Konsulatassistent - Lediga jobb

Har du erfarenhet av administrativt arbete? Vill du arbeta i en verksamhet som bidrar till en bättre tillvaro för barn, ungdomar, äldre och personer med funktionsnedsättning? Tycker du om att ge intern och extern service, då har vi ett jobb åt dig på Arvsfondsavdelningen!

Arvsfondsdelegationen är en nämndmyndighet med uppgift att besluta om fördelning av projektmedel ur Allmänna arvsfonden. De projekt som finansieras ur fonden ska bidra till att förnya och utveckla verksamhet för barn, unga, äldre och personer med funktionsnedsättning. BRIS, Självmordslinjen och personlig assistans är exempel på verksamheter som startade som arvsfondsprojekt. Kammarkollegiet ansvarar för att vara Arvsfondsdelegationens kansli och utför administrativa och handläggande uppgifter åt Arvsfondsdelegationen. Kansliet består av administratörer, handläggare, jurister, controllers, verksamhetsutvecklare och kommunikatörer.

Arvsfondsavdelningen på Kammarkollegiet är uppdelad i fem enheter. Arvsenheten företräder Allmänna arvsfonden när den är arvinge eller testamentstagare. Projektenhet 1, 2, 3 samt Enheten för stöd och kontroll förbereder projektansökningar inför beslut av Arvsfondsdelegationen och bedriver ett kontinuerligt uppföljnings- och utvärderingsarbete. På enheten för stöd och kontroll är vi idag femton medarbetare och utökar nu antalet administratör med ytterligare en tjänst.

Vi kan erbjuda dig ett omväxlande och utvecklande arbete i en stimulerande miljö. Vi har stundtals ett högt tempo och många olika aktiviteter som pågår parallellt. Verksamheten präglas av stor respekt för var pengarna kommer ifrån, viljan att pengarna i Allmänna arvsfonden ska användas till bra saker och att vi ska ha god kontroll av fondmedlens användning. Vi känner stolthet över vår verksamhet, omtanke om varandra och alla har möjlighet att vara delaktig i verksamhetens utveckling. Du blir en viktig medarbetare i vår strävan att effektivisera det dagliga arbetet genom förbättrat stöd av IT och genom högre grad av digitalisering.

Arbetsbeskrivning 

I tjänsten ingår bland annat hantering av inkommande mejl och post, diarieföring, samt att ta emot ansökningar av fondens medel. Du kommer bl.a. att hantera avdelningens info-brevlåda som till stor del består av handlingsutlämnanden och frågor från allmänheten. Viktig del i tjänsten är att granska sökande organisationers behörighetshandlingar, såsom stadgar och protokoll. Arbetet innebär mycket kontakter och samarbeten med övriga kollegor på kansliet. Du kommer att administrera beslutsunderlagen till Arvsfondsdelegationen inför sammanträden och expediera beslut efter sammanträdena. I tjänsten ingår även att administrera konferenser och diverse olika bokningar, föra minnesanteckningar vid möten, genom att till exempel vara behjälplig med beställningar, bokningar samt inköp för dessa tillfällen.

Kansliet består totalt av 50 medarbetare. Det administrativa teamet, som består av fyra medarbetare, är navet i det dagliga arbetet och en mycket viktig funktion på kansliet. Vi eftersträvar en effektiv arbetsfördelning mellan våra administratörer, vilket innebär att du ingår i ett arbetslag där kollegorna är backup för varandra och hjälps åt.

Är du vår nya kollega? 

Vi söker dig som har:

• en fullgjord gymnasieutbildning eller motsvarande likvärdig utbildning.
• god förmåga att uttrycka dig väl på svenska, både i tal och i skrift.
• aktuell erfarenhet av att arbeta med diarieföring och ärendehantering av ärenden i offentlig verksamhet.
• flerårig och relevant erfarenhet av att arbeta som administratör inom myndighet eller annan offentlig verksamhet.
• hög digital mognad och goda kunskaper i Officepaketet (främst Outlook, Word och Excel)

Det är meriterande om du har erfarenhet av att: 

• arbeta som administratör i en stöttande roll.
• hantera bokningar och utskick samt bidra med stöd före och under konferenser/webbinarier.
• vara delaktig i en förenings styrelsearbete.

Personliga egenskaper 

Vi söker dig som arbetar effektivt, välstrukturerat och kan se helheten i detaljerna. Som person är du serviceinriktad, noggrann och lösningsfokuserad.

Du kommunicerar på ett tydligt och enkelt sätt och bemöter såväl kollegor som allmänheten professionellt och med god service. Det är en förutsättning att du trivs med att jobba både självständigt och som en del av ett arbetslag med administratörer. Du tycker om att ge god intern och extern service såväl som att arbeta med löpande administrativ ärendehantering

Vi lägger mycket stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Kammarkollegiet eftersträvar mångfald och värdesätter de kvaliteter den tillför verksamheten. Vi sätter kompetensen i fokus och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsidentitet och könsuttryck, etnisk och social tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsförmåga, sexuell läggning och ålder.

Mer information 

Tillsvidareanställning som inleds med sex månaders provanställning.

Tjänsten är placerad i Stockholm. Vi sitter i fina, aktivitetsbaserade lokaler i Gamla stan i centrala Stockholm, men arbetar även på distans i den mån verksamheten tillåter det.

Tillträde snarast (enligt överenskommelse).

Ansökan

I denna rekrytering vill vi inte att du bifogar ett personligt brev, för att kunna göra en rättvis och likvärdig bedömning av dig som sökande använder vi oss i stället av urvalsfrågor. Vi ber dig därför att svara på frågorna så utförligt som möjligt så att vi kan avgöra hur väl du matchar den efterfrågade kompetensen. Bifoga även ditt CV.

Välkommen med din ansökan senast den 10 september 2026.

Kontaktpersoner

Karin Strömdahl, Enhetschef, 08-700 07 69

Mia Andric Rysén, HR-specialist, mailto:mia.andric.rysen@kammarkollegiet.se

Karin Edstrand, SACO-S, mailto:karin.edstrand@kammarkollegiet.se

Lisa Ericson, ST, mailto:lisa.ericson@arvsfonden.se

Övrigt 

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför vänligen men bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.

Kammarkollegiet är en statlig myndighet under Finansdepartementet. Vi är omkring 370 medarbetare som arbetar med uppdrag inom juridik, administration, ekonomi, försäkring och kapitalförvaltning. Vår breda verksamhet riktar sig till andra myndigheter men också till privatpersoner, företag, föreningar och stiftelser. Vi har kontor i Stockholm, Karlstad och Härnösand och sedan år 1539 har vi haft en central roll i den svenska statsförvaltningen.

Är du en strukturerad och självgående person som trivs i en central roll med många kontaktytor? Har du erfarenhet av kvalificerad administration och tycker om att ligga steget före? Då kan detta vara uppdraget för dig!

Poolia söker nu en Ledningskoordinator för ett konsultuppdrag hos ett väl etablerat bolag inom byggsektorn. Du får en central roll i organisationen och blir en viktig del av det administrativa navet, med nära kontakt med koncernledning, VD och styrelser.

Detta är ett konsultuppdrag på heltid via Poolia hos vår kund i Uppsala. Uppdraget är ett vikariat med anledning av en föräldraledighet och planeras att starta omkring oktober 2026. Kunden räknar med att uppdraget kommer att pågå under hela 2027, med möjlighet till förlängning om föräldraledigheten förlängs.

Som Ledningskoordinator fungerar du som spindeln i nätet och ser till att många viktiga delar av organisationens arbete fungerar smidigt. Tyngdpunkten ligger på styrelsearbete, där du ansvarar för att planera, koordinera och administrera styrelsemöten för flera bolag. Du behöver trivas med att hålla ihop flera parallella processer, ligga steget före och säkerställa att rätt personer får rätt information i rätt tid.

• Planera och koordinera styrelsemöten för flera bolag

• Förbereda agendor och styrelsehandlingar samt säkerställa att underlag finns på plats i tid

• Delta vid möten och skriva protokoll

• Administrera signering och dokumentation

• Koordinera möten och administration för koncernledningen

• Vara administrativt stöd till VD och koncernchef

• Koordinera konferenser, strategidagar och interna aktiviteter

• Hantera vissa avtal, leverantörskontakter och övrig administration

• Ta fram företagsinformation och göra enklare analyser och omvärldsbevakning

Vi tror att du har några års erfarenhet av en kvalificerad administrativ eller koordinerande roll. Du kan exempelvis ha arbetat som ledningskoordinator, VD-assistent, management assistant, styrelsekoordinator eller i en annan roll där du haft ansvar för att hålla ihop administration och flera kontaktytor. Det viktigaste att du är självgående, strukturerad och kan se vad som behöver göras även när instruktionerna inte alltid är helt tydliga, samtidigt som du har gott omdöme och förstår när du behöver stämma av.

Erfarenhet från byggbranschen är inget krav - här värdesätts framför allt din administrativa och koordinerande kompetens. Rollen är bred och arbetsuppgifterna kan variera utifrån verksamhetens behov, du behöver därför vara lyhörd och trivas med att hjälpa till där det behövs.

Du har goda kunskaper i Office 365 och mycket god svenska i tal och skrift. Erfarenhet av exempelvis Oneflow, Medius eller Boardeaser är meriterande. B-körkort och tillgång till egen bil krävs.

Arbetstiden är i huvudsak 07.00–16.00 och utgångspunkten är arbete på plats på kontoret i Uppsala. Det finns möjlighet till arbete hemifrån vid enstaka tillfällen och resor till andra kontor kan förekomma.

För rätt person kan det även finnas möjlighet till fortsatt anställning hos kunden efter uppdragets slut, beroende på verksamhetens behov.

Låter det som nästa steg för dig? Välkommen med din ansökan! Urval och intervjuer sker löpande.

📍 Placering: Dala-Järna 🕒 Omfattning: 75% 📄 Anställningsform: Projektanställning t.o.m. 31 aug 2027. 🚀 Start: Snarast

Är du strukturerad, noggrann och trivs med att skapa ordning i komplex information? Se hit!

Nic Sweden Group söker nu en Kvalitetsadministratör som vill bli en viktig del av vårt team. Rollen passar dig som tycker om administration, dokumentation och kvalitetssäkring, samtidigt som du uppskattar kontakt med både kollegor, kunder och leverantörer.

Hos oss får du en varierad roll där du arbetar med produktinformation, kvalitetsärenden, reklamationer och kundservice. Du blir en viktig länk mellan flera delar av verksamheten och bidrar till att våra processer fungerar smidigt och effektivt.

Vi erbjuder en arbetsplats med korta beslutsvägar, högt engagemang och en varm företagskultur där vi hjälper varandra att lyckas.

Om rollen

Som Kvalitetsadministratör arbetar du med administration och kvalitetssäkring av produkt- och leverantörsinformation. Du ansvarar för att information är korrekt, uppdaterad och tillgänglig samt stöttar verksamheten i olika kvalitetsrelaterade frågor.

Exempel på arbetsuppgifter

Produktinformation och PIM-system

• Registrera, kontrollera och uppdatera produktdata, specifikationer och dokumentation.

• Arbeta i företagets PIM-system och successivt bygga upp djup kunskap om systemets struktur och arbetssätt.

• Säkerställa hög kvalitet på produktinformation genom löpande systemvård och uppföljning.

• Samordna och följa upp information från leverantörer.

Kvalitetsärenden

• Hantera inkommande kvalitetsärenden via e-post.

• Registrera, fördela och följa upp ärenden internt och externt.

• Samla in dokumentation och information från leverantörer.

Avvikelser och reklamationer

• Registrera och administrera avvikelser och reklamationer.

• Följa upp öppna ärenden och säkerställa att återkoppling och dokumentation kommer in enligt rutin.

• Delta i avvikelsemöten vid behov.

Kundservice och administration

• Besvara inkommande samtal och e-post.

• Hantera enklare kundförfrågningar.

• Registrera kundorder i affärssystemet.

• Arbeta med fakturering och kreditering.

• Stötta både Quality- och Sales-teamet i administrativa frågor.

Vem är du?

Vi tror att du är en person som uppskattar struktur, ordning och kvalitet. Du trivs när du får ta ansvar för detaljer samtidigt som du ser helheten och bidrar till att arbetet flyter på smidigt.

Vi söker dig som:

• Har god administrativ förmåga och gärna tidigare erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter.

• Är van att arbeta i olika IT-system och har lätt för att lära dig nya arbetssätt.

• Har mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

• Arbetar metodiskt, strukturerat och noggrant.

• Är ansvarstagande, självgående och kvalitetsmedveten.

• Har god förmåga att planera och prioritera ditt arbete.

• Trivs med att samarbeta och bygga goda relationer.

• Är serviceinriktad och kommunikativ.

• Vågar ta egna initiativ samtidigt som du ber om hjälp när det behövs.

Meriterande

• Erfarenhet av PIM-system eller arbete med masterdata.

• Erfarenhet av affärssystem och dokumenthantering.

• Erfarenhet av kvalitetsarbete, reklamationshantering eller leverantörskontakter.

• Erfarenhet från livsmedelsbranschen.

• Erfarenhet av kundservice eller kundtjänst.

Om Nic Sweden Group

Nic Sweden Group är Nordens ledande expert på glass och fun food-koncept. Vi arbetar B2B med kompletta lösningar inom glass, slush, bubble tea, gelato, popcorn och mycket mer. Våra rötter finns i det entreprenörsdrivna familjeföretaget, och idag är vi en del av Orkla Food Ingredients.

Hos oss är företagskulturen varm, inkluderande och jordnära. Vi tror på engagemang, samarbete och att ha roligt på jobbet även när tempot är högt. Här får du möjlighet att utvecklas tillsammans med kunniga kollegor i en växande organisation.

Ansökan

Urval och intervjuer sker löpande, så vänta inte med att söka.

Välkommen till Nic Sweden Group – där kvalitet, service och glassglädje möts varje dag! 🍦

Är du en strukturerad och självgående person som trivs i en central roll med många kontaktytor? Har du erfarenhet av kvalificerad administration och tycker om att ligga steget före? Då kan detta vara uppdraget för dig!

Poolia söker nu en Ledningskoordinator för ett konsultuppdrag hos ett väl etablerat bolag inom byggsektorn. Du får en central roll i organisationen och blir en viktig del av det administrativa navet, med nära kontakt med koncernledning, VD och styrelser.

Detta är ett konsultuppdrag på heltid via Poolia hos vår kund i Uppsala. Uppdraget är ett vikariat med anledning av en föräldraledighet och planeras att starta omkring oktober 2026. Kunden räknar med att uppdraget kommer att pågå under hela 2027, med möjlighet till förlängning om föräldraledigheten förlängs.

Som Ledningskoordinator fungerar du som spindeln i nätet och ser till att många viktiga delar av organisationens arbete fungerar smidigt. Tyngdpunkten ligger på styrelsearbete, där du ansvarar för att planera, koordinera och administrera styrelsemöten för flera bolag. Du behöver trivas med att hålla ihop flera parallella processer, ligga steget före och säkerställa att rätt personer får rätt information i rätt tid.

• Planera och koordinera styrelsemöten för flera bolag

• Förbereda agendor och styrelsehandlingar samt säkerställa att underlag finns på plats i tid

• Delta vid möten och skriva protokoll

• Administrera signering och dokumentation

• Koordinera möten och administration för koncernledningen

• Vara administrativt stöd till VD och koncernchef

• Koordinera konferenser, strategidagar och interna aktiviteter

• Hantera vissa avtal, leverantörskontakter och övrig administration

• Ta fram företagsinformation och göra enklare analyser och omvärldsbevakning

Vi tror att du har några års erfarenhet av en kvalificerad administrativ eller koordinerande roll. Du kan exempelvis ha arbetat som ledningskoordinator, VD-assistent, management assistant, styrelsekoordinator eller i en annan roll där du haft ansvar för att hålla ihop administration och flera kontaktytor. Det viktigaste att du är självgående, strukturerad och kan se vad som behöver göras även när instruktionerna inte alltid är helt tydliga, samtidigt som du har gott omdöme och förstår när du behöver stämma av.

Erfarenhet från byggbranschen är inget krav - här värdesätts framför allt din administrativa och koordinerande kompetens. Rollen är bred och arbetsuppgifterna kan variera utifrån verksamhetens behov, du behöver därför vara lyhörd och trivas med att hjälpa till där det behövs.

Du har goda kunskaper i Office 365 och mycket god svenska i tal och skrift. Erfarenhet av exempelvis Oneflow, Medius eller Boardeaser är meriterande. B-körkort och tillgång till egen bil krävs.

Arbetstiden är i huvudsak 07.00–16.00 och utgångspunkten är arbete på plats på kontoret i Uppsala. Det finns möjlighet till arbete hemifrån vid enstaka tillfällen och resor till andra kontor kan förekomma.

För rätt person kan det även finnas möjlighet till fortsatt anställning hos kunden efter uppdragets slut, beroende på verksamhetens behov.

Låter det som nästa steg för dig? Välkommen med din ansökan! Urval och intervjuer sker löpande.

📍 Placering: Dala-Järna 🕒 Omfattning: 75% 📄 Anställningsform: Projektanställning t.o.m. 31 aug 2027. 🚀 Start: Snarast

Är du strukturerad, noggrann och trivs med att skapa ordning i komplex information? Se hit!

Nic Sweden Group söker nu en Kvalitetsadministratör som vill bli en viktig del av vårt team. Rollen passar dig som tycker om administration, dokumentation och kvalitetssäkring, samtidigt som du uppskattar kontakt med både kollegor, kunder och leverantörer.

Hos oss får du en varierad roll där du arbetar med produktinformation, kvalitetsärenden, reklamationer och kundservice. Du blir en viktig länk mellan flera delar av verksamheten och bidrar till att våra processer fungerar smidigt och effektivt.

Vi erbjuder en arbetsplats med korta beslutsvägar, högt engagemang och en varm företagskultur där vi hjälper varandra att lyckas.

Om rollen

Som Kvalitetsadministratör arbetar du med administration och kvalitetssäkring av produkt- och leverantörsinformation. Du ansvarar för att information är korrekt, uppdaterad och tillgänglig samt stöttar verksamheten i olika kvalitetsrelaterade frågor.

Exempel på arbetsuppgifter

Produktinformation och PIM-system

• Registrera, kontrollera och uppdatera produktdata, specifikationer och dokumentation.

• Arbeta i företagets PIM-system och successivt bygga upp djup kunskap om systemets struktur och arbetssätt.

• Säkerställa hög kvalitet på produktinformation genom löpande systemvård och uppföljning.

• Samordna och följa upp information från leverantörer.

Kvalitetsärenden

• Hantera inkommande kvalitetsärenden via e-post.

• Registrera, fördela och följa upp ärenden internt och externt.

• Samla in dokumentation och information från leverantörer.

Avvikelser och reklamationer

• Registrera och administrera avvikelser och reklamationer.

• Följa upp öppna ärenden och säkerställa att återkoppling och dokumentation kommer in enligt rutin.

• Delta i avvikelsemöten vid behov.

Kundservice och administration

• Besvara inkommande samtal och e-post.

• Hantera enklare kundförfrågningar.

• Registrera kundorder i affärssystemet.

• Arbeta med fakturering och kreditering.

• Stötta både Quality- och Sales-teamet i administrativa frågor.

Vem är du?

Vi tror att du är en person som uppskattar struktur, ordning och kvalitet. Du trivs när du får ta ansvar för detaljer samtidigt som du ser helheten och bidrar till att arbetet flyter på smidigt.

Vi söker dig som:

• Har god administrativ förmåga och gärna tidigare erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter.

• Är van att arbeta i olika IT-system och har lätt för att lära dig nya arbetssätt.

• Har mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

• Arbetar metodiskt, strukturerat och noggrant.

• Är ansvarstagande, självgående och kvalitetsmedveten.

• Har god förmåga att planera och prioritera ditt arbete.

• Trivs med att samarbeta och bygga goda relationer.

• Är serviceinriktad och kommunikativ.

• Vågar ta egna initiativ samtidigt som du ber om hjälp när det behövs.

Meriterande

• Erfarenhet av PIM-system eller arbete med masterdata.

• Erfarenhet av affärssystem och dokumenthantering.

• Erfarenhet av kvalitetsarbete, reklamationshantering eller leverantörskontakter.

• Erfarenhet från livsmedelsbranschen.

• Erfarenhet av kundservice eller kundtjänst.

Om Nic Sweden Group

Nic Sweden Group är Nordens ledande expert på glass och fun food-koncept. Vi arbetar B2B med kompletta lösningar inom glass, slush, bubble tea, gelato, popcorn och mycket mer. Våra rötter finns i det entreprenörsdrivna familjeföretaget, och idag är vi en del av Orkla Food Ingredients.

Hos oss är företagskulturen varm, inkluderande och jordnära. Vi tror på engagemang, samarbete och att ha roligt på jobbet även när tempot är högt. Här får du möjlighet att utvecklas tillsammans med kunniga kollegor i en växande organisation.

Ansökan

Urval och intervjuer sker löpande, så vänta inte med att söka.

Välkommen till Nic Sweden Group – där kvalitet, service och glassglädje möts varje dag! 🍦

Är du en strukturerad och självgående person som trivs i en central roll med många kontaktytor? Har du erfarenhet av kvalificerad administration och tycker om att ligga steget före? Då kan detta vara uppdraget för dig!

Poolia söker nu en Ledningskoordinator för ett konsultuppdrag hos ett väl etablerat bolag inom byggsektorn. Du får en central roll i organisationen och blir en viktig del av det administrativa navet, med nära kontakt med koncernledning, VD och styrelser.

Detta är ett konsultuppdrag på heltid via Poolia hos vår kund i Uppsala. Uppdraget är ett vikariat med anledning av en föräldraledighet och planeras att starta omkring oktober 2026. Kunden räknar med att uppdraget kommer att pågå under hela 2027, med möjlighet till förlängning om föräldraledigheten förlängs.

Som Ledningskoordinator fungerar du som spindeln i nätet och ser till att många viktiga delar av organisationens arbete fungerar smidigt. Tyngdpunkten ligger på styrelsearbete, där du ansvarar för att planera, koordinera och administrera styrelsemöten för flera bolag. Du behöver trivas med att hålla ihop flera parallella processer, ligga steget före och säkerställa att rätt personer får rätt information i rätt tid.

• Planera och koordinera styrelsemöten för flera bolag

• Förbereda agendor och styrelsehandlingar samt säkerställa att underlag finns på plats i tid

• Delta vid möten och skriva protokoll

• Administrera signering och dokumentation

• Koordinera möten och administration för koncernledningen

• Vara administrativt stöd till VD och koncernchef

• Koordinera konferenser, strategidagar och interna aktiviteter

• Hantera vissa avtal, leverantörskontakter och övrig administration

• Ta fram företagsinformation och göra enklare analyser och omvärldsbevakning

Vi tror att du har några års erfarenhet av en kvalificerad administrativ eller koordinerande roll. Du kan exempelvis ha arbetat som ledningskoordinator, VD-assistent, management assistant, styrelsekoordinator eller i en annan roll där du haft ansvar för att hålla ihop administration och flera kontaktytor. Det viktigaste att du är självgående, strukturerad och kan se vad som behöver göras även när instruktionerna inte alltid är helt tydliga, samtidigt som du har gott omdöme och förstår när du behöver stämma av.

Erfarenhet från byggbranschen är inget krav - här värdesätts framför allt din administrativa och koordinerande kompetens. Rollen är bred och arbetsuppgifterna kan variera utifrån verksamhetens behov, du behöver därför vara lyhörd och trivas med att hjälpa till där det behövs.

Du har goda kunskaper i Office 365 och mycket god svenska i tal och skrift. Erfarenhet av exempelvis Oneflow, Medius eller Boardeaser är meriterande. B-körkort och tillgång till egen bil krävs.

Arbetstiden är i huvudsak 07.00–16.00 och utgångspunkten är arbete på plats på kontoret i Uppsala. Det finns möjlighet till arbete hemifrån vid enstaka tillfällen och resor till andra kontor kan förekomma.

För rätt person kan det även finnas möjlighet till fortsatt anställning hos kunden efter uppdragets slut, beroende på verksamhetens behov.

Låter det som nästa steg för dig? Välkommen med din ansökan! Urval och intervjuer sker löpande.

📍 Placering: Dala-Järna 🕒 Omfattning: 75% 📄 Anställningsform: Projektanställning t.o.m. 31 aug 2027. 🚀 Start: Snarast

Är du strukturerad, noggrann och trivs med att skapa ordning i komplex information? Se hit!

Nic Sweden Group söker nu en Kvalitetsadministratör som vill bli en viktig del av vårt team. Rollen passar dig som tycker om administration, dokumentation och kvalitetssäkring, samtidigt som du uppskattar kontakt med både kollegor, kunder och leverantörer.

Hos oss får du en varierad roll där du arbetar med produktinformation, kvalitetsärenden, reklamationer och kundservice. Du blir en viktig länk mellan flera delar av verksamheten och bidrar till att våra processer fungerar smidigt och effektivt.

Vi erbjuder en arbetsplats med korta beslutsvägar, högt engagemang och en varm företagskultur där vi hjälper varandra att lyckas.

Om rollen

Som Kvalitetsadministratör arbetar du med administration och kvalitetssäkring av produkt- och leverantörsinformation. Du ansvarar för att information är korrekt, uppdaterad och tillgänglig samt stöttar verksamheten i olika kvalitetsrelaterade frågor.

Exempel på arbetsuppgifter

Produktinformation och PIM-system

• Registrera, kontrollera och uppdatera produktdata, specifikationer och dokumentation.

• Arbeta i företagets PIM-system och successivt bygga upp djup kunskap om systemets struktur och arbetssätt.

• Säkerställa hög kvalitet på produktinformation genom löpande systemvård och uppföljning.

• Samordna och följa upp information från leverantörer.

Kvalitetsärenden

• Hantera inkommande kvalitetsärenden via e-post.

• Registrera, fördela och följa upp ärenden internt och externt.

• Samla in dokumentation och information från leverantörer.

Avvikelser och reklamationer

• Registrera och administrera avvikelser och reklamationer.

• Följa upp öppna ärenden och säkerställa att återkoppling och dokumentation kommer in enligt rutin.

• Delta i avvikelsemöten vid behov.

Kundservice och administration

• Besvara inkommande samtal och e-post.

• Hantera enklare kundförfrågningar.

• Registrera kundorder i affärssystemet.

• Arbeta med fakturering och kreditering.

• Stötta både Quality- och Sales-teamet i administrativa frågor.

Vem är du?

Vi tror att du är en person som uppskattar struktur, ordning och kvalitet. Du trivs när du får ta ansvar för detaljer samtidigt som du ser helheten och bidrar till att arbetet flyter på smidigt.

Vi söker dig som:

• Har god administrativ förmåga och gärna tidigare erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter.

• Är van att arbeta i olika IT-system och har lätt för att lära dig nya arbetssätt.

• Har mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

• Arbetar metodiskt, strukturerat och noggrant.

• Är ansvarstagande, självgående och kvalitetsmedveten.

• Har god förmåga att planera och prioritera ditt arbete.

• Trivs med att samarbeta och bygga goda relationer.

• Är serviceinriktad och kommunikativ.

• Vågar ta egna initiativ samtidigt som du ber om hjälp när det behövs.

Meriterande

• Erfarenhet av PIM-system eller arbete med masterdata.

• Erfarenhet av affärssystem och dokumenthantering.

• Erfarenhet av kvalitetsarbete, reklamationshantering eller leverantörskontakter.

• Erfarenhet från livsmedelsbranschen.

• Erfarenhet av kundservice eller kundtjänst.

Om Nic Sweden Group

Nic Sweden Group är Nordens ledande expert på glass och fun food-koncept. Vi arbetar B2B med kompletta lösningar inom glass, slush, bubble tea, gelato, popcorn och mycket mer. Våra rötter finns i det entreprenörsdrivna familjeföretaget, och idag är vi en del av Orkla Food Ingredients.

Hos oss är företagskulturen varm, inkluderande och jordnära. Vi tror på engagemang, samarbete och att ha roligt på jobbet även när tempot är högt. Här får du möjlighet att utvecklas tillsammans med kunniga kollegor i en växande organisation.

Ansökan

Urval och intervjuer sker löpande, så vänta inte med att söka.

Välkommen till Nic Sweden Group – där kvalitet, service och glassglädje möts varje dag! 🍦

Är du en strukturerad och självgående person som trivs i en central roll med många kontaktytor? Har du erfarenhet av kvalificerad administration och tycker om att ligga steget före? Då kan detta vara uppdraget för dig!

Poolia söker nu en Ledningskoordinator för ett konsultuppdrag hos ett väl etablerat bolag inom byggsektorn. Du får en central roll i organisationen och blir en viktig del av det administrativa navet, med nära kontakt med koncernledning, VD och styrelser.

Detta är ett konsultuppdrag på heltid via Poolia hos vår kund i Uppsala. Uppdraget är ett vikariat med anledning av en föräldraledighet och planeras att starta omkring oktober 2026. Kunden räknar med att uppdraget kommer att pågå under hela 2027, med möjlighet till förlängning om föräldraledigheten förlängs.

Som Ledningskoordinator fungerar du som spindeln i nätet och ser till att många viktiga delar av organisationens arbete fungerar smidigt. Tyngdpunkten ligger på styrelsearbete, där du ansvarar för att planera, koordinera och administrera styrelsemöten för flera bolag. Du behöver trivas med att hålla ihop flera parallella processer, ligga steget före och säkerställa att rätt personer får rätt information i rätt tid.

• Planera och koordinera styrelsemöten för flera bolag

• Förbereda agendor och styrelsehandlingar samt säkerställa att underlag finns på plats i tid

• Delta vid möten och skriva protokoll

• Administrera signering och dokumentation

• Koordinera möten och administration för koncernledningen

• Vara administrativt stöd till VD och koncernchef

• Koordinera konferenser, strategidagar och interna aktiviteter

• Hantera vissa avtal, leverantörskontakter och övrig administration

• Ta fram företagsinformation och göra enklare analyser och omvärldsbevakning

Vi tror att du har några års erfarenhet av en kvalificerad administrativ eller koordinerande roll. Du kan exempelvis ha arbetat som ledningskoordinator, VD-assistent, management assistant, styrelsekoordinator eller i en annan roll där du haft ansvar för att hålla ihop administration och flera kontaktytor. Det viktigaste att du är självgående, strukturerad och kan se vad som behöver göras även när instruktionerna inte alltid är helt tydliga, samtidigt som du har gott omdöme och förstår när du behöver stämma av.

Erfarenhet från byggbranschen är inget krav - här värdesätts framför allt din administrativa och koordinerande kompetens. Rollen är bred och arbetsuppgifterna kan variera utifrån verksamhetens behov, du behöver därför vara lyhörd och trivas med att hjälpa till där det behövs.

Du har goda kunskaper i Office 365 och mycket god svenska i tal och skrift. Erfarenhet av exempelvis Oneflow, Medius eller Boardeaser är meriterande. B-körkort och tillgång till egen bil krävs.

Arbetstiden är i huvudsak 07.00–16.00 och utgångspunkten är arbete på plats på kontoret i Uppsala. Det finns möjlighet till arbete hemifrån vid enstaka tillfällen och resor till andra kontor kan förekomma.

För rätt person kan det även finnas möjlighet till fortsatt anställning hos kunden efter uppdragets slut, beroende på verksamhetens behov.

Låter det som nästa steg för dig? Välkommen med din ansökan! Urval och intervjuer sker löpande.

📍 Placering: Dala-Järna 🕒 Omfattning: 75% 📄 Anställningsform: Projektanställning t.o.m. 31 aug 2027. 🚀 Start: Snarast

Är du strukturerad, noggrann och trivs med att skapa ordning i komplex information? Se hit!

Nic Sweden Group söker nu en Kvalitetsadministratör som vill bli en viktig del av vårt team. Rollen passar dig som tycker om administration, dokumentation och kvalitetssäkring, samtidigt som du uppskattar kontakt med både kollegor, kunder och leverantörer.

Hos oss får du en varierad roll där du arbetar med produktinformation, kvalitetsärenden, reklamationer och kundservice. Du blir en viktig länk mellan flera delar av verksamheten och bidrar till att våra processer fungerar smidigt och effektivt.

Vi erbjuder en arbetsplats med korta beslutsvägar, högt engagemang och en varm företagskultur där vi hjälper varandra att lyckas.

Om rollen

Som Kvalitetsadministratör arbetar du med administration och kvalitetssäkring av produkt- och leverantörsinformation. Du ansvarar för att information är korrekt, uppdaterad och tillgänglig samt stöttar verksamheten i olika kvalitetsrelaterade frågor.

Exempel på arbetsuppgifter

Produktinformation och PIM-system

• Registrera, kontrollera och uppdatera produktdata, specifikationer och dokumentation.

• Arbeta i företagets PIM-system och successivt bygga upp djup kunskap om systemets struktur och arbetssätt.

• Säkerställa hög kvalitet på produktinformation genom löpande systemvård och uppföljning.

• Samordna och följa upp information från leverantörer.

Kvalitetsärenden

• Hantera inkommande kvalitetsärenden via e-post.

• Registrera, fördela och följa upp ärenden internt och externt.

• Samla in dokumentation och information från leverantörer.

Avvikelser och reklamationer

• Registrera och administrera avvikelser och reklamationer.

• Följa upp öppna ärenden och säkerställa att återkoppling och dokumentation kommer in enligt rutin.

• Delta i avvikelsemöten vid behov.

Kundservice och administration

• Besvara inkommande samtal och e-post.

• Hantera enklare kundförfrågningar.

• Registrera kundorder i affärssystemet.

• Arbeta med fakturering och kreditering.

• Stötta både Quality- och Sales-teamet i administrativa frågor.

Vem är du?

Vi tror att du är en person som uppskattar struktur, ordning och kvalitet. Du trivs när du får ta ansvar för detaljer samtidigt som du ser helheten och bidrar till att arbetet flyter på smidigt.

Vi söker dig som:

• Har god administrativ förmåga och gärna tidigare erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter.

• Är van att arbeta i olika IT-system och har lätt för att lära dig nya arbetssätt.

• Har mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

• Arbetar metodiskt, strukturerat och noggrant.

• Är ansvarstagande, självgående och kvalitetsmedveten.

• Har god förmåga att planera och prioritera ditt arbete.

• Trivs med att samarbeta och bygga goda relationer.

• Är serviceinriktad och kommunikativ.

• Vågar ta egna initiativ samtidigt som du ber om hjälp när det behövs.

Meriterande

• Erfarenhet av PIM-system eller arbete med masterdata.

• Erfarenhet av affärssystem och dokumenthantering.

• Erfarenhet av kvalitetsarbete, reklamationshantering eller leverantörskontakter.

• Erfarenhet från livsmedelsbranschen.

• Erfarenhet av kundservice eller kundtjänst.

Om Nic Sweden Group

Nic Sweden Group är Nordens ledande expert på glass och fun food-koncept. Vi arbetar B2B med kompletta lösningar inom glass, slush, bubble tea, gelato, popcorn och mycket mer. Våra rötter finns i det entreprenörsdrivna familjeföretaget, och idag är vi en del av Orkla Food Ingredients.

Hos oss är företagskulturen varm, inkluderande och jordnära. Vi tror på engagemang, samarbete och att ha roligt på jobbet även när tempot är högt. Här får du möjlighet att utvecklas tillsammans med kunniga kollegor i en växande organisation.

Ansökan

Urval och intervjuer sker löpande, så vänta inte med att söka.

Välkommen till Nic Sweden Group – där kvalitet, service och glassglädje möts varje dag! 🍦

Är du en strukturerad och självgående person som trivs i en central roll med många kontaktytor? Har du erfarenhet av kvalificerad administration och tycker om att ligga steget före? Då kan detta vara uppdraget för dig!

Poolia söker nu en Ledningskoordinator för ett konsultuppdrag hos ett väl etablerat bolag inom byggsektorn. Du får en central roll i organisationen och blir en viktig del av det administrativa navet, med nära kontakt med koncernledning, VD och styrelser.

Detta är ett konsultuppdrag på heltid via Poolia hos vår kund i Uppsala. Uppdraget är ett vikariat med anledning av en föräldraledighet och planeras att starta omkring oktober 2026. Kunden räknar med att uppdraget kommer att pågå under hela 2027, med möjlighet till förlängning om föräldraledigheten förlängs.

Som Ledningskoordinator fungerar du som spindeln i nätet och ser till att många viktiga delar av organisationens arbete fungerar smidigt. Tyngdpunkten ligger på styrelsearbete, där du ansvarar för att planera, koordinera och administrera styrelsemöten för flera bolag. Du behöver trivas med att hålla ihop flera parallella processer, ligga steget före och säkerställa att rätt personer får rätt information i rätt tid.

• Planera och koordinera styrelsemöten för flera bolag

• Förbereda agendor och styrelsehandlingar samt säkerställa att underlag finns på plats i tid

• Delta vid möten och skriva protokoll

• Administrera signering och dokumentation

• Koordinera möten och administration för koncernledningen

• Vara administrativt stöd till VD och koncernchef

• Koordinera konferenser, strategidagar och interna aktiviteter

• Hantera vissa avtal, leverantörskontakter och övrig administration

• Ta fram företagsinformation och göra enklare analyser och omvärldsbevakning

Vi tror att du har några års erfarenhet av en kvalificerad administrativ eller koordinerande roll. Du kan exempelvis ha arbetat som ledningskoordinator, VD-assistent, management assistant, styrelsekoordinator eller i en annan roll där du haft ansvar för att hålla ihop administration och flera kontaktytor. Det viktigaste att du är självgående, strukturerad och kan se vad som behöver göras även när instruktionerna inte alltid är helt tydliga, samtidigt som du har gott omdöme och förstår när du behöver stämma av.

Erfarenhet från byggbranschen är inget krav - här värdesätts framför allt din administrativa och koordinerande kompetens. Rollen är bred och arbetsuppgifterna kan variera utifrån verksamhetens behov, du behöver därför vara lyhörd och trivas med att hjälpa till där det behövs.

Du har goda kunskaper i Office 365 och mycket god svenska i tal och skrift. Erfarenhet av exempelvis Oneflow, Medius eller Boardeaser är meriterande. B-körkort och tillgång till egen bil krävs.

Arbetstiden är i huvudsak 07.00–16.00 och utgångspunkten är arbete på plats på kontoret i Uppsala. Det finns möjlighet till arbete hemifrån vid enstaka tillfällen och resor till andra kontor kan förekomma.

För rätt person kan det även finnas möjlighet till fortsatt anställning hos kunden efter uppdragets slut, beroende på verksamhetens behov.

Låter det som nästa steg för dig? Välkommen med din ansökan! Urval och intervjuer sker löpande.