Lediga job som Projektadministratör

Är du i början av din karriär och vill få värdefull erfarenhet inom administration och kundhantering? Nu söker Poolia en junior administratör till ett konsultuppdrag hos ett ledande globalt teknikföretag inom energisektorn i Ludvika.

Det här är en perfekt möjlighet för dig som är nyexaminerad eller har några första erfarenheter från arbetslivet och vill utvecklas i en internationell och professionell miljö.

I rollen arbetar du med löpande administrativa uppgifter och stöttar verksamheten i det dagliga arbetet. En viktig del av tjänsten är att hantera och besvara kundärenden och reklamationer, där du hjälper till att hitta lösningar och ser till att ärendena hanteras strukturerat.

Arbetet följer till stor del etablerade rutiner och du får stöd och vägledning i rollen, vilket gör tjänsten särskilt lämplig för dig som är junior.

Exempel på arbetsuppgifter:

• Hantera och följa upp kundärenden och reklamationer

• Registrera och uppdatera information

• Utföra löpande administrativa uppgifter

• Stötta verksamheten med dokumentation och informationshantering

• Bidra till problemlösning i det dagliga arbetet

Vi söker dig som är noggrann, serviceinriktad och lösningsorienterad. Du behöver inte ha flera års arbetslivserfarenhet. För oss är det viktigaste att du har rätt inställning, är nyfiken och vill utvecklas.

Vi ser gärna att du:

• Har goda kunskaper i engelska, både i tal och skrift

• Har ett intresse för problemlösning

• Är strukturerad och noggrann

• Har lätt för att lära dig nya rutiner och arbetsuppgifter

• Trivs med administration och kundrelaterade ärenden

Tidigare erfarenhet av administration, kundservice eller liknande är meriterande men inget krav.

Placering: Ludvika Omfattning: Heltid, 40 timmar/vecka Period: 2 november 2026 till 31 mars 2027 Arbetsform: På plats under introduktion och upplärning, därefter finns möjlighet till hybridarbete Språk: Svenska och Engelska i tal och skrift

Få en unik inblick i näringslivets toppskikt och bygg ett värdefullt nätverk hos vår kund - en framstående medlemsorganisation vars syfte är att utveckla internrevisionsprofessionen i Sverige. Vi söker dig med pågående studier i ekonomi, systemvetenskap eller liknande som önskar kombinera studierna med deltidsarbete cirka två dagar i veckan. Skicka in din ansökan redan idag - urval sker löpande.

Om tjänsten

Vår kund är en en större, etablerad medlemsorganisation inom revision med cirka 800 medlemmar. Föreningens syfte är att främja och utveckla internrevisionsprofessionen i Sverige samt bidra till utvecklingen av god internrevisions- och internrevisorssed. Vidare är de verksamma med att stödja professionen och kompetensutveckla Sveriges internrevisorer. För vår kunds räkning söker vi nu en administrativ assistent för ett långsiktigt konsultuppdrag där man förväntas arbeta cirka två dagar i veckan. I första hand önskar vår kund att du försöker arbeta på måndagar och fredagar men de är också flexibla i de fall som det inte går att lösa.

Som administrativ assistent stöttar du ett litet och engagerat kansli med varierande uppgifter inom kurs- och medlemsadministration. Du blir en nyckelperson i att säkerställa att det digitala utbildningsflödet och den löpande medlemskontakten fungerar sömlöst. Rollen är perfekt för dig som studerar och vill kombinera teori med praktisk erfarenhet.

Du erbjuds

• Ett flexibelt extrajobb på ca två dagar i veckan som enkelt kan kombineras med dina studier.
• En unik möjlighet att bygga ett starkt professionellt nätverk, arbeta i lokaler centralt i Stockholm och få en djupare förståelse för ekonomi och styrning.
• Breddad kompetens inom administration och fakturering.

Arbetsuppgifter

Rollen innebär en bred variation av administrativa och systemrelaterade arbetsuppgifter där du stöttar kansliet i den dagliga driften, med fokus på utbildningsadministration och medlemskontakt.

• Hantera kurs- och medlemsadministration för digitala och fysiska utbildningar.
• Registrera och stämma av data i affärs- och IT-system.
• Sköta enklare ekonomiadministration såsom matchning av debet och kredit samt fakturahantering.
• Förbereda, paketera och distribuera kursmaterial inför utbildningstillfällen.
• Göra enklare publiceringar på hemsidan samt skriva och skicka nyhetsbrev.
• Besvara inkommande frågor i den gemensamma infomailen.
• Arbeta med datahantering och sammanställningar i Excel.

Vi söker dig som

• Har pågående universitets- eller högskolestudier inom ekonomi, systemvetenskap eller motsvarande. Studierna förväntas pågå minst 1 år framöver. Alternativt annan huvudsaklig sysselsättning på minst 50%.
• Har en god systemvana samt grundläggande kunskaper i Excel.
• Har mycket god förmåga att uttrycka dig väl i skrift.
• Har mycket goda kunskaper i svenska och engelska i både tal och skrift.
• Besitter en god förmåga att arbeta strukturerat och trivas i en roll med stort eget ansvar.

Det är meriterande om du har

• Tidigare erfarenhet av arbete i något affärssystem.
• Erfarenhet av administrativt arbete eller kundservice.

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:

• Hjälpsam
• Ordningsam
• Stabil
• Respektfull

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Du som kandidat bär huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

För våra deltidstjänster behöver du som sökande en annan huvudsaklig sysselsättning på minst 50 %. Exempel på detta är studier, annan anställning, eget företagande, föräldraledighet eller liknande.

Barn- och elevombudet arbetar med att tillvarata barn och elevers rättigheter och har som uppgift att se till att lagstiftningen mot kränkande behandling i skolorna följs. Barn- och elevombudet utreder inkomna uppgifter om kränkande behandling, informerar om lagen och driver även skadeståndsprocesser mot skolhuvudmän för barns och elevers räkning. Barn- och elevombudet är en särskild funktion vid Skolinspektionen och finns vid myndighetens huvudkontor i Stockholm.

Arbetsuppgifter 

Som administratör hos Barn- och elevombudet blir du en av två administratörer och får en central och varierad roll där du bidrar till att verksamheten fungerar effektivt och rättssäkert. Du arbetar nära chefer och medarbetare och ger ett viktigt administrativt stöd i den dagliga verksamheten. Du bidrar även till att utveckla och effektivisera administrativa arbetssätt och rutiner.

En stor del av arbetet består av ärendeadministration och diarieföring. Du ansvarar även för att bevaka och hantera inkommande mejl via funktionsbrevlåda samt ger administrativt stöd inom personal-, ekonomi- och verksamhetsadministration.

Du ger stöd till chefer och medarbetare i administrativa frågor, exempelvis tidsrapportering, diarieföring och användning av myndighetens administrativa system. Du samordnar även utlämnande av allmänna handlingar och hanterar beställningar av varor och tjänster.

Arbetsuppgifterna kan även innebära att ge stöd vid framtagande av underlag vid ekonomisk uppföljning och verksamhetsuppföljning. Du medverkar också i planering och administrativ samordning av konferenser, möten och utbildningsinsatser.

Tjänsten är placerad vid Barn- och elevombudets kansli i Stockholm, men du kommer även att ha möjlighet att samarbeta med och ge stöd till andra delar av Skolinspektionens verksamhet.

Kvalifikationer

Du ska ha:

• slutförd gymnasieexamen
• minst ett års erfarenhet av administrativt arbete inom offentlig förvaltning
• mycket god datorvana och goda kunskaper i Microsoft Office
• erfarenhet av arbete i HR-system och tidrapporteringssystem
• erfarenhet av diarieföring och ärendehantering
• god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift

 Meriterande är:

• Erfarenhet av arbete i diarieföringssystemet W3D3
• Erfarenhet av arbete i Primula och Agresso
• Erfarenhet av administrativt arbete inom statlig myndighet, särskilt Skolinspektionen
• Paralegalutbildning

Personliga egenskaper

För att lyckas i rollen behöver du vara strukturerad, noggrann och ha god förmåga att planera och prioritera ditt arbete. Du är serviceinriktad, har lätt för att samarbeta och trivs i en roll med många kontaktytor. Du har förmåga att anpassa dig till förändrade förutsättningar och hantera flera parallella arbetsuppgifter. Vidare är du initiativtagande och bidrar aktivt till att utveckla och förbättra administrativa rutiner och arbetssätt.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Tjänsten

Anställningen är tillsvidare på heltid och inleds med sex månaders provanställning. Placering är vid Skolinspektionens kontor i Stockholm. Tillträde enligt överenskommelse.

Ansökan

Ansök via länken nedan genom att bifoga ditt CV och personliga brev. Välkommen med din ansökan senast den 1 november 2026.

Ansökan har dnr SI 2026:10536.

Vi ser fram emot din ansökan!

Kontaktpersoner

Om du har frågor om tjänsten är du välkommen att vända dig till Kanslichef Louise Bengtsson.

Om du har frågor angående rekryteringsprocessen, kontakta mailto:rekrytering@skolinspektionen.se. 

Fackliga företrädare: Birger Östberg, Saco-S och Marie Klasson, OFR/S.

 Alla kan nås via växelnumret 08-586 080 00. 

 I denna rekrytering har Skolinspektionen och Barn- och elevombudet redan tagit ställning till önskvärda rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför vänligt men bestämt samtal från annonsförmedlare eller försäljare. 

Få en unik inblick i näringslivets toppskikt och bygg ett värdefullt nätverk hos vår kund - en framstående medlemsorganisation vars syfte är att utveckla internrevisionsprofessionen i Sverige. Vi söker dig med pågående studier i ekonomi, systemvetenskap eller liknande som önskar kombinera studierna med deltidsarbete cirka två dagar i veckan. Skicka in din ansökan redan idag - urval sker löpande.

Om tjänsten

Vår kund är en en större, etablerad medlemsorganisation inom revision med cirka 800 medlemmar. Föreningens syfte är att främja och utveckla internrevisionsprofessionen i Sverige samt bidra till utvecklingen av god internrevisions- och internrevisorssed. Vidare är de verksamma med att stödja professionen och kompetensutveckla Sveriges internrevisorer. För vår kunds räkning söker vi nu en administrativ assistent för ett långsiktigt konsultuppdrag där man förväntas arbeta cirka två dagar i veckan. I första hand önskar vår kund att du försöker arbeta på måndagar och fredagar men de är också flexibla i de fall som det inte går att lösa.

Som administrativ assistent stöttar du ett litet och engagerat kansli med varierande uppgifter inom kurs- och medlemsadministration. Du blir en nyckelperson i att säkerställa att det digitala utbildningsflödet och den löpande medlemskontakten fungerar sömlöst. Rollen är perfekt för dig som studerar och vill kombinera teori med praktisk erfarenhet.

Du erbjuds

• Ett flexibelt extrajobb på ca två dagar i veckan som enkelt kan kombineras med dina studier.
• En unik möjlighet att bygga ett starkt professionellt nätverk, arbeta i lokaler centralt i Stockholm och få en djupare förståelse för ekonomi och styrning.
• Breddad kompetens inom administration och fakturering.

Arbetsuppgifter

Rollen innebär en bred variation av administrativa och systemrelaterade arbetsuppgifter där du stöttar kansliet i den dagliga driften, med fokus på utbildningsadministration och medlemskontakt.

• Hantera kurs- och medlemsadministration för digitala och fysiska utbildningar.
• Registrera och stämma av data i affärs- och IT-system.
• Sköta enklare ekonomiadministration såsom matchning av debet och kredit samt fakturahantering.
• Förbereda, paketera och distribuera kursmaterial inför utbildningstillfällen.
• Göra enklare publiceringar på hemsidan samt skriva och skicka nyhetsbrev.
• Besvara inkommande frågor i den gemensamma infomailen.
• Arbeta med datahantering och sammanställningar i Excel.

Vi söker dig som

• Har pågående universitets- eller högskolestudier inom ekonomi, systemvetenskap eller motsvarande. Studierna förväntas pågå minst 1 år framöver. Alternativt annan huvudsaklig sysselsättning på minst 50%.
• Har en god systemvana samt grundläggande kunskaper i Excel.
• Har mycket god förmåga att uttrycka dig väl i skrift.
• Har mycket goda kunskaper i svenska och engelska i både tal och skrift.
• Besitter en god förmåga att arbeta strukturerat och trivas i en roll med stort eget ansvar.

Det är meriterande om du har

• Tidigare erfarenhet av arbete i något affärssystem.
• Erfarenhet av administrativt arbete eller kundservice.

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:

• Hjälpsam
• Ordningsam
• Stabil
• Respektfull

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Du som kandidat bär huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

För våra deltidstjänster behöver du som sökande en annan huvudsaklig sysselsättning på minst 50 %. Exempel på detta är studier, annan anställning, eget företagande, föräldraledighet eller liknande.

Vill du vara en nyckelperson i arbetet med att säkerställa en effektiv och kvalitativ bemanning inom äldreomsorgen? Vi söker nu en strukturerad och serviceinriktad administrativ assistent som vill vara med och stödja våra verksamheter inom särskilt boende (SÄBO).

Om tjänsten

Som administrativ assistent ansvarar du för att planera och samordna bemanningen inom våra verksamheter. Du arbetar nära enhetschefer, medarbetare och andra funktioner för att säkerställa att verksamheten har rätt kompetens på plats utifrån brukarnas behov, gällande lagstiftning och ekonomiska ramar.

Tjänsten innebär ett varierat arbete där du kombinerar operativ schemaplanering med administrativa uppgifter och ekonomisk uppföljning.

Arbetsuppgifter

• Schemaplanering och bemanning i verksamhetssystemet.
• Daglig hantering av frånvaro, vakanser och ersättningsbemanning.
• Uppföljning av bemanningskostnader och analyser av personalkostnader.
• Stöd till chefer i frågor som rör bemanning, arbetstidsregler och schemaläggning.
• Säkerställa att bemanningen följer verksamhetens uppdrag och budgetramar.
• Framtagande av statistik, rapporter och underlag för uppföljning.
• Samordning och administrativt stöd vid möten.
• Föra minnesanteckningar, sammanställa mötesunderlag och dokumentation.
• Samverkan med verksamhetens olika professioner och stödfunktioner.
• Bidra till utveckling och förbättring av bemanningsprocesser.

Om dig 

Vi söker dig som har:

• Gymnasieutbildning inom administration, ekonomi eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig.
• Minst 2 års dokumenterad erfarenhet av bemanningsplanering och schemaläggning.
• Mycket goda kunskaper i Heroma eller motsvarande schemaläggningssystem.
• Erfarenhet av att arbeta med bemanningsekonomi och personalkostnadsuppföljning.
• God administrativ förmåga och erfarenhet av dokumentation.
• Goda kunskaper i Microsoft Office, särskilt Excel.

Det är meriterande om du har:

• Erfarenhet från äldreomsorg och särskilt boende (SÄBO).
• Kunskap om arbetstidslagen och kollektivavtal inom kommunal verksamhet.
• Erfarenhet av att ta fram statistik och analyser för verksamhetsstyrning.

Personliga egenskaper

För att lyckas i rollen ser vi att du:

• Är noggrann, strukturerad och lösningsorienterad.
• Har en god analytisk förmåga och ekonomisk förståelse.
• Trivs med att arbeta i ett högt tempo där förutsättningarna snabbt kan förändras.
• Har god samarbetsförmåga och ett professionellt bemötande.
• Kan arbeta självständigt, prioritera och fatta välgrundade beslut inom ditt ansvarsområde.
• Har mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift.

Varför Huddinge?

För att vi ska kunna utföra vårt uppdrag är du som medarbetare i Huddinge kommun det viktigaste vi har. Därför erbjuder vi en rad förmåner för ett hållbart arbetsliv och för att underlätta din vardag: https://www.huddinge.se/arbete-och-karriar/arbeta-i-huddinge-kommun/#Formaner (https://www.huddinge.se/arbete-och-karriar/arbeta-i-huddinge-kommun/#Formaner) 

Facklig kontaktperson

För facklig kontaktperson för tjänsten se Facklig kontaktinformation (https://www.huddinge.se/arbete-och-karriar/ledigajobb/facklig-kontaktinformation/)

Upplysningar

Vid frågor om tjänsten, vänligen kontakta Danijela Vujkovic Lamic Enhetschef: danijela.vujkovic-lamic@huddinge.se (https://vismatalentsolutions.se/rekrytering/)

För att vi ska kunna hantera alla ansökningar på bästa sätt ber vi dig att söka direkt via våra utannonserade tjänster. Vi tar inte emot spontana ansökningar via e-post.

För denna tjänst behöver du kunna uppvisa ett giltigt utdrag ur belastningsregistret innan anställning kan påbörjas.

Vi undanber oss alla erbjudanden om annonsering och rekryteringshjälp i samband med denna annons.

Tjänsten tillsätts under förutsättning att erforderliga beslut fattas.

Välkommen med din ansökan!

Är du i början av din karriär och vill få värdefull erfarenhet inom administration och kundhantering? Nu söker Poolia en junior administratör till ett konsultuppdrag hos ett ledande globalt teknikföretag inom energisektorn i Ludvika.

Det här är en perfekt möjlighet för dig som är nyexaminerad eller har några första erfarenheter från arbetslivet och vill utvecklas i en internationell och professionell miljö.

I rollen arbetar du med löpande administrativa uppgifter och stöttar verksamheten i det dagliga arbetet. En viktig del av tjänsten är att hantera och besvara kundärenden och reklamationer, där du hjälper till att hitta lösningar och ser till att ärendena hanteras strukturerat.

Arbetet följer till stor del etablerade rutiner och du får stöd och vägledning i rollen, vilket gör tjänsten särskilt lämplig för dig som är junior.

Exempel på arbetsuppgifter:

• Hantera och följa upp kundärenden och reklamationer

• Registrera och uppdatera information

• Utföra löpande administrativa uppgifter

• Stötta verksamheten med dokumentation och informationshantering

• Bidra till problemlösning i det dagliga arbetet

Vi söker dig som är noggrann, serviceinriktad och lösningsorienterad. Du behöver inte ha flera års arbetslivserfarenhet. För oss är det viktigaste att du har rätt inställning, är nyfiken och vill utvecklas.

Vi ser gärna att du:

• Har goda kunskaper i engelska, både i tal och skrift

• Har ett intresse för problemlösning

• Är strukturerad och noggrann

• Har lätt för att lära dig nya rutiner och arbetsuppgifter

• Trivs med administration och kundrelaterade ärenden

Tidigare erfarenhet av administration, kundservice eller liknande är meriterande men inget krav.

Placering: Ludvika Omfattning: Heltid, 40 timmar/vecka Period: 2 november 2026 till 31 mars 2027 Arbetsform: På plats under introduktion och upplärning, därefter finns möjlighet till hybridarbete Språk: Svenska och Engelska i tal och skrift

Söker du ett flexibelt extrajobb vid sidan av studier eller annan sysselsättning och vill samtidigt bygga värdefull arbetslivserfarenhet? Nu söker Poolia en junior administratör till ett deltidsuppdrag hos ett stort internationellt företag inom teknik- och energibranschen i Ludvika.

Rollen passar dig som är student eller i början av din karriär och vill utvecklas inom administration, kundhantering och digitala system. Du arbetar cirka 1,5 dag i veckan, med möjlighet till fler timmar under perioder med högre arbetsbelastning.

Vi söker dig som vill kombinera tjänsten med exempelvis studier eller annan huvudsaklig sysselsättning. Tidigare erfarenhet är inget krav, utan vi lägger större vikt vid din nyfikenhet, noggrannhet och vilja att lära dig.

Vi tror att du:

• Har goda kunskaper i engelska

• Är intresserad av teknik och digitala verktyg

• Är bekväm med att lära dig nya system och programvaror

• Är serviceinriktad, strukturerad och lösningsorienterad

• Har möjlighet att arbeta cirka 1,5 dag per vecka

Tidigare erfarenhet av administration eller kundservice är meriterande, men inget krav.

Placering: Ludvika Period: 16 november 2026 till 31 maj 2027 Omfattning: Cirka 1,5 dag per vecka, motsvarande cirka 12 timmar. Arbetstid: Det kan finnas möjlighet till fler timmar under perioder med högre arbetsbelastning. Arbetsform: Inledningsvis på plats under introduktion och upplärning, därefter finns möjlighet till hybridarbete. Språk: God engelska är ett krav.

Få en unik inblick i näringslivets toppskikt och bygg ett värdefullt nätverk hos vår kund - en framstående medlemsorganisation vars syfte är att utveckla internrevisionsprofessionen i Sverige. Vi söker dig med pågående studier i ekonomi, systemvetenskap eller liknande som önskar kombinera studierna med deltidsarbete cirka två dagar i veckan. Skicka in din ansökan redan idag - urval sker löpande.

Om tjänsten

Vår kund är en en större, etablerad medlemsorganisation inom revision med cirka 800 medlemmar. Föreningens syfte är att främja och utveckla internrevisionsprofessionen i Sverige samt bidra till utvecklingen av god internrevisions- och internrevisorssed. Vidare är de verksamma med att stödja professionen och kompetensutveckla Sveriges internrevisorer. För vår kunds räkning söker vi nu en administrativ assistent för ett långsiktigt konsultuppdrag där man förväntas arbeta cirka två dagar i veckan. I första hand önskar vår kund att du försöker arbeta på måndagar och fredagar men de är också flexibla i de fall som det inte går att lösa.

Som administrativ assistent stöttar du ett litet och engagerat kansli med varierande uppgifter inom kurs- och medlemsadministration. Du blir en nyckelperson i att säkerställa att det digitala utbildningsflödet och den löpande medlemskontakten fungerar sömlöst. Rollen är perfekt för dig som studerar och vill kombinera teori med praktisk erfarenhet.

Du erbjuds

• Ett flexibelt extrajobb på ca två dagar i veckan som enkelt kan kombineras med dina studier.
• En unik möjlighet att bygga ett starkt professionellt nätverk, arbeta i lokaler centralt i Stockholm och få en djupare förståelse för ekonomi och styrning.
• Breddad kompetens inom administration och fakturering.

Arbetsuppgifter

Rollen innebär en bred variation av administrativa och systemrelaterade arbetsuppgifter där du stöttar kansliet i den dagliga driften, med fokus på utbildningsadministration och medlemskontakt.

• Hantera kurs- och medlemsadministration för digitala och fysiska utbildningar.
• Registrera och stämma av data i affärs- och IT-system.
• Sköta enklare ekonomiadministration såsom matchning av debet och kredit samt fakturahantering.
• Förbereda, paketera och distribuera kursmaterial inför utbildningstillfällen.
• Göra enklare publiceringar på hemsidan samt skriva och skicka nyhetsbrev.
• Besvara inkommande frågor i den gemensamma infomailen.
• Arbeta med datahantering och sammanställningar i Excel.

Vi söker dig som

• Har pågående universitets- eller högskolestudier inom ekonomi, systemvetenskap eller motsvarande. Studierna förväntas pågå minst 1 år framöver. Alternativt annan huvudsaklig sysselsättning på minst 50%.
• Har en god systemvana samt grundläggande kunskaper i Excel.
• Har mycket god förmåga att uttrycka dig väl i skrift.
• Har mycket goda kunskaper i svenska och engelska i både tal och skrift.
• Besitter en god förmåga att arbeta strukturerat och trivas i en roll med stort eget ansvar.

Det är meriterande om du har

• Tidigare erfarenhet av arbete i något affärssystem.
• Erfarenhet av administrativt arbete eller kundservice.

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:

• Hjälpsam
• Ordningsam
• Stabil
• Respektfull

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Du som kandidat bär huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

För våra deltidstjänster behöver du som sökande en annan huvudsaklig sysselsättning på minst 50 %. Exempel på detta är studier, annan anställning, eget företagande, föräldraledighet eller liknande.

Vill du vara en nyckelperson i arbetet med att säkerställa en effektiv och kvalitativ bemanning inom äldreomsorgen? Vi söker nu en strukturerad och serviceinriktad administrativ assistent som vill vara med och stödja våra verksamheter inom särskilt boende (SÄBO).

Om tjänsten

Som administrativ assistent ansvarar du för att planera och samordna bemanningen inom våra verksamheter. Du arbetar nära enhetschefer, medarbetare och andra funktioner för att säkerställa att verksamheten har rätt kompetens på plats utifrån brukarnas behov, gällande lagstiftning och ekonomiska ramar.

Tjänsten innebär ett varierat arbete där du kombinerar operativ schemaplanering med administrativa uppgifter och ekonomisk uppföljning.

Arbetsuppgifter

• Schemaplanering och bemanning i verksamhetssystemet.
• Daglig hantering av frånvaro, vakanser och ersättningsbemanning.
• Uppföljning av bemanningskostnader och analyser av personalkostnader.
• Stöd till chefer i frågor som rör bemanning, arbetstidsregler och schemaläggning.
• Säkerställa att bemanningen följer verksamhetens uppdrag och budgetramar.
• Framtagande av statistik, rapporter och underlag för uppföljning.
• Samordning och administrativt stöd vid möten.
• Föra minnesanteckningar, sammanställa mötesunderlag och dokumentation.
• Samverkan med verksamhetens olika professioner och stödfunktioner.
• Bidra till utveckling och förbättring av bemanningsprocesser.

Om dig 

Vi söker dig som har:

• Gymnasieutbildning inom administration, ekonomi eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig.
• Minst 2 års dokumenterad erfarenhet av bemanningsplanering och schemaläggning.
• Mycket goda kunskaper i Heroma eller motsvarande schemaläggningssystem.
• Erfarenhet av att arbeta med bemanningsekonomi och personalkostnadsuppföljning.
• God administrativ förmåga och erfarenhet av dokumentation.
• Goda kunskaper i Microsoft Office, särskilt Excel.

Det är meriterande om du har:

• Erfarenhet från äldreomsorg och särskilt boende (SÄBO).
• Kunskap om arbetstidslagen och kollektivavtal inom kommunal verksamhet.
• Erfarenhet av att ta fram statistik och analyser för verksamhetsstyrning.

Personliga egenskaper

För att lyckas i rollen ser vi att du:

• Är noggrann, strukturerad och lösningsorienterad.
• Har en god analytisk förmåga och ekonomisk förståelse.
• Trivs med att arbeta i ett högt tempo där förutsättningarna snabbt kan förändras.
• Har god samarbetsförmåga och ett professionellt bemötande.
• Kan arbeta självständigt, prioritera och fatta välgrundade beslut inom ditt ansvarsområde.
• Har mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift.

Varför Huddinge?

För att vi ska kunna utföra vårt uppdrag är du som medarbetare i Huddinge kommun det viktigaste vi har. Därför erbjuder vi en rad förmåner för ett hållbart arbetsliv och för att underlätta din vardag: https://www.huddinge.se/arbete-och-karriar/arbeta-i-huddinge-kommun/#Formaner (https://www.huddinge.se/arbete-och-karriar/arbeta-i-huddinge-kommun/#Formaner) 

Facklig kontaktperson

För facklig kontaktperson för tjänsten se Facklig kontaktinformation (https://www.huddinge.se/arbete-och-karriar/ledigajobb/facklig-kontaktinformation/)

Upplysningar

Vid frågor om tjänsten, vänligen kontakta Danijela Vujkovic Lamic Enhetschef: danijela.vujkovic-lamic@huddinge.se (https://vismatalentsolutions.se/rekrytering/)

För att vi ska kunna hantera alla ansökningar på bästa sätt ber vi dig att söka direkt via våra utannonserade tjänster. Vi tar inte emot spontana ansökningar via e-post.

För denna tjänst behöver du kunna uppvisa ett giltigt utdrag ur belastningsregistret innan anställning kan påbörjas.

Vi undanber oss alla erbjudanden om annonsering och rekryteringshjälp i samband med denna annons.

Tjänsten tillsätts under förutsättning att erforderliga beslut fattas.

Välkommen med din ansökan!

Är du i början av din karriär och vill få värdefull erfarenhet inom administration och kundhantering? Nu söker Poolia en junior administratör till ett konsultuppdrag hos ett ledande globalt teknikföretag inom energisektorn i Ludvika.

Det här är en perfekt möjlighet för dig som är nyexaminerad eller har några första erfarenheter från arbetslivet och vill utvecklas i en internationell och professionell miljö.

I rollen arbetar du med löpande administrativa uppgifter och stöttar verksamheten i det dagliga arbetet. En viktig del av tjänsten är att hantera och besvara kundärenden och reklamationer, där du hjälper till att hitta lösningar och ser till att ärendena hanteras strukturerat.

Arbetet följer till stor del etablerade rutiner och du får stöd och vägledning i rollen, vilket gör tjänsten särskilt lämplig för dig som är junior.

Exempel på arbetsuppgifter:

• Hantera och följa upp kundärenden och reklamationer

• Registrera och uppdatera information

• Utföra löpande administrativa uppgifter

• Stötta verksamheten med dokumentation och informationshantering

• Bidra till problemlösning i det dagliga arbetet

Vi söker dig som är noggrann, serviceinriktad och lösningsorienterad. Du behöver inte ha flera års arbetslivserfarenhet. För oss är det viktigaste att du har rätt inställning, är nyfiken och vill utvecklas.

Vi ser gärna att du:

• Har goda kunskaper i engelska, både i tal och skrift

• Har ett intresse för problemlösning

• Är strukturerad och noggrann

• Har lätt för att lära dig nya rutiner och arbetsuppgifter

• Trivs med administration och kundrelaterade ärenden

Tidigare erfarenhet av administration, kundservice eller liknande är meriterande men inget krav.

Placering: Ludvika Omfattning: Heltid, 40 timmar/vecka Period: 2 november 2026 till 31 mars 2027 Arbetsform: På plats under introduktion och upplärning, därefter finns möjlighet till hybridarbete Språk: Svenska och Engelska i tal och skrift