Chefsassistent - Lediga jobb

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Utbildningsförvaltningen i Stockholms stad är Sveriges största förvaltning med cirka 16 000 anställda. Förvaltningen ansvarar bland annat för drift och utveckling av kommunens drygt 140 grundskolor och omkring 30 gymnasieskolor.

Nu söker vi en erfaren administratör till gymnasieavdelningens stab!

Välkommen till oss

Gymnasieavdelningens uppdrag är att, med utgångspunkt i skollag och läroplaner, förverkliga utbildningsnämndens mål och visioner. Avdelningen ska också stödja och skapa förutsättningar för stadens kommunala gymnasieskolor och anpassade gymnasieskolor att kunna fullfölja sina uppdrag.  

I denna roll kommer du att tillhöra gymnasieavdelningens stab. Vår uppgift är att stödja gymnasiedirektören och gymnasiecheferna i uppdraget att leda och styra gymnasieskolornas verksamhet. Vi tar fram underlag för beslut och förslag till framtidsinriktade åtgärder i syfte att höja kvaliteten i verksamheten och arbeta för ökad måluppfyllelse för eleverna.

Vi erbjuder dig

Vi erbjuder dig

• möjlighet att arbeta för en av Sveriges största arbetsgivare
• trivsamma lokaler i centrala Stockholm, nära stadshuset
• ett utvecklande och lärorikt arbete med kompetenta kollegor
• semesterväxling, friskvård och klämdagar möjlighet att växla mellan distans- och kontorsarbete
• läs mer om våra förmåner här.  

En hälsning från din framtida chef

Jag heter Catharina Sackemark Larsson och det är jag som är din blivande chef. Som chef är jag engagerad, tydlig och närvarande. Jag har stort förtroende för mina medarbetare och vill att enheten ska vara en plats där vi hjälps åt att nå våra gemensamma mål. För mig är det viktigt att du som medarbetare har möjlighet att utvecklas och lära nytt i ditt uppdrag.

Din roll

Som administratör har du en central roll i att säkerställa ändamålsenliga administrativa processer samt erbjuda kvalificerat stöd och service till chefer, medarbetare och externa kontakter. Du bidrar aktivt till att enheten och förvaltningen når uppsatta mål. Rollen innebär såväl självständigt arbete som nära samverkan med flera funktioner inom utbildningsförvaltningen.

Dina arbetsuppgifter kommer bland annat vara

• diarieföring och dokumenthantering enligt gällande lagstiftning
• administrera möten med kallelser, dagordningar, protokoll och lokalbokning
• stöd i personaladministration, till exempel introduktion av nyanställda
• frånvarorapportering, behörighetsadministration och stöd i system som Agresso och Lisa
• ekonomiadministration som fakturahantering, beställningar, kontering och uppföljning
• samordna intern information och uppdatering av digitala kanaler som intranät, Teams och dokumentbibliotek
• stöd i ärendehantering
• planera inför utbildningar, interna workshoppar och andra aktiviteter
• administrativt stöd till ledningsgruppen och medarbetare. 

Din kompetens och erfarenhet

Vi ser att du har

• eftergymnasial utbildning inom administration, service, kommunikation eller motsvarande utbildning som vi bedömer likvärdigt och relevant, eller arbetslivserfarenhet som vi bedömer likvärdig och relevant
• flerårig erfarenhet av administrativt arbete i offentlig verksamhet
• erfarenhet av att arbeta med ärendehantering, diarieföring, dokumentstyrning och protokollskrivning
• goda kunskaper i Microsoft Office-paketet
• god systemvana och snabb inlärningsförmåga i nya IT-system
• mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska. 

Vi ser det som meriterande om du har

• erfarenhet av liknande arbete inom Stockholms stad
• erfarenhet av administration inom utbildningsverksamhet
• erfarenhet av lednings- eller chefsstöd.

Vi söker dig som är en strukturerad och noggrann administratör med förmåga att skapa ordning och effektivitet i ditt arbete. Du har ett öga för detaljer och säkerställer att uppgifter utförs korrekt och med hög kvalitet, även när tempot är högt.

Du är serviceinriktad och trivs i en roll där du har många kontaktytor. Med ett positivt och lösningsorienterat förhållningssätt bidrar du till ett gott samarbete med både kollegor och externa kontakter. Du har lätt för att kommuniceraoch anpassar dig efter olika situationer och behov.

Vidare agerar du professionellt i alla sammanhang och representerar verksamheten på ett förtroendeingivande sätt. Du tar ansvar för dina arbetsuppgifter, är pålitlig och bidrar till en stabil och välfungerande administration.

Övrigt

Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV.

I den här rekryteringen kommer tester att användas i samband med urval.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.

Välkommen med din ansökan!

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Tänk på att aldrig ladda upp registerutdrag från Polisen (Dataskyddsförordningen, GDPR) i samband med din ansökan.

För att arbeta på våra skolor krävs att du uppvisar giltigt utdrag ur polisens belastningsregister och misstankeregister innan erbjudande av anställning.

Inom Utbildningsförvaltningen tillämpar vi individuell lönesättning reglerat av HÖK och Allmänna Bestämmelser (AB).

Vill du vara med och bygga framtidens bageri?

Nu söker vi en Projektadministratör som vill vara med i utvecklingen och etableringen av vårt nya bageri i Landskrona. Här får du möjlighet att arbeta i ett av Sveriges mest spännande industriprojekt, präglat av hög teknisk komplexitet, stora investeringar och ett tydligt fokus på innovation och effektiv produktion.

Vi erbjuder en unik resa inom svensk livsmedelsproduktion med första bröden redo i slutet av 2029. Det blir inte bara ett bageri - det blir en långsiktig satsning mot framtiden där du får vara med på resan. 

På Pågen är du med där det händer! Vi arbetar huvudsakligen tillsammans på kontoret eftersom det underlättar samarbete i vår händelserika vardag där alla har en viktig roll.

Om rollen

I rollen som projektadministratör kommer du att arbeta nära projektledare och övriga projektmedlemmar med fokus på administration, dokumenthantering och koordinering av projektinformation. Du blir en nyckelperson som säkerställer att dokument, data och informationsflöden hanteras korrekt och effektivt genom projektets olika faser.

Vi erbjuder en varierad vardag där du får möjlighet att utvecklas, ta egna initiativ och bidra till projektets framgång. För att trivas i rollen tror vi att du är prestigelös, har en stark laganda och uppskattar att växla mellan olika typer av uppgifter beroende på verksamhetens behov.

Arbetsuppgifter

Som Projektadministratör kommer du bland annat att:

• Ansvara för dokument- och informationshantering inom projektet
• Vara ett stöd till projektledare och projektorganisationen
• Följa upp dokument- och informationsleveranser
• Samordna anläggningsdata och registreringsinformation
• Stödja rapportering, koordinering och projektuppföljning
• Säkerställa struktur och kvalitet i dokumentation och informationsflöden
• Vara en nyckelanvändare i projektets systemmiljö och stötta användare i frågor kring arbetssätt, information och systemanvändning.

Vem är du?

För att lyckas i rollen är du en person som trivs med att arbeta i system, skapa struktur och ordning. Du är initiativtagande, serviceinriktad och prestigelös, med en vilja att hjälpa till där det behövs. Du har god samarbetsförmåga och känner dig trygg i kontakten med olika personer och funktioner inom projektorganisationen.

Vi ser att du har: 

• Erfarenhet av administrativt arbete eller projektadministration
• Mycket god system- och datorvana samt erfarenhet av att arbeta i olika digitala system och databaser. Du har goda kunskaper i Microsoft Office-paketet och känner dig trygg i att snabbt sätta dig in i nya verktyg och arbetssätt.
• Förmåga att arbeta strukturerat, noggrant och metodiskt med dokumentation och uppföljning
• Goda kunskaper i svenska och engelska, i såväl tal som skrift
• B-körkort

Följande erfarenheter och kunskaper är meriterande:

• Utbildning inom administration, ekonomi, teknik eller liknande
• Erfarenhet av dokumenthanteringssystem som ACC, Forma, SharePoint eller liknande
• Erfarenhet av projektadministration inom bygg-, industri- eller teknikprojekt
• Grundläggande förståelse för ritningar, dokumentnummer och revisionshantering
• Kunskap om kvalitetsstyrning eller strukturerad dokumenthantering
• Erfarenhet av koordinering mellan flera intressenter
• Erfarenhet av uppföljning, rapportering och administration i projektmiljö
• Bakgrund inom bygg-, teknik- eller fastighetsbranschen

Personliga egenskaper

För att trivas och lyckas i rollen är du:

• Strukturerad och noggrann
• Driven och självgående
• Serviceminded och samarbetsorienterad
• Flexibel och prestigelös
• Kommunikativ i både tal och skrift

Vi söker dig som har några års relevant arbetslivserfarenhet och som fortfarande befinner dig i ett tidigt skede av din karriär. Du vill ta nästa steg i en roll där du kan bidra från dag ett, samtidigt som du får möjlighet att utvecklas och växa i takt med verksamhetens behov.

Sök tjänsten

Vi arbetar med löpande urval och ser fram emot din ansökan så snart som möjligt, dock senast den 4 oktober 2026.

Varmt välkommen med din ansökan! 

Vi har kraften från över 50 000 studenter och medarbetare. Studenter som ger framtidshopp. Medarbetare som varje dag bidrar till att Linköpings universitet tar sig an samtidens utmaningar. Vår värdegrund vilar på trovärdighet, tillit och trygghet. Genom att vara modiga, tänka fritt och göra nytt skapar vi tillsammans, med stora och små handlingar, en bättre framtid. Välkommen att söka jobb hos oss!

Vi söker nu en studentmedhjälpare till Samverkansenheten. Det här är en möjlighet för dig som är student att få inblick i hur universitetet samverkar med näringsliv, offentlig sektor och andra organisationer.

Om jobbet

Som studentmedhjälpare vid Samverkansenheten får du stödja det dagliga arbetet med kontakter, aktiviteter och uppgifter kopplade till Linköpings universitets samarbeten med omvärlden. Rollen ger dig en bred inblick i hur universitetet arbetar tillsammans med aktörer inom exempelvis näringsliv, offentlig sektor och andra organisationer.

Arbetsuppgifterna varierar utifrån verksamhetens behov, men kan till exempel omfatta:

• stöd vid kommunikationsinsatser och evenemang
• mindre utredningar inom frågor som rör universitetets externa samarbeten
• stöd i hanteringen av förfrågningar från forskare, studenter och externa organisationer
• administrativt stöd kopplat till pågående projekt, aktiviteter och partnerskap

Arbetet innebär många kontakter med människor i olika roller, både inom och utanför universitetet. Du blir en del av en enhet där relationen mellan akademi och samhälle står i centrum och där du får bidra i varierande uppgifter nära verksamheten.

Om dig

Vi söker dig som tycker om att samverka med andra och trivs i mötet med forskare, andra studenter och externa organisationer. Då arbetet innebär både kontakt med olika målgrupper och stöd i varierande uppgifter behöver du vara strukturerad, noggrann och kunna ta ansvar för att driva mindre uppgifter framåt. Du fungerar också väl i team och bidrar till ett positivt samarbete i det dagliga arbetet.

Vi vill att du:

• har läst minst 60 hp vid Linköpings universitet innan du söker anställningen
• är registrerad student vid LiU under anställningsperioden
• behärskar svenska obehindrat i tal och skrift

Det är meriterande om du har:

• goda kunskaper i engelska
• tidigare erfarenhet av kommunikation, utredningsarbete eller samverkansfrågor

Vi välkomnar sökande från alla program och fakulteter, liksom dig som läser fristående kurser.

Din arbetsplats

Samverkansenheten arbetar med strategisk partnerskapsutveckling, innovationsstöd, EU-samverkan och sektorsövergripande samarbeten. Bland enhetens samarbetspartners finns exempelvis Siemens Energy, Saab, SMHI, Ericsson och Region Östergötland.

Hos oss får du vara nära verksamheten och se hur universitetets kontakter med det omgivande samhället fungerar i praktiken.

Om anställningen

Anställningen är en timanställning vid behov under perioden 1 oktober 2026–30 september 2027. Anställningen motsvarar ungefär 10 procent av heltid, med möjlighet till anpassning utifrån verksamhetens behov och dina individuella förutsättningar, till exempel studietryck.

Lön och förmåner

Timlön enligt avtal för studentmedhjälpare vid LiU.

Läs mer om förmåner för anställda https://liu.se/jobba-pa-liu/formaner.

Fackliga kontaktpersoner

Information om fackliga kontaktpersoner, se https://liu.se/jobba-pa-liu/hjalp-for-sokande.

Ansökan

Välkommen att skicka in din ansökan med CV och ansökningsbrev senast den 28 september 2026. Du söker denna anställning genom att klicka på knappen "Ansök" här nedan. Ansökan som inkommer efter sista ansökningsdag kommer inte att beaktas.

Intervjuer kan ske löpande under ansökningsperioden.

Vi välkomnar sökande med olika bakgrund, erfarenheter och perspektiv, det berikar och utvecklar vår verksamhet. För oss är det självklart att värna om allas lika värde, rättigheter och möjligheter. Läs om vårt arbete med https://liu.se/artikel/lika-villkor/.

Välkommen med din ansökan!

Linköpings universitet har upphandlade avtal och undanber oss direktkontakt från bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.

Vill du ha en nyckelroll i en verksamhet som gör skillnad varje dag?

Vi söker dig som har minst 2 års erfarenhet av bemanning och schemaläggning som trivs med att skapa struktur, planera framåt och hitta lösningar när vardagen förändras. Som bemanningsadministratör hos Aleris Basal hemsjukvård blir du en viktig del av teamet som ser till att rätt kompetens finns på rätt plats – så att våra patienter får den vård de behöver, när de behöver den.

Hos oss får du arbeta i en verksamhet där samarbete, engagemang och ansvar står i centrum. Du blir en del av ett sammansvetsat administrativt team med stort eget ansvar, nära samarbete och möjlighet att påverka arbetssätt och utveckling.

Vi utgår från vårt kontor i Alvik Strand.

Aleris Basal hemsjukvård ger vård till patienter i Stockholms län under kvällar, nätter och helger, när vårdcentraler och husläkarmottagningar har stängt. Verksamheten är en del av Aleris Närsjukvård, där även ASIH, specialiserad palliativ vård, Rehab Station och Uppsala Närakut ingår.

Varje dag arbetar vi för att skapa en trygg och tillgänglig vård för våra patienter. För att lyckas behöver vi engagerade medarbetare som vill vara med och bidra bakom kulisserna – där planering och bemanning gör verklig skillnad.

Som bemanningsadministratör är du navet i den dagliga bemanningsplaneringen. Du arbetar nära enhetschef, koordinatorer och patientsäkerhetssjuksköterskor för att säkerställa att verksamheten har rätt bemanning och att våra medarbetare får goda förutsättningar att utföra sitt arbete.

Dina arbetsuppgifter omfattar bland annat att:

• Hantera sjuk- och friskanmälningar • Ansvara för schemaläggning i Medvind • Arbeta med attestering av tidrapporter för kliniska medarbetare • Planera semester och ledigheter tillsammans med enhetschef • Bidra till utveckling och förbättring av rutiner och processer inom bemanning och planering • Vara delaktig i introduktion av nya medarbetare

Det här är en roll för dig som gillar att ha många kontaktytor, ta ansvar och skapa struktur i en verksamhet där ingen dag är den andra lik.

Som medarbetare på Aleris får du tillgång till en rad olika förmåner som stödjer dig både i arbetsliv och privat. Vi strävar efter att skapa de bästa möjliga förutsättningarna för dig att trivas och utvecklas. Läs mer om våra förmåner här.

Anställningsform: Tillsvidareanställning, som inleds med 6 månaders provanställning Omfattning: Heltid, måndag till fredag 8-17 Tillträde: Enligt överenskommelse Lön: Individuell lönesättning Kollektivavtal finns

Urval sker löpande vilket innebär att tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag, så vänta inte med att skicka in din ansökan.

I denna rekrytering ingår digital referenstagning och bakgrundskontroll som en del av vårt arbete för en trygg och ansvarsfull verksamhet.

Välkommen med din ansökan!

Är du en strukturerad och serviceinriktad person som trivs med varierande arbetsuppgifter? Nu söker Lernia, för rekrytering till kund i centrala Karlshamn, en administrativ koordinator på 70 %.

I rollen blir du en viktig del av verksamheten och arbetar med både administration och praktiska uppgifter kopplade till order, leveranser och materialhantering. Du får en bred roll där du bidrar till att skapa struktur och säkerställa att det dagliga arbetet flyter på smidigt.

Arbetsuppgifter

• Administrera offerter, order och beställningar

• Hantera ordererkännanden och leverantörskontakter

• Ta emot inkommande samtal och förfrågningar

• Ankomstregistrera varor och hantera leveranser

• Förbereda material och produkter inför kommande uppdrag

• Säkerställa att material och order är kompletta inför vidare hantering

• Stödja verksamheten med administrativa och praktiska uppgifter vid behov

Vi söker dig som

• Har erfarenhet av administration, orderhantering, kundservice eller liknande arbete

• Har god datorvana och lätt för att lära dig nya system

• Är strukturerad, noggrann och självgående

• Trivs med att växla mellan administrativa och praktiska uppgifter

• Är prestigelös, lösningsorienterad och har god samarbetsförmåga

• Har förmågan att se helheten och prioritera när arbetsbelastningen varierar

För den här tjänsten värdesätter vi personliga egenskaper, initiativförmåga och administrativ skicklighet högre än branscherfarenhet.

Om tjänsten

• Direktrekrytering till kund

• Omfattning: 70 %

• Arbetstid: Måndag–fredag

• Placering: Karlshamn

• Start enligt överenskommelse

Låter det som nästa steg för dig? Välkommen med din ansökan!

Vill du arbeta i en dynamisk miljö där du får en nyckelroll i stora industriprojekt? Trivs du med att organisera, analysera och samordna information? Då är rollen som projektassistent hos ABAB rätt för dig! Här får du arbeta i ett engagerat team där din insats gör skillnad – varje dag.

Information om tjänsten

ABAB Sverige AB är Sveriges största ställningsföretag och en ledande aktör inom bygg- och industriprojekt. Med fokus på säkerhet, innovation och kundanpassade lösningar strävar bolaget efter att ligga i framkant av branschen. Nu ska teamet i Boden utökas med en projektassistent, här blir du en viktig del av omfattande industriprojekt.

Rekryteringsprocessen sker genom Professionals Nord och du anställs direkt hos ABAB. Deras önskemål är att alla frågor kring tjänsten går till matilda.lindfors@pn.se (mailto:matilda.lindfors@pn.se)

Arbetsuppgifter

I rollen som projektassistent arbetar du med att hantera och strukturera projektinformation för att säkerställa en effektiv administration. Ditt ansvar inkluderar:

• Hantering och analys av data i Excel och affärssystem
• Skapande av listor, rapporter och projektuppföljningar
• Administrativt stöd i projektorganisationen
• Kommunikation och informationssamordning inom projektet

Du blir en nyckelperson i att säkerställa att informationen är korrekt och lättillgänglig för alla inblandade parter. Du arbetar efter bekväma kontorstider 07-16 alternativt 08-17 med möjlighet till visst distansarbete. 

Vi söker dig som

För att trivas i rollen ser vi att du har:

• Erfarenhet av arbete i en projektorganisation 
• Goda kunskaper i Excel och affärssystem
• Förmåga att arbeta strukturerat och hantera flera uppgifter samtidigt
• Ett noggrant och lösningsorienterat arbetssätt
• God kommunikationsförmåga och en positiv inställning
• Flytande svenska och engelska i tal och skrift

Hos ABAB får du möjlighet att arbeta i en inkluderande arbetsmiljö med spännande och utvecklande projekt. Låter det som något för dig? Ansök redan idag! 

START: Enligt överenskommelse 

OMFATTNING: Heltid

STAD: Boden

URVAL: Sker löpande

KONTAKT: Matilda Lindfors / matilda.lindfors@pn.se (mailto:matilda.lindfors@pn.se)

#ABAB #Projektassistent #Projektadministration #Administration 

Sök tjänsten nedan genom att fylla i din information samt bifoga dokument. Logga gärna vidare in på "Mina sidor" efter att du bekräftat ditt konto, här kan du skapa din kandidatprofil vilket utökar din chans till drömjobbet! Vi går igenom urvalet löpande och kan därför ha gått vidare med kandidater innan annonsen stängs ner. Vi tar tyvärr inte emot ansökningar via mail men har du frågor kring tjänsten är du välkommen att kontakta oss på matilda.lindfors@pn.se (mailto:matilda.lindfors@pn.se)

Dina arbetsuppgifter kommer i huvudsak att bestå av:

• Kundkontakt via mejl, telefon och även över disk.
• Mottagning och inskrivning av hittegods i vårt system.
• Lokalisera och eftersöka ägare till det hittegods vi får in.
• Matcha inkomna förfrågningar med registrerade föremål.
• Kontakta ägare när föremål identifieras.
• Administrera uppgifter i register och system.
• Säkerställa att rutiner och riktlinjer följs.

Kvalifikationer/Krav:

• Ha genomgått grund- och gymnasieskola.
• Uttrycka dig väl i svenska och engelska i tal och skrift.
• Vara noggrann, punktlig och flexibel.
• Administrativ erfarenhet.
• Kunskaper i växeltelefoni är meriterande.

Personliga egenskaper:

• Du ska vara social och trivas med kundkontakt.
• Du ska ha ett genuint intresse för helhetslösningen kring service.
• Du ska känna det utvecklande att få lösa dagliga problem på egen hand.
• Du ska vara strukturerad och planerande.
• Du har förmågan att lyssna, kommunicera och förstå kundens behov.

Anställningsform och arbetstider:

Tjänsten är en timanställning där man har ett pass på 4h varannan lördag, ojämn vecka.

Om du är flexibel och söker fler timmar går tjänsten att kombinera med annan frånvaro på hittegods, men även på vårt dagstäd.

Har du frågor kontakta Johanna Idensjö på johanna.idensjo@sodexo.com.

Din ansökan vill vi ha senast den 2026-09-20.

Ansökan kan endast göras via vår hemsida.

Observera att alla medarbetare i Sodexo behöver genomföra en identitetsvalidering innan anställning

Som administratör arbetar du nära projektverksamheten och stöttar i både löpande och mer projektorienterade administrativa uppgifter. Du hjälper till att skapa struktur, samordna aktiviteter och säkerställa att projektets administrativa rutiner fungerar på ett smidigt och effektivt sätt.

Dina arbetsuppgifter kommer bland annat att innebära att:

• Hantera projektadministrativa rutiner.
• Administrera och strukturera projektets SharePoint-sida.
• Planera och samordna aktiviteter.
• Arbeta utifrån fastställda rutiner och processer.
• Vara ett operativt administrativt stöd till projektverksamheten.
• Formulera brev, protokoll och annan dokumentation.
• Hantera återkommande administrativa uppgifter såsom kopiering, sortering och posthantering.
• Ha kontakt med medarbetare, externa parter och allmänheten.
• Göra enklare beräkningar, sammanställningar och diagram.
• Hantera kalender- och mötesbokningar.
• Planera och boka resor.
• Fatta självständiga beslut utifrån kända handlingsalternativ.
• Arbeta med projektplanering och uppföljning.
• Skriva protokoll och andra dokument utifrån anvisningar om sakinnehållet.

• Har gymnasieutbildning eller annan likvärdig utbildning.
• Har minst tre års arbetslivserfarenhet som administratör eller assistent.
• Har mycket goda kunskaper i Microsoft Office eller motsvarande program.
• Kommunicerar obehindrat på svenska, både muntligt och skriftligt.
• Kommunicerar obehindrat på engelska, både muntligt och skriftligt.

Det är viktigt att ovanstående erfarenheter och kompetenser tydligt framgår av ditt CV.

Som person tror vi att du är strukturerad, noggrann och ansvarstagande. Du trivs i en roll där du får hålla ihop flera olika arbetsuppgifter och har lätt för att samarbeta och kommunicera med olika personer. Samtidigt är du trygg med att arbeta självständigt och fatta beslut inom givna ramar.

Start: Mitten av oktober Omfattning: 60 % - 100 % (utifrån verksamhetens behov) Uppdragsperiod: 31 december 2027, med möjlighet till förlängningPlacering: Örebro

Du behöver kunna påbörja uppdraget under vecka 43 och arbeta minst 60 %, med möjlighet att öka till 100 % om behovet förändras. Du behöver också kunna arbeta på plats i kundens lokaler i Örebro enligt överenskommelse.

Vår passion är att hjälpa dig till rätt roll och arbetsplats. Vi är samtidigt medvetna om att du är kräsen och väljer med omsorg inför nästa karriärsteg, det skulle vi också göra. Därför arbetar vi dedikerat i rekryteringsprocessen för att lära känna dig och dina ambitioner. Vi tror nämligen att människor på rätt plats har större chans att nå sin fulla potential.

Genom schyssta, okrångliga anställningsvillkor samt ett närvarande ledarskap arbetar vi därefter aktivt med ditt engagemang och din utveckling. På så vis strävar vi efter att bli en självklar karriärpartner för dig.

We are as picky as you are.

Urval och intervjuer sker löpande. Låter detta som nästa steg för dig? Varmt välkommen med din ansökan!

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Utbildningsförvaltningen i Stockholms stad är Sveriges största förvaltning med cirka 16 000 anställda. Förvaltningen ansvarar bland annat för drift och utveckling av kommunens drygt 140 grundskolor och omkring 30 gymnasieskolor.

Nu söker vi en erfaren administratör till gymnasieavdelningens stab!

Välkommen till oss

Gymnasieavdelningens uppdrag är att, med utgångspunkt i skollag och läroplaner, förverkliga utbildningsnämndens mål och visioner. Avdelningen ska också stödja och skapa förutsättningar för stadens kommunala gymnasieskolor och anpassade gymnasieskolor att kunna fullfölja sina uppdrag.  

I denna roll kommer du att tillhöra gymnasieavdelningens stab. Vår uppgift är att stödja gymnasiedirektören och gymnasiecheferna i uppdraget att leda och styra gymnasieskolornas verksamhet. Vi tar fram underlag för beslut och förslag till framtidsinriktade åtgärder i syfte att höja kvaliteten i verksamheten och arbeta för ökad måluppfyllelse för eleverna.

Vi erbjuder dig

Vi erbjuder dig

• möjlighet att arbeta för en av Sveriges största arbetsgivare
• trivsamma lokaler i centrala Stockholm, nära stadshuset
• ett utvecklande och lärorikt arbete med kompetenta kollegor
• semesterväxling, friskvård och klämdagar möjlighet att växla mellan distans- och kontorsarbete
• läs mer om våra förmåner här.  

En hälsning från din framtida chef

Jag heter Catharina Sackemark Larsson och det är jag som är din blivande chef. Som chef är jag engagerad, tydlig och närvarande. Jag har stort förtroende för mina medarbetare och vill att enheten ska vara en plats där vi hjälps åt att nå våra gemensamma mål. För mig är det viktigt att du som medarbetare har möjlighet att utvecklas och lära nytt i ditt uppdrag.

Din roll

Som administratör har du en central roll i att säkerställa ändamålsenliga administrativa processer samt erbjuda kvalificerat stöd och service till chefer, medarbetare och externa kontakter. Du bidrar aktivt till att enheten och förvaltningen når uppsatta mål. Rollen innebär såväl självständigt arbete som nära samverkan med flera funktioner inom utbildningsförvaltningen.

Dina arbetsuppgifter kommer bland annat vara

• diarieföring och dokumenthantering enligt gällande lagstiftning
• administrera möten med kallelser, dagordningar, protokoll och lokalbokning
• stöd i personaladministration, till exempel introduktion av nyanställda
• frånvarorapportering, behörighetsadministration och stöd i system som Agresso och Lisa
• ekonomiadministration som fakturahantering, beställningar, kontering och uppföljning
• samordna intern information och uppdatering av digitala kanaler som intranät, Teams och dokumentbibliotek
• stöd i ärendehantering
• planera inför utbildningar, interna workshoppar och andra aktiviteter
• administrativt stöd till ledningsgruppen och medarbetare. 

Din kompetens och erfarenhet

Vi ser att du har

• eftergymnasial utbildning inom administration, service, kommunikation eller motsvarande utbildning som vi bedömer likvärdigt och relevant, eller arbetslivserfarenhet som vi bedömer likvärdig och relevant
• flerårig erfarenhet av administrativt arbete i offentlig verksamhet
• erfarenhet av att arbeta med ärendehantering, diarieföring, dokumentstyrning och protokollskrivning
• goda kunskaper i Microsoft Office-paketet
• god systemvana och snabb inlärningsförmåga i nya IT-system
• mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska. 

Vi ser det som meriterande om du har

• erfarenhet av liknande arbete inom Stockholms stad
• erfarenhet av administration inom utbildningsverksamhet
• erfarenhet av lednings- eller chefsstöd.

Vi söker dig som är en strukturerad och noggrann administratör med förmåga att skapa ordning och effektivitet i ditt arbete. Du har ett öga för detaljer och säkerställer att uppgifter utförs korrekt och med hög kvalitet, även när tempot är högt.

Du är serviceinriktad och trivs i en roll där du har många kontaktytor. Med ett positivt och lösningsorienterat förhållningssätt bidrar du till ett gott samarbete med både kollegor och externa kontakter. Du har lätt för att kommuniceraoch anpassar dig efter olika situationer och behov.

Vidare agerar du professionellt i alla sammanhang och representerar verksamheten på ett förtroendeingivande sätt. Du tar ansvar för dina arbetsuppgifter, är pålitlig och bidrar till en stabil och välfungerande administration.

Övrigt

Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV.

I den här rekryteringen kommer tester att användas i samband med urval.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.

Välkommen med din ansökan!

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Tänk på att aldrig ladda upp registerutdrag från Polisen (Dataskyddsförordningen, GDPR) i samband med din ansökan.

För att arbeta på våra skolor krävs att du uppvisar giltigt utdrag ur polisens belastningsregister och misstankeregister innan erbjudande av anställning.

Inom Utbildningsförvaltningen tillämpar vi individuell lönesättning reglerat av HÖK och Allmänna Bestämmelser (AB).

Vill du vara med och bygga framtidens bageri?

Nu söker vi en Projektadministratör som vill vara med i utvecklingen och etableringen av vårt nya bageri i Landskrona. Här får du möjlighet att arbeta i ett av Sveriges mest spännande industriprojekt, präglat av hög teknisk komplexitet, stora investeringar och ett tydligt fokus på innovation och effektiv produktion.

Vi erbjuder en unik resa inom svensk livsmedelsproduktion med första bröden redo i slutet av 2029. Det blir inte bara ett bageri - det blir en långsiktig satsning mot framtiden där du får vara med på resan. 

På Pågen är du med där det händer! Vi arbetar huvudsakligen tillsammans på kontoret eftersom det underlättar samarbete i vår händelserika vardag där alla har en viktig roll.

Om rollen

I rollen som projektadministratör kommer du att arbeta nära projektledare och övriga projektmedlemmar med fokus på administration, dokumenthantering och koordinering av projektinformation. Du blir en nyckelperson som säkerställer att dokument, data och informationsflöden hanteras korrekt och effektivt genom projektets olika faser.

Vi erbjuder en varierad vardag där du får möjlighet att utvecklas, ta egna initiativ och bidra till projektets framgång. För att trivas i rollen tror vi att du är prestigelös, har en stark laganda och uppskattar att växla mellan olika typer av uppgifter beroende på verksamhetens behov.

Arbetsuppgifter

Som Projektadministratör kommer du bland annat att:

• Ansvara för dokument- och informationshantering inom projektet
• Vara ett stöd till projektledare och projektorganisationen
• Följa upp dokument- och informationsleveranser
• Samordna anläggningsdata och registreringsinformation
• Stödja rapportering, koordinering och projektuppföljning
• Säkerställa struktur och kvalitet i dokumentation och informationsflöden
• Vara en nyckelanvändare i projektets systemmiljö och stötta användare i frågor kring arbetssätt, information och systemanvändning.

Vem är du?

För att lyckas i rollen är du en person som trivs med att arbeta i system, skapa struktur och ordning. Du är initiativtagande, serviceinriktad och prestigelös, med en vilja att hjälpa till där det behövs. Du har god samarbetsförmåga och känner dig trygg i kontakten med olika personer och funktioner inom projektorganisationen.

Vi ser att du har: 

• Erfarenhet av administrativt arbete eller projektadministration
• Mycket god system- och datorvana samt erfarenhet av att arbeta i olika digitala system och databaser. Du har goda kunskaper i Microsoft Office-paketet och känner dig trygg i att snabbt sätta dig in i nya verktyg och arbetssätt.
• Förmåga att arbeta strukturerat, noggrant och metodiskt med dokumentation och uppföljning
• Goda kunskaper i svenska och engelska, i såväl tal som skrift
• B-körkort

Följande erfarenheter och kunskaper är meriterande:

• Utbildning inom administration, ekonomi, teknik eller liknande
• Erfarenhet av dokumenthanteringssystem som ACC, Forma, SharePoint eller liknande
• Erfarenhet av projektadministration inom bygg-, industri- eller teknikprojekt
• Grundläggande förståelse för ritningar, dokumentnummer och revisionshantering
• Kunskap om kvalitetsstyrning eller strukturerad dokumenthantering
• Erfarenhet av koordinering mellan flera intressenter
• Erfarenhet av uppföljning, rapportering och administration i projektmiljö
• Bakgrund inom bygg-, teknik- eller fastighetsbranschen

Personliga egenskaper

För att trivas och lyckas i rollen är du:

• Strukturerad och noggrann
• Driven och självgående
• Serviceminded och samarbetsorienterad
• Flexibel och prestigelös
• Kommunikativ i både tal och skrift

Vi söker dig som har några års relevant arbetslivserfarenhet och som fortfarande befinner dig i ett tidigt skede av din karriär. Du vill ta nästa steg i en roll där du kan bidra från dag ett, samtidigt som du får möjlighet att utvecklas och växa i takt med verksamhetens behov.

Sök tjänsten

Vi arbetar med löpande urval och ser fram emot din ansökan så snart som möjligt, dock senast den 4 oktober 2026.

Varmt välkommen med din ansökan!