi dig som vill stötta TCO:s Ordförande i en central och varierad roll under ett föräldravikariat på ett år, med start senast 1 oktober 2026 till och med 1 september 2027.

Om TCO

TCO är en partipolitiskt obunden centralorganisation som samlar 12 fackförbund med över 1,2 miljoner medlemmar. Som påverkansorganisation arbetar TCO för goda villkor i arbetslivet för landets tjänstemän. TCO:s uppgift är att, med utgångspunkt från medlemsförbundens medlemmar, vara en drivande kraft för att utveckla och påverka politik och debatt. På kansliet arbetar cirka 40 medarbetare.

Om rollen som ordförandeassistent- & koordinator 💜

Som assistent till TCO:s ordförande får du en central, ansvarsfull och varierande roll i en varm och välkomnande organisation. Du ger praktisk service för att underlätta vardagen primärt för ordförande men vidare även kansliet. Det innebär att du har ett helhetsansvar för kalender och ordförandes tid. Du blir en viktig kontaktyta gentemot organisationen och för externa kontakter samt gör avvägningar i vilka sammanhang TCO:s ordförande ska delta.

I din roll ingår även att assistera kanslichefen, ansvara för registraturen samt att vara ett administrativt och koordinerande stöd för hela kansliet. Du kommer att ha en viktig roll för internkommunikationen och i arbetet med att effektivisera och utveckla administrativa processer med nyfikenhet på hur moderna verktyg kan underlätta arbetet.

Du kommer att tillhöra staben där du tillsammans med chefen för staben, samhällspolitiska chefen, och presschefen ansvarar för det samlade ledningsstödet. Du rapporterar till stabschefen och har regelbundna avstämningar med ordförande och övriga inom ledningsstödet.

Dina primära arbetsuppgifter

• Ha ett helhetsansvar för kalender och planering av ordförandes tid

• Administrera ordförandes möten och säkerställa att relevant underlag är tillgängligt

• Mötesbokningar, reseplanering och resebeställningar

• Hantering av ordförandes inkommande e-post och övrig posthantering

• Administrativt ansvar för olika interna möten t.ex. styrelsemöten

• Internkommunikation – du är t.ex en av fem redaktörerna för intranätet

• Registrator, protokollföring

• Ansvara för att kansliets processer och administrativa rutiner för ledningsstöd är effektiva

• Sammankallande för nätverk av sekreterare inom TCO-förbunden

• Utmana arbetssätt med hjälp av bl.a. digitala verktyg och komma med förbättringsförslag vid behov

För den här tjänsten söker vi dig som 💜 Har några års erfarenhet av självständigt administrativt arbete där du haft en koordinerande roll och är van att stötta flera intressenter internt som externt. Du har naturligt en god känsla för service och trivs med att underlätta för andra. Du tar dig an dina arbetsuppgifter med entusiasm och stort engagemang samt bidrar till god stämning och sprider glädje och energi till dina kollegor. Du är prestigelös och tar mer än gärna tag i uppgifter eller projekt som ni ser behöver tas om hand. Du ger gärna förslag om du ser förbättringspotential för att effektivisera och underlätta den dagliga verksamheten.

Du har en god förmåga att balansera det långsiktiga arbetet med ärenden som dyker in ad hoc, och kan självständigt med viss stöttning prioritera dina arbetsuppgifter på ett strukturerat sätt.

Vi ser att du som söker den här tjänsten trivs med att vara på plats på kontoret, vara synlig och tillgänglig för dina kollegor. I den här rollen kommer det också finnas möjlighet att arbeta hemifrån men i vilken utsträckning styrs till framförallt utav verksamhetens och ledningens agenda.

För att lyckas och göra succé i den här rollen tror vi att du har följande erfarenheter och kvalifikationer:

Kvalifikationer:

• Några års erfarenhet av liknande uppdrag med kvalificerade administrativa arbetsuppgifter

• Mycket god kommunikativ förmåga

• Mycket god koordineringsförmåga

• Flytande svenska i tal och skrift samt grundkunskaper i engelska

• Goda kunskaper i Office-paketet (Outlook, Word, Teams)

Meriterande

• Det är meriterande att ha arbetat som självständigt administrativt stöd till chef på högsta nivå

• Det är meriterande att ha erfarenhet av effektiva administrativa processer med stöd av moderna IT-tekniska arbetsverktyg

• Det är meriterande att du har erfarenhet av arbete i liknande roll i en idéburen, politisk eller facklig verksamhet

• Det är meriterande med grundläggande kunskaper i OneNote och Microsoft Excel

Om tjänstens omfattning

Detta är ett konsultuppdrag där du blir anställd via oss på The Place. Tjänsten är på heltid (37,75h/v). Tillträde enligt överenskommelse, men senast 1 oktober 2026. Du kommer att utgå från kontoret på Linnégatan 14 i centrala Stockholm, med möjlighet att arbeta ett par dagar på distans per vecka. Förtroendetid mån-fre upplagd utifrån kontorstider.

TCO tillämpar kompetensbaserad rekrytering och erbjuder en arbetsplats som utmärks av strävan att vara fri från diskriminering.

Om du känner att du är den perfekta kandidaten för rollen – vänta inte, skicka in din ansökan redan idag! Vi ser fram emot att höra från dig!

The Place – Where happy work happens

Låter detta intressant och du fortfarande vill söka jobbet? Bra – du som lyckas knipa platsen blir dessutom en del av The Place! Som medarbetare hos The Place erbjuds du kompetensnätverk, mentorskap och trygga villkor. I The Place har du en Worklife Partner som är intresserad av att följa och utveckla ditt arbetsliv över tid.

Vi söker en administrativ assistent på 80 % till vårt kontor i Örebro. Tjänsten är förlagd på plats på kontoret, dagtid måndag–fredag.

I den här rollen blir du en viktig del av vår dagliga verksamhet och ansvarar för att skapa struktur, ge god service och säkerställa att administrativa processer fungerar smidigt.

I rollen kommer du bland annat att:

• Besvara och hantera inkommande mejl.

• Bemanna växeltelefonen och ta emot inkommande samtal.

• Fördela inkommande mejl och ärenden till rätt person.

• Samordna och formulera tydliga och professionella mejl till kunder, kontaktpersoner och samarbetspartners.

• Arbeta i vårt affärssystem med bland annat schemaläggning, orderhantering, felavhjälpning, krediteringar och fakturering.

• Boka mötesrum och hjälpa till med övriga administrativa uppgifter.

• Bidra till ordning, struktur och ett effektivt administrativt flöde i verksamheten.

Vi söker dig som är serviceinriktad, noggrann och har en god administrativ förmåga. Du tycker om att skapa struktur och har lätt för att prioritera när flera ärenden pågår samtidigt.

För att lyckas i rollen ser vi att du:

• Har mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska.

• Är skicklig på att skriva professionella och välformulerade mejl.

• Har ett helikopterperspektiv och kan snabbt skapa överblick över en gemensam mejlinkorg och prioritera inkommande ärenden.

• Är van att arbeta i olika digitala system och har god datorvana.

• Är lösningsorienterad, självgående och tar egna initiativ.

• Trivs med att samarbeta och ge service både internt och externt.

Erfarenhet av administrativt arbete, kundservice eller arbete i affärssystem är meriterande.

Hos oss får du en varierande roll där du blir en viktig del av verksamheten. Du kommer att arbeta tillsammans med engagerade kollegor i en miljö där service, samarbete och struktur står i fokus.

Om tjänsten

• Tjänst: Administrativ assistent

• Omfattning: 80 %

• Placering: Örebro

• Arbetstid: Dagtid, måndag–fredag

• Tillträde: Enligt överenskommelse

Välkommen med din ansökan – vi ser fram emot att höra från dig!

Nu söker vi på Wise Admin, för kunds räkning, en Bemanningskoordinator till ett internationellt företag med kontor i centrala Malmö.

Detta är ett konsultuppdrag med planerad start efter sommaren, i augusti enligt överenskommelse. Uppdraget löper under minst ett år med goda möjligheter till förlängning eller övertag hos kunden.

OM ROLLEN // MAKE IMPACT WHERE IT MATTERS

Som Bemanningskoordinator har du en central roll i verksamheten och ansvarar för att rätt kompetens finns på rätt plats, vid rätt tid. Du arbetar nära chefer och kollegor, planerar framåt och säkerställer en hållbar bemanning utifrån verksamhetens behov.

Rollen passar dig som trivs med att analysera, koordinera och skapa struktur i en föränderlig miljö. Du har många kontaktytor, arbetar proaktivt och är van vid att snabbt ställa om när förutsättningarna förändras.

I rollen kommer du bland annat att:

• Säkerställa att bemanningsplaneringen är aktuell och anpassad efter verksamhetens behov.

• Följa upp arbetsbelastning och resursfördelning för att skapa en hållbar bemanning.

• Identifiera framtida bemanningsbehov och planera utifrån tillgängliga resurser.

• Arbeta nära chefer och bidra med analyser, statistik och beslutsunderlag.

• Vara delaktig i att utveckla arbetssätt och processer inom bemanningsplaneringen.

DIN PROFIL // YOU BRING THE EDGE

Vi tror att du har erfarenhet från en koordinerande eller administrativ roll där planering, resursfördelning eller bemanning varit en naturlig del av arbetet. Du är analytisk, strukturerad och trivs med att ta eget ansvar samtidigt som du uppskattar nära samarbete med andra.

Du är van att arbeta i ett högt tempo, har lätt för att prioritera om när situationen kräver det och känner dig trygg i att fatta egna beslut.

För rollen ser vi gärna att du:

• Har erfarenhet av bemanning, planering eller annan resurskoordinering.

• Har god administrativ och analytisk förmåga.

• Är van att arbeta i olika system och har goda kunskaper i Excel.

• Kommunicerar obehindrat på både svenska och engelska, i tal och skrift.

OM ORGANISATIONEN // CULTURE WITH REAL CHARACTER

Du blir en del av en internationell organisation där samarbete, utveckling och engagemang står i fokus. Här erbjuds du en varierad roll med stort eget ansvar och möjlighet att påverka både arbetssätt och resultat.

OM WISE ADMIN

Wise Admin är specialister på rekrytering, konsultlösningar och rådgivning inom administration. Vi lyfter de som ofta tas för givet, för vi vet hur avgörande rätt administrativ kompetens är för att verksamheten ska fungera och växa. Vi matchar människor som skapar struktur, ordning och arbetsglädje, och ser till att de hamnar där de gör som mest nytta. På riktigt.

NÄR DU BLIR EN AV OSS

Som konsult hos Wise blir du en del av ett sammanhang där vi värdesätter både din trygghet och din utveckling. Vi erbjuder marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och kollektivavtal – för oss är inget viktigare än att du känner dig trygg i din anställning.

Från dag ett på ditt konsultuppdrag får du möjlighet att utvecklas, utmanas och påverka framtidens arbetsplatser – tillsammans med engagerade kollegor, och med oss som ständigt bollplank. Oavsett var du befinner dig i karriären ska rollen som konsult ge dig erfarenheter, kunskaper och inspiration inför nästa steg.

Välkommen till Wise – en värld full av möjligheter!

DIN ANSÖKAN // TALENT SPEAKS LOUDER

För att söka rollen klicka på ”Ansök nu”, samt bifoga CV. Notera att vi ej kan ta emot ansökningar via mail. I konsultvärlden går det ofta snabbt så tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum. Vänta därför inte med din ansökan.

Har du frågor om rollen är du välkommen att kontakta ansvarig konsultchef Emilie Runnegård, Emilie.Runnegard@wise.se eller Talent Acquisition Specialist Emma Rehn, emma.rehn@wise.se.

Matematiska institutionen bedriver grund- och forskarutbildning samt forskning i matematik, matematisk statistik och beräkningsmatematik vid Stockholms universitet. Med cirka 120 anställda är vi en av Stockholms universitets större institutioner. Administrationen består i dag av 14 medarbetare som jobbar med ekonomi, personal, IT, utbildning och lokal. Mer information om oss finns på: Matematiska institutionen

Arbetsuppgifter

Som studieadministratör har du en central och viktig roll inom institutionen då du har många kontakter och nära samarbete med studenter, lärare, studierektorer, ämnesansvariga, studievägledare och andra administratörer. Du kommer att arbeta i system som Ladok, NyA, Canvas, Inspera och epostverktyget.

Du förväntas att delta aktivt tillsammans med kollegorna i utveckling av institutionens arbetsformer, rutiner och processer samt medverka på interna och externa möten.

Arbetsuppgifterna och arbetstoppar varierar under kalenderåret. 

De huvudsakliga arbetsuppgifterna består av:

• Bemanning av studentexpedition, inklusive studentkontakt via mejl, telefon och studentexpeditionens öppettider.
• Administration av institutionens kurser på grund- och avancerad nivå och publicering av kursinformation och kursinlägg Administration i Ladok, inklusive registrering, omregistrering samt hantering av attestanter och rapportörer.
• Tentaadministration (t.ex. hantering av tentalydelser, tentaanmälan, återlämning och samordning), även administration av tentamen på annan ort.
• Administrativ hantering av kursvärderingar Informera presumtiva och befintliga studenter om utbildning, studier, behörigheter och val av kurser.
• Ge information, stöd och service även till lärare och andra interna och externa frågeställare gällande administrativa system och rutiner (t.ex. Ladok).

Andra administrativa arbetsuppgifter kan ingå i anställningen

Kvalifikationer

Vi söker dig som har relevant högskoleutbildning eller motsvarande som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. Du ska ha mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska och engelska i tal och skrift. Tidigare erfarenhet av studieadministration inom högre utbildning är meriterande.

Du är strukturerad, trivs med att förmedla information, lösa problem, leverera vid utsatta deadlines med god kvalitet, är intresserad av verksamhetsutveckling och tycker det är viktigt med ett professionellt bemötande. Du är en noggrann, serviceinriktad och ansvarstagande person inför ditt arbetsområde. Du har god datorvana och är en van användare av Officepaketet samt har lätt för att sätta dig in i nya datorsystem.

Vi kommer att lägga stor vikt vid de personliga egenskaperna, såsom mycket god samarbetsförmåga, förmåga att arbeta självständigt och ta egna initiativ.

Om anställningen

Anställningen avser heltid och är tidsbegränsad under 12 månader. Stockholms universitet tillämpar individuell lönesättning. Tillträde snarast eller enligt överenskommelse.

Vi erbjuder

Hos oss får du dynamiken i samspelet mellan högre utbildning och forskning som gör Stockholms universitet till en spännande och kreativ miljö. Du arbetar i en internationell miljö och får förmånliga villkor. Universitetet ligger beläget i Nationalstadsparken med goda förbindelser till city.

Stockholms universitet värnar om att vara en arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika rättigheter och möjligheter för alla.

Kontakt

Ytterligare information lämnas av administrativ chef, Neshat Lindberg, neshat@math.su.se.

Ansökan

Du söker anställningen via Stockholms universitets rekryteringssystem. Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.

Anvisningar för sökande finns på webbsidan: att söka en anställning.

Stockholms universitet bidrar till det hållbara demokratiska samhällets utveckling genom kunskap, upplysning och sanningssökande.

Öppen för alla Vi fokuserar på din kompetens, inte dina övriga förutsättningar. Vi är öppna för att anpassa rollen eller arbetsplatsen efter dina behov.

Vill du arbeta i en internationell miljö där du får kombinera struktur, koordinering och kommunikation? Trivs du i en roll där du är navet mellan försäljning, teknik och kunder? Då kan detta vara rätt möjlighet för dig!

Om tjänsten Som Projektassistent hos LUVE Sweden AB får du en central och koordinerande roll i kundprojektens genomförande. Du stöttar projektorganisationen genom att säkerställa att dokumentation, information och kommunikation fungerar smidigt genom hela projektets livscykel. Du arbetar nära försäljning, projektledning, engineering och externa kunder och bidrar till att projekten håller hög kvalitet, rätt tempo och god struktur. Rollen innebär en viktig kombination av administration, koordinering och samarbete, där du har många kontaktytor både internt och externt. Du blir en nyckelperson i att säkerställa att projektdata är korrekt, att möten och uppföljning fungerar effektivt och att relevant information finns tillgänglig för alla involverade parter.

Du kommer att arbeta med: • Hantera och uppdatera projekt- och orderdata samt dokumentation genom hela projektets livscykel • Koordinera och följa upp projektaktiviteter för att säkerställa framdrift och leverans • Planera och organisera projektmöten, kundbesök och uppföljningar • Förbereda mötesagendor, föra protokoll och säkerställa korrekt dokumentation och distribution av material • Strukturera och underhålla projektfiler, rapporter och kommunikationsloggar • Fungera som en länk mellan interna funktioner och externa kunder • Stötta projektteamet i daglig koordinering och informationsflöde • Följa upp kunder i definierade ärenden och säkerställa återkoppling i tid • Bidra i säljarbetet genom att stödja framtagning av offerter och material

Om dig För att trivas och lyckas i rollen ser vi att du är en strukturerad och noggrann person med god förmåga att planera och koordinera arbete. Du har en naturlig känsla för service och tycker om att arbeta i en roll med många kontaktytor. Du är kommunikativ, lösningsorienterad och har lätt för att samarbeta med olika funktioner. Du trivs i en dynamisk miljö där du får ta ansvar och bidra till att skapa struktur och framdrift i projekt. Tidigare erfarenhet från en koordinerande, administrativ eller projektstödjande roll är meriterande, men din inställning och förmåga att organisera och driva arbete framåt är viktigast. Du uttrycker dig väl i svenska och engelska i både tal och skrift.

Viktigt för tjänsten • Strukturerad och noggrann med god administrativ förmåga • Stark kommunikativ förmåga och samarbetsvilja • God planerings- och koordinationsförmåga • Serviceinriktad och lösningsorienterad • Förmåga att hantera flera parallella uppgifter • Självständig samtidigt som du trivs i team Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.

För din kännedom Anställningen är på LUVE, 100 % med placering i Asarum (Karlshamns kommun) Tjänsten är en visstidsanställning på ca 6 månader till att börja med och vi ser gärna tillträde snarast.

Om LUVE Sweden AB LUVE Sweden AB är ett helägt dotterbolag till LUVE Group och utvecklar, tillverkar och säljer innovativa luftvärmeväxlare under varumärket AIA LUVE. Bolaget har huvudkontor och fabrik i Asarum och verkar i en internationell miljö med stark tillväxt och tekniskt fokus.

LUVE Sweden AB erbjuder • Möjlighet till kompetensutveckling • En roll med stor internationell prägel • Friskvårdsbidrag • Flexibla arbetstider • Tillgång till företagshälsovård

Kontaktuppgifter Detta är en rekrytering som utförs av Adecco. Tjänsten annonseras under sommaren, men själva rekryteringsprocessen startar först i augusti. Du är varmt välkommen att skicka in din ansökan redan nu och vi återkopplar när processen är i gång efter sommarledigheten. Sista ansökningsdatum är dock 2026-08-09 Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryteringskonsult Carina Falck på carina.falck@adecco.se (Semester 9/7-9/8)

Varmt välkommen med din ansökan!

Studerar du ekonomi och är intresserad av att få en inblick i arbetet på en ekonomiavdelning? Vill du dessutom arbeta på en avdelning där du ges stora möjligheter till utveckling och möjlighet till att jobba extra under terminerna och sommarjobba? Då kan rollen som junior ekonomiassistent hos AWA vara din perfekta utmaning vid sidan av studierna. Ekonomiavdelningen på AWA erbjuder en omväxlande och utvecklande roll med stora möjligheter till personlig utveckling.

Om företaget

AWA är ett ledande konsultföretag inom IP (immaterialrätt) med kontor i både Europa och Asien. Våra kunder är innovationsintensiva företag – allt från uppstartsföretag till ägare av världens mest kända varumärken och patentportföljer. Hos oss arbetar patentingenjörer, jurister och paralegals med bred kompetens inom immaterialrättsstrategi och juridiska tjänster inom patent, varumärke och design.

AWA är ett anrikt företag och grundades 1897 i Sverige av Anders Wilhelm Andersson. Idag är vi ett globalt företag med mer än 400 medarbetare på våra 20+ kontor runt om i Sverige, Danmark, Norge, Belgien, Schweiz, Nederländerna, Kina och Hong Kong.

Om tjänsten

Som junior ekonomiassistent hos AWA arbetar du främst med kund- och leverantörsreskontra samt bokföring. Du är behjälplig med att hantera inkommande frågor från kunder, leverantörer och kollegor samt med övriga arbetsuppgifter som dyker upp på avdelningen.

Anställningsformen är en visstidsanställning på deltid (50% alternativt timmar enligt avtal) och utgår ifrån AWAs huvudkontor i centrala Malmö. Tillsättning är enligt överenskommelse, dock senast september 2026.

Vem är du?

Vi söker dig som är ekonomistudent och har erfarenhet av administrativt arbete. Har du dessutom kunskaper i bokföring, så är det meriterande. Vi ser att du har god dator- och systemvana samt är noggrann och strukturerad i ditt arbetssätt.

Du talar och skriver obehindrat på svenska och engelska, och har dessutom god förståelse för övriga skandinaviska språk

Som person är du nyfiken och du motiveras av ett ägandeskap för dina arbetsuppgifter samtidigt som du är en lagspelare. Du har förmågan att strukturera och prioritera rätt saker, både på ett individuellt plan, men också inom teamet.

Vill du veta mer?

För mer information om tjänsten är du välkommen att kontakta rekryterande chef Manfred Persson, 0762-63 21 89, manfred.persson@awa.com eller Ariana Hopen, 040-655 75 25, ariana.hopen@awa.com

Vi tillämpar löpande urval och du är välkommen med ditt CV och personliga brev snarast möjligt.

Vi ser fram emot din ansökan!

Är du en skicklig och ambitiös administratör med erfarenhet som chefsstöd? Vi söker dig som brinner för att skapa ordning och effektivitet i en dynamisk arbetsmiljö.

Nu söker vi dig som vill stötta TCO:s Ordförande i en central och varierad roll under ett föräldravikariat på ett år, med start senast 1 oktober 2026 till och med 1 september 2027.

Om TCO

TCO är en partipolitiskt obunden centralorganisation som samlar 12 fackförbund med över 1,2 miljoner medlemmar. Som påverkansorganisation arbetar TCO för goda villkor i arbetslivet för landets tjänstemän. TCO:s uppgift är att, med utgångspunkt från medlemsförbundens medlemmar, vara en drivande kraft för att utveckla och påverka politik och debatt. På kansliet arbetar cirka 40 medarbetare.

Om rollen som ordförandeassistent- & koordinator 💜

Som assistent till TCO:s ordförande får du en central, ansvarsfull och varierande roll i en varm och välkomnande organisation. Du ger praktisk service för att underlätta vardagen primärt för ordförande men vidare även kansliet. Det innebär att du har ett helhetsansvar för kalender och ordförandes tid. Du blir en viktig kontaktyta gentemot organisationen och för externa kontakter samt gör avvägningar i vilka sammanhang TCO:s ordförande ska delta.

I din roll ingår även att assistera kanslichefen, ansvara för registraturen samt att vara ett administrativt och koordinerande stöd för hela kansliet. Du kommer att ha en viktig roll för internkommunikationen och i arbetet med att effektivisera och utveckla administrativa processer med nyfikenhet på hur moderna verktyg kan underlätta arbetet.

Du kommer att tillhöra staben där du tillsammans med chefen för staben, samhällspolitiska chefen, och presschefen ansvarar för det samlade ledningsstödet. Du rapporterar till stabschefen och har regelbundna avstämningar med ordförande och övriga inom ledningsstödet.

Dina primära arbetsuppgifter

• Ha ett helhetsansvar för kalender och planering av ordförandes tid

• Administrera ordförandes möten och säkerställa att relevant underlag är tillgängligt

• Mötesbokningar, reseplanering och resebeställningar

• Hantering av ordförandes inkommande e-post och övrig posthantering

• Administrativt ansvar för olika interna möten t.ex. styrelsemöten

• Internkommunikation – du är t.ex en av fem redaktörerna för intranätet

• Registrator, protokollföring

• Ansvara för att kansliets processer och administrativa rutiner för ledningsstöd är effektiva

• Sammankallande för nätverk av sekreterare inom TCO-förbunden

• Utmana arbetssätt med hjälp av bl.a. digitala verktyg och komma med förbättringsförslag vid behov

För den här tjänsten söker vi dig som 💜 Har några års erfarenhet av självständigt administrativt arbete där du haft en koordinerande roll och är van att stötta flera intressenter internt som externt. Du har naturligt en god känsla för service och trivs med att underlätta för andra. Du tar dig an dina arbetsuppgifter med entusiasm och stort engagemang samt bidrar till god stämning och sprider glädje och energi till dina kollegor. Du är prestigelös och tar mer än gärna tag i uppgifter eller projekt som ni ser behöver tas om hand. Du ger gärna förslag om du ser förbättringspotential för att effektivisera och underlätta den dagliga verksamheten.

Du har en god förmåga att balansera det långsiktiga arbetet med ärenden som dyker in ad hoc, och kan självständigt med viss stöttning prioritera dina arbetsuppgifter på ett strukturerat sätt.

Vi ser att du som söker den här tjänsten trivs med att vara på plats på kontoret, vara synlig och tillgänglig för dina kollegor. I den här rollen kommer det också finnas möjlighet att arbeta hemifrån men i vilken utsträckning styrs till framförallt utav verksamhetens och ledningens agenda.

För att lyckas och göra succé i den här rollen tror vi att du har följande erfarenheter och kvalifikationer:

Kvalifikationer:

• Några års erfarenhet av liknande uppdrag med kvalificerade administrativa arbetsuppgifter

• Mycket god kommunikativ förmåga

• Mycket god koordineringsförmåga

• Flytande svenska i tal och skrift samt grundkunskaper i engelska

• Goda kunskaper i Office-paketet (Outlook, Word, Teams)

Meriterande

• Det är meriterande att ha arbetat som självständigt administrativt stöd till chef på högsta nivå

• Det är meriterande att ha erfarenhet av effektiva administrativa processer med stöd av moderna IT-tekniska arbetsverktyg

• Det är meriterande att du har erfarenhet av arbete i liknande roll i en idéburen, politisk eller facklig verksamhet

• Det är meriterande med grundläggande kunskaper i OneNote och Microsoft Excel

Om tjänstens omfattning

Detta är ett konsultuppdrag där du blir anställd via oss på The Place. Tjänsten är på heltid (37,75h/v). Tillträde enligt överenskommelse, men senast 1 oktober 2026. Du kommer att utgå från kontoret på Linnégatan 14 i centrala Stockholm, med möjlighet att arbeta ett par dagar på distans per vecka. Förtroendetid mån-fre upplagd utifrån kontorstider.

TCO tillämpar kompetensbaserad rekrytering och erbjuder en arbetsplats som utmärks av strävan att vara fri från diskriminering.

Om du känner att du är den perfekta kandidaten för rollen – vänta inte, skicka in din ansökan redan idag! Vi ser fram emot att höra från dig!

The Place – Where happy work happens

Låter detta intressant och du fortfarande vill söka jobbet? Bra – du som lyckas knipa platsen blir dessutom en del av The Place! Som medarbetare hos The Place erbjuds du kompetensnätverk, mentorskap och trygga villkor. I The Place har du en Worklife Partner som är intresserad av att följa och utveckla ditt arbetsliv över tid.

Vi söker en administrativ assistent på 80 % till vårt kontor i Örebro. Tjänsten är förlagd på plats på kontoret, dagtid måndag–fredag.

I den här rollen blir du en viktig del av vår dagliga verksamhet och ansvarar för att skapa struktur, ge god service och säkerställa att administrativa processer fungerar smidigt.

I rollen kommer du bland annat att:

• Besvara och hantera inkommande mejl.

• Bemanna växeltelefonen och ta emot inkommande samtal.

• Fördela inkommande mejl och ärenden till rätt person.

• Samordna och formulera tydliga och professionella mejl till kunder, kontaktpersoner och samarbetspartners.

• Arbeta i vårt affärssystem med bland annat schemaläggning, orderhantering, felavhjälpning, krediteringar och fakturering.

• Boka mötesrum och hjälpa till med övriga administrativa uppgifter.

• Bidra till ordning, struktur och ett effektivt administrativt flöde i verksamheten.

Vi söker dig som är serviceinriktad, noggrann och har en god administrativ förmåga. Du tycker om att skapa struktur och har lätt för att prioritera när flera ärenden pågår samtidigt.

För att lyckas i rollen ser vi att du:

• Har mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska.

• Är skicklig på att skriva professionella och välformulerade mejl.

• Har ett helikopterperspektiv och kan snabbt skapa överblick över en gemensam mejlinkorg och prioritera inkommande ärenden.

• Är van att arbeta i olika digitala system och har god datorvana.

• Är lösningsorienterad, självgående och tar egna initiativ.

• Trivs med att samarbeta och ge service både internt och externt.

Erfarenhet av administrativt arbete, kundservice eller arbete i affärssystem är meriterande.

Hos oss får du en varierande roll där du blir en viktig del av verksamheten. Du kommer att arbeta tillsammans med engagerade kollegor i en miljö där service, samarbete och struktur står i fokus.

Om tjänsten

• Tjänst: Administrativ assistent

• Omfattning: 80 %

• Placering: Örebro

• Arbetstid: Dagtid, måndag–fredag

• Tillträde: Enligt överenskommelse

Välkommen med din ansökan – vi ser fram emot att höra från dig!

Nu söker vi på Wise Admin, för kunds räkning, en Bemanningskoordinator till ett internationellt företag med kontor i centrala Malmö.

Detta är ett konsultuppdrag med planerad start efter sommaren, i augusti enligt överenskommelse. Uppdraget löper under minst ett år med goda möjligheter till förlängning eller övertag hos kunden.

OM ROLLEN // MAKE IMPACT WHERE IT MATTERS

Som Bemanningskoordinator har du en central roll i verksamheten och ansvarar för att rätt kompetens finns på rätt plats, vid rätt tid. Du arbetar nära chefer och kollegor, planerar framåt och säkerställer en hållbar bemanning utifrån verksamhetens behov.

Rollen passar dig som trivs med att analysera, koordinera och skapa struktur i en föränderlig miljö. Du har många kontaktytor, arbetar proaktivt och är van vid att snabbt ställa om när förutsättningarna förändras.

I rollen kommer du bland annat att:

• Säkerställa att bemanningsplaneringen är aktuell och anpassad efter verksamhetens behov.

• Följa upp arbetsbelastning och resursfördelning för att skapa en hållbar bemanning.

• Identifiera framtida bemanningsbehov och planera utifrån tillgängliga resurser.

• Arbeta nära chefer och bidra med analyser, statistik och beslutsunderlag.

• Vara delaktig i att utveckla arbetssätt och processer inom bemanningsplaneringen.

DIN PROFIL // YOU BRING THE EDGE

Vi tror att du har erfarenhet från en koordinerande eller administrativ roll där planering, resursfördelning eller bemanning varit en naturlig del av arbetet. Du är analytisk, strukturerad och trivs med att ta eget ansvar samtidigt som du uppskattar nära samarbete med andra.

Du är van att arbeta i ett högt tempo, har lätt för att prioritera om när situationen kräver det och känner dig trygg i att fatta egna beslut.

För rollen ser vi gärna att du:

• Har erfarenhet av bemanning, planering eller annan resurskoordinering.

• Har god administrativ och analytisk förmåga.

• Är van att arbeta i olika system och har goda kunskaper i Excel.

• Kommunicerar obehindrat på både svenska och engelska, i tal och skrift.

OM ORGANISATIONEN // CULTURE WITH REAL CHARACTER

Du blir en del av en internationell organisation där samarbete, utveckling och engagemang står i fokus. Här erbjuds du en varierad roll med stort eget ansvar och möjlighet att påverka både arbetssätt och resultat.

OM WISE ADMIN

Wise Admin är specialister på rekrytering, konsultlösningar och rådgivning inom administration. Vi lyfter de som ofta tas för givet, för vi vet hur avgörande rätt administrativ kompetens är för att verksamheten ska fungera och växa. Vi matchar människor som skapar struktur, ordning och arbetsglädje, och ser till att de hamnar där de gör som mest nytta. På riktigt.

NÄR DU BLIR EN AV OSS

Som konsult hos Wise blir du en del av ett sammanhang där vi värdesätter både din trygghet och din utveckling. Vi erbjuder marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och kollektivavtal – för oss är inget viktigare än att du känner dig trygg i din anställning.

Från dag ett på ditt konsultuppdrag får du möjlighet att utvecklas, utmanas och påverka framtidens arbetsplatser – tillsammans med engagerade kollegor, och med oss som ständigt bollplank. Oavsett var du befinner dig i karriären ska rollen som konsult ge dig erfarenheter, kunskaper och inspiration inför nästa steg.

Välkommen till Wise – en värld full av möjligheter!

DIN ANSÖKAN // TALENT SPEAKS LOUDER

För att söka rollen klicka på ”Ansök nu”, samt bifoga CV. Notera att vi ej kan ta emot ansökningar via mail. I konsultvärlden går det ofta snabbt så tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum. Vänta därför inte med din ansökan.

Har du frågor om rollen är du välkommen att kontakta ansvarig konsultchef Emilie Runnegård, Emilie.Runnegard@wise.se eller Talent Acquisition Specialist Emma Rehn, emma.rehn@wise.se.

Beskrivning

Fastighetsavdelningen ansvarar för kommunens fastigheter och arbetar för att skapa attraktiva, tillgängliga och hållbara lokaler. Vårt uppdrag är att vara långsiktiga fastighetsägare, bidra till stadens utveckling och skapa bra, attraktiva, tillgängliga och hållbara miljöer för karlstadsborna. Du är välkommen till en verksamhet som erbjuder stimulerande och omväxlande arbetsuppgifter med stora utmaningar och goda utvecklingsmöjligheter.

Du blir en del av enheten fastighetsprojekt där projektledare driver större om- och nybyggnadsprojekt från planeringsfas till färdig byggnad och överlämning till driften och förvaltare. I teamet finns även handläggare för bostadsanpassningsbidrag, vilket bidrar till en bred och varierad verksamhet med många kontaktytor.

Vi söker en projektadministratör som vill ha en central roll i våra bygg- och fastighetsprojekt. Hos oss är samspelet mellan projektledning och informationsförvaltning en förutsättning för kvalitet, struktur och framdrift – och du får en viktig roll i detta samarbete.

Arbetsuppgifter

Som projektadministratör är du ett administrativt nav i projekten och bidrar till struktur, kvalitet och framdrift genom hela processen. I rollen arbetar du nära projektledare och informationsförvaltare och stöttar både det operativa arbetet och utvecklingen av arbetssätt.

Dina arbetsuppgifter omfattar bland annat att:

• stötta projektledare i planering, uppföljning och genomförande av projekt. Som att föra minnesanteckningar, ta fram beslutsunderlag, rapporter och presentationer
• arbeta med projektens dokumentation och informationshantering samt struktur i projektrum och arkivering 
• hantera utlämnande av handlingar och säkerställa att riktlinjer för informationshantering följs 
• bistå med verksamhetsstöd, till exempel administrativa inköp, arbete i system exempelvis E-Avrop och ta fram underlag såsom informations- och presentationsmaterial
• bidra till utveckling av enhetens arbetssätt, processer och digitala verktyg 

Rollen innebär många kontaktytor och du fungerar som en länk mellan projektledning, informationsförvaltning och övriga funktioner. Du samverkar med projektledare, informationsförvaltare, handläggare inom bostadsanpassning samt andra interna och externa aktörer.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har erfarenhet av administrativt arbete och trivs i en roll där du får kombinera struktur, service och samarbete i en projektmiljö. Du har minst gymnasial utbildning och några års erfarenhet av administrativt arbete, gärna kopplat till projekt. Du har goda kunskaper i Microsoft 365 och uttrycker dig mycket väl i svenska, både i tal och skrift.

Det är meriterande om du har erfarenhet från bygg- eller fastighetsbranschen samt kunskap om dokumenthantering, arkivering eller informationsstruktur.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. För att lyckas i rollen är du strukturerad, noggrann och har ett naturligt sinne för ordning och reda. Du är serviceinriktad och har lätt för att samarbeta med olika typer av människor.

Vi söker särskilt dig som har driv och ett intresse för att utveckla arbetssätt och bidra till förbättringar i verksamheten. Du tar initiativ, ser möjligheter till utveckling och trivs i en roll där du får vara med och stärka och effektivisera processer och arbetssätt över tid. Du är kommunikativ, skapar goda relationer och har förmåga att driva ditt arbete framåt både självständigt och tillsammans med andra.

B-körkort är ett krav för tjänsten.

Vi erbjuder

Läs mer om våra förmåner och hur det är att jobba i Karlstads kommun på karlstad.se/jobbahososs

Information om lönenivåer hittar du här (välj "Se lönestatistik"). Den här rekryteringen rör AID-kod 152090.

Varmt välkommen med din ansökan!

När du söker jobb hos oss kommer du att få ange ditt CV samt svara på ett antal frågor där vi ber dig beskriva din kompetens inom efterfrågat område. Det innebär att du inte ska bifoga ett personligt brev som en del av din ansökan. 

Om Karlstads kommun

Teknik- och fastighets¬förvaltningen, med cirka 600 anställda, ansvarar för en trygg och vacker miljö, kommunens dricksvatten, gator, parker, lekplatser, skogsmark och intern service. Förvaltningen utvecklar också infrastruktur, kommunala fastigheter och har hand om kommunens naturområden.

Vill du vara med och skapa framtidens Karlstad? Hos oss i koncernen Karlstads kommun kan du göra skillnad på riktigt. Här är varje medarbetare en viktig del i helheten och tillsammans hjälps vi åt att förverkliga vår vision om "Ett bättre liv i Solstaden". Kom och väx med oss!

Övrig information

För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen och förenkla kommunikationen med våra sökande ber vi dig skicka in din ansökan via våra rekryteringssystemoch inte via e-post eller pappersformat. Vi undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.

Har du skyddade personuppgifter ska du inte registrera dina ansökningshandlingar i vårt rekryteringssystem och inte heller skicka in dem via e-post. Vänd dig istället till kommunens växel 054-540 00 00 för vidare hantering.