Chefsassistent - Lediga jobb

Söker du en meningsfull roll där du gör skillnad på riktigt?

Vi söker nu fler engagerade medarbetare som vill vara med och forma framtidens Värnamo. Hos oss arbetar du med människan i fokus och skapar en arbetsdag som är värdefull, både för dig och för våra medborgare.

Beskrivning

Vi erbjuder dig ett utvecklande uppdrag där du har en roll med många kontaktytor både inom och utanför vår förvaltning. Du kommer arbeta på den administrativa enheten på Barn- och utbildningsförvaltningen och tillsammans med en kollega på vår bemanningsenhet med att förmedla vikarier till våra förskolor. Enheten ansvarar utöver bemanningsenheten också för personaladministrativa frågor, it-frågor, arbetsmiljö och lokaler, skolskjutsar och hantering av kallelser, protokoll och allmänna handlingar. Arbetsplatsen är på Tingshuset i centrala Värnamo där förvaltningens centrala funktioner och ledning finns. Barn och utbildningsförvaltningen har ca 1350 anställda inom förskola, grundskola, anpassad skola, gymnasium, vuxenutbildning och kulturskola.

Arbetsuppgifter

Barn- och utbildningsförvaltningen söker en driven och lösningsorienterad skoladministratör. Hos oss innebär arbetet huvudsakligen att ta emot beställningar av vikarier till förskola och fritidshem, kontakter med vikarier och att fördela uppdrag inkomna beställningar till de som kan utföra dem. Du är ett stöd till vikarierna tex i tekniska frågor runt kommunikation med dem, du är behjälplig med vissa delar av rekryteringen. Arbetet sker i vårt verksamhetssystem Heroma. Du är ett stöd till förvaltningens skolledare och personal i detta arbete och vissa andra arbetsuppgifter kan också förekomma. Behovet av vikarier är både planerat och akut. För att möta efterfrågan behöver arbetet påbörjas måndag, tisdag och onsdag 06.30 och torsdag-fredag 07.00

Kvalifikationer

Du har en examen från gymnasieskolan och gärna någon eftergymnasial utbildning. Det är meriterande om du har tidigare erfarenhet av liknande arbetsuppgifter, arbetat med verksamhetssystemet Heroma och av att ha tillämpat lagstiftning och regelverk inom området. Du är noggrann, kommunikativ, serviceinriktad, stresstålig och flexibel och har lätt för att sätta dig in i olika it-system och arbetsrutiner. Att arbeta både på egen hand och tillsammans med andra är naturligt för dig och du kan uttrycka dig väl både i tal och skrift på svenska.

Villkor

Tjänsten tillsätts under förutsättning att erforderliga beslut tas.  

Barn- och utbildningsförvaltningen. Vår förvaltning ansvarar för förskolor, grundskolor, gymnasieskola, vuxenutbildning och kulturskola i kommunen. Tillsammans utbildar vi 7500 barn- och elever i en trygg och inspirerande miljö att växa och utvecklas på. Läs mer om oss på: Barn- och utbildningsförvaltningen - Värnamo kommun 

Information om lön. Utifrån EU:s lönetransparensdirektiv lämnar Värnamo kommun information om ingångs löneintervall för tjänsten i annonsen. Det intervall som anges utgår från lägsta lön och medianlön inom yrkeskategorin som denna annons avser. Medianlön är den mittersta lönen, vilket innebär att hälften av alla medarbetare inom yrkeskategorin i Värnamo kommun har lägre grundlön än medianen och hälften har högre.  

Du hittar information om ingångs löneintervallet på vår hemsida: Information om lön - Värnamo kommun. 

Öppen för alla Vi fokuserar på din kompetens, inte dina övriga förutsättningar. Vi är öppna för att anpassa rollen eller arbetsplatsen efter dina behov.

Assemblin Ventilation är en del av Assemblin och arbetar med installation, service och tekniska lösningar inom ventilation, kyla och närliggande områden. Verksamheten finns nära kunderna genom lokala filialer, där tekniker, projektledare och andra specialister tillsammans arbetar med såväl löpande service som projekt och långsiktiga kundåtaganden.

Till Assemblins filial vid Gävle Bro söker vi nu en filialadministratör som vill bli en viktig del av den lokala verksamheten. Tjänsten är initialt på 60 procent, fördelat på tre hela arbetsdagar per vecka. Du blir till en början anställd av Capus AB med målsättningen att tjänsten på sikt ska utvecklas till en heltidsanställning direkt hos Assemblin.

Ditt uppdrag

Som filialadministratör får du en bred och praktisk roll där du stöttar filialens projektledare, tekniker och chef i det dagliga arbetet. Du kommer att arbeta nära verksamheten och bidra till att de administrativa flödena fungerar smidigt och att rätt underlag finns på plats.

En viktig del av arbetet är fakturering av både avtals- och serviceorder samt att säkerställa fakturaunderlag avseende exempelvis material och arbetad tid. Du kommer även att hantera leverantörsfakturor kopplade till serviceorder, stämma av tidrapporter och arbeta med administration i slutkundernas olika portaler.

I rollen ingår också serviceplanering av avtal i Mobigo samt hantering av inkommande e-order.

Genom att ta ett samlat ansvar för dessa delar avlastar du framför allt projektledarna och skapar mer utrymme för dem att arbeta med kunder, anbud, upphandlingar, projektgenomförande och teknisk support.

Det här är med andra ord en roll för dig som tycker om att få saker att fungera, har ordning på detaljerna och samtidigt uppskattar att vara en del av en mindre lokal verksamhet där man arbetar nära varandra.

Din profil

Vi söker dig som har erfarenhet av administration, gärna från en teknisk verksamhet, serviceorganisation, entreprenadbolag eller liknande miljö. Du är van att arbeta i olika administrativa system och känner dig bekväm med fakturering, orderhantering och ekonomiska underlag.

Det är en fördel om du tidigare har arbetat nära projektledare eller servicetekniker och förstår hur administrationen hänger ihop med den operativa verksamheten. Erfarenhet av Mobigo eller liknande service- och planeringssystem är meriterande, men inget krav.

Som person är du strukturerad och noggrann, men behöver också vara flexibel och beredd att hjälpa till där det behövs. Du trivs i en miljö där beslutsvägarna är korta och där kontakten med kollegorna är en naturlig del av arbetsdagen. Vi tror också att du är självgående och ser vad som behöver göras snarare än att vänta på detaljerade instruktioner.

Vårt erbjudande

Du får möjlighet att komma in i en etablerad teknisk verksamhet och bli en viktig del av Assemblins filial i Gävle. Rollen är ny och syftet är att stärka det administrativa stödet och samtidigt frigöra mer tid för filialens projektledare och övriga medarbetare.

Tjänsten omfattar initialt 60 procent och arbetstiden är förlagd till tre hela dagar per vecka på plats vid Assemblins filial vid Gävle Bro. Du anställs inledningsvis av Capus AB och arbetar som konsult hos Assemblin.

Ambitionen är långsiktig. Om samarbetet fungerar väl och verksamheten utvecklas enligt plan är målsättningen att rollen framöver ska växa till 100 procent och övergå i en direktanställning hos Assemblin.

Din ansökan

I den här rekryteringen samarbetar Assemblin med Capus AB. Skicka gärna in din ansökan så snart som möjligt då vi arbetar löpande med urval och intervjuer.

Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du välkommen att kontakta ansvarig rekryteringskonsult på Capus AB. Intervjuer sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas i förtid.

Vill du arbeta i en viktig samhällsfunktion där struktur, service och administration står i fokus? Trivs du med att hantera information, stötta verksamheten och ha många kontaktytor? Då kan detta vara uppdraget för dig.

Adecco söker nu en administratör för ett konsultuppdrag hos Huddinge kommuns Miljötillsynsavdelning. Uppdraget startar den 1 oktober och löper till och med den 30 november. Tjänsten omfattar 75 % och är placerad i Flemingsberg. Om uppdraget I rollen som administratör blir du en viktig del av avdelningens dagliga arbete. Du ansvarar för att hantera inkommande handlingar och information samt säkerställa att ärenden och dokument hanteras på ett strukturerat sätt.

Dina arbetsuppgifter innefattar bland annat:

• Registrering och hantering av ärenden och handlingar i verksamhetens system
• Fördelning av inkommande handlingar till rätt mottagare
• Hantering av kommunens inkommande post, både digital och fysisk
• Besvara frågor via telefon och e-post
• Ge service och administrativt stöd till medarbetare och allmänhet
• Arbete med dokumenthantering enligt gällande rutiner och processer

Vi söker dig som

• Har gymnasieutbildning eller motsvarande
• Har erfarenhet av administrativt arbete, dokumenthantering eller ärendehantering
• Är van att arbeta i digitala system
• Har god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift
• Arbetar noggrant, strukturerat och serviceinriktat

Meriterande:

• Erfarenhet av offentlig verksamhet
• Erfarenhet av arbete med registrering, diarieföring eller liknande administrativa uppgifter
• Erfarenhet av systemet Ecos

Du blir anställd som konsult hos Adecco och arbetar på plats hos Huddinge kommun i Flemingsberg. Urval sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag, så om rollen fångar ditt intresse tveka inte att söka omgående!

Välkommen med din ansökan!

Institutionen för data- och systemvetenskap. Med över 200 anställda och 4 500 studenter är Institutionen för data- och systemvetenskap (DSV) en stark och dynamisk forsknings- och utbildningsmiljö. Ämnet data- och systemvetenskap rör sig mellan teknik, humaniora, samhällsvetenskap och beteendevetenskap, med stor relevans för hur vi ska leva i dag och i framtiden. Vår forskning handlar om hur IT ska utformas för att vara till nytta för människor, organisationer och hela samhällen.

Mer information om oss finns på: Institutionen för data- och systemvetenskap.

SPIDER (the Swedish Program for ICT in Developing Regions) är ett oberoende centrum vid Institutionen för Data och Systemvetenskap (DSV), Stockholms Universitet som fokuserar på digitalisering av det internationella utvecklingssamarbetet.

Mer information om oss finns på: SPIDER.

Vi söker nu en erfaren administrativ samordnare som vill spela en nyckelroll i utvecklingen av SPIDER. Som administrativ samordnare ansvar du för att säkerställa att centrets administrativa verksamhet fungerar effektivt och professionellt. Rollen är bred och självständig och omfattar bland annat ekonomi, avtal, upphandling, internationell samordning, reseadministration, styrelseadministration och stöd till ledningen.

Arbetsuppgifter

Arbetsuppgifterna omfattar bland annat:

Administration och verksamhetsstöd

• Ansvara för och vidareutveckla SPIDERs administrativa rutiner, processer och dokumenthantering.
• Ge kvalificerat administrativt stöd till centrumföreståndaren och övriga medarbetare.
• Samordna och administrera interna och externa möten, styrelsemöten och internationella evenemang.
• Upprätta dagordningar och föra protokoll på svenska och engelska.
• Korrekturläsa rapporter, ansökningar och andra styrdokument.
• Administrera och kvalitetssäkra projektansökningar och beslutsprocesser.

Ekonomi, avtal och upphandling

• Ansvara för administration av avtal med svenska och internationella samarbetspartners.
• Stödja budgetarbete, ekonomisk uppföljning och projektavslut.
• Hantera fakturor och följa upp ekonomiska underlag.
• Samordna interna och externa revisioner.
• Initiera och administrera upphandlingar samt ha kontakt med leverantörer.

Resor och internationell samordning

• Planera och boka internationella resor, hotell och konferenser för medarbetare, experter och programdeltagare.
• Ge praktiskt stöd kring visum, reseadministration och andra logistiska frågor.
• Fungera som kontaktperson gentemot programdeltagare och internationella samarbetspartners.

Andra administrativa arbetsuppgifter inom centret kan förekomma.

Kvalifikationer

Krav

• Relevant akademisk examen inom offentlig förvaltning, företagsekonomi, statsvetenskap eller annat relevant område, alternativt motsvarande erfarenhet.
• Flera års dokumenterad erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, gärna som Office Manager, administrativ samordnare eller liknande.
• Erfarenhet av självständigt administrativt ansvar inom en komplex organisation.
• Erfarenhet av budgetadministration, ekonomisk uppföljning och fakturahantering.
• Erfarenhet av avtalshantering och administration av upphandlingar.
• Erfarenhet av planering och koordinering av internationella resor, möten och konferenser.
• Mycket god administrativ och organisatorisk förmåga.
• Mycket god datorvana och erfarenhet av Microsoft Office, särskilt Excel.
• Mycket god förmåga att uttrycka sig på svenska och engelska i tal och skrift.
• Förmåga att arbeta självständigt, prioritera och hantera flera parallella arbetsuppgifter.

Meriterande

• Erfarenhet av administrativt arbete vid universitet eller högskola.
• Erfarenhet av arbete inom internationellt utvecklingssamarbete eller biståndsfinansierade projekt.
• Erfarenhet av Sida-finansierade projekt eller andra internationella givare.
• Erfarenhet av offentlig upphandling och avtalsadministration.
• Erfarenhet av ekonomiadministration och revision.
• Erfarenhet av internationell event- och konferensplanering.
• Erfarenhet av universitetets administrativa system (t.ex. Raindance, Primula, Proceedo eller motsvarande).
• Ytterligare språkkunskaper, särskilt franska eller portugisiska.

Personliga egenskaper

Vi söker dig som är en erfaren administratör med ett starkt eget driv och en hög känsla för struktur och kvalitet. Du är serviceinriktad, prestigelös och trivs med att ge stöd till andra samtidigt som du tar ett stort eget ansvar. Du har lätt för att skapa goda relationer, arbetar lösningsorienterat och behåller lugnet även när många uppgifter pågår samtidigt. Du är noggrann, initiativrik och har ett professionellt förhållningssätt i mötet med internationella samarbetspartners.

Om anställningen

Anställningen avser heltid och är tidsbegränsad till 12 månader. Stockholms universitet tillämpar individuell lönesättning. Tillträde enligt överenskommelse.

Vi erbjuder

Hos oss får du dynamiken i samspelet mellan högre utbildning och forskning som gör Stockholms universitet till en spännande och kreativ miljö. Du arbetar i en internationell miljö och får förmånliga villkor.

Stockholms universitet värnar om att vara en arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika rättigheter och möjligheter för alla.

Kontakt

Ytterligare information lämnas av Caroline Wamala Larsson, Centrumföreståndare för SPIDER, tfn 08-16 15 32, caroline@spidercenter.org.

Ansökan

Du söker anställningen via Stockholms universitets rekryteringssystem. Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.

Anvisningar för sökande finns på webbsidan: att söka en anställning.

Stockholms universitet bidrar till det hållbara demokratiska samhällets utveckling genom kunskap, upplysning och sanningssökande.

Söker du en meningsfull roll där du gör skillnad på riktigt?

Vi söker nu fler engagerade medarbetare som vill vara med och forma framtidens Värnamo. Hos oss arbetar du med människan i fokus och skapar en arbetsdag som är värdefull, både för dig och för våra medborgare.

Beskrivning

Vi erbjuder dig ett utvecklande uppdrag där du har en roll med många kontaktytor både inom och utanför vår förvaltning. Du kommer arbeta på den administrativa enheten på Barn- och utbildningsförvaltningen och tillsammans med en kollega på vår bemanningsenhet med att förmedla vikarier till våra förskolor. Enheten ansvarar utöver bemanningsenheten också för personaladministrativa frågor, it-frågor, arbetsmiljö och lokaler, skolskjutsar och hantering av kallelser, protokoll och allmänna handlingar. Arbetsplatsen är på Tingshuset i centrala Värnamo där förvaltningens centrala funktioner och ledning finns. Barn och utbildningsförvaltningen har ca 1350 anställda inom förskola, grundskola, anpassad skola, gymnasium, vuxenutbildning och kulturskola.

Arbetsuppgifter

Barn- och utbildningsförvaltningen söker en driven och lösningsorienterad skoladministratör. Hos oss innebär arbetet huvudsakligen att ta emot beställningar av vikarier till förskola och fritidshem, kontakter med vikarier och att fördela uppdrag inkomna beställningar till de som kan utföra dem. Du är ett stöd till vikarierna tex i tekniska frågor runt kommunikation med dem, du är behjälplig med vissa delar av rekryteringen. Arbetet sker i vårt verksamhetssystem Heroma. Du är ett stöd till förvaltningens skolledare och personal i detta arbete och vissa andra arbetsuppgifter kan också förekomma. Behovet av vikarier är både planerat och akut. För att möta efterfrågan behöver arbetet påbörjas måndag, tisdag och onsdag 06.30 och torsdag-fredag 07.00

Kvalifikationer

Du har en examen från gymnasieskolan och gärna någon eftergymnasial utbildning. Det är meriterande om du har tidigare erfarenhet av liknande arbetsuppgifter, arbetat med verksamhetssystemet Heroma och av att ha tillämpat lagstiftning och regelverk inom området. Du är noggrann, kommunikativ, serviceinriktad, stresstålig och flexibel och har lätt för att sätta dig in i olika it-system och arbetsrutiner. Att arbeta både på egen hand och tillsammans med andra är naturligt för dig och du kan uttrycka dig väl både i tal och skrift på svenska.

Villkor

Tjänsten tillsätts under förutsättning att erforderliga beslut tas.  

Barn- och utbildningsförvaltningen. Vår förvaltning ansvarar för förskolor, grundskolor, gymnasieskola, vuxenutbildning och kulturskola i kommunen. Tillsammans utbildar vi 7500 barn- och elever i en trygg och inspirerande miljö att växa och utvecklas på. Läs mer om oss på: Barn- och utbildningsförvaltningen - Värnamo kommun 

Information om lön. Utifrån EU:s lönetransparensdirektiv lämnar Värnamo kommun information om ingångs löneintervall för tjänsten i annonsen. Det intervall som anges utgår från lägsta lön och medianlön inom yrkeskategorin som denna annons avser. Medianlön är den mittersta lönen, vilket innebär att hälften av alla medarbetare inom yrkeskategorin i Värnamo kommun har lägre grundlön än medianen och hälften har högre.  

Du hittar information om ingångs löneintervallet på vår hemsida: Information om lön - Värnamo kommun. 

Öppen för alla Vi fokuserar på din kompetens, inte dina övriga förutsättningar. Vi är öppna för att anpassa rollen eller arbetsplatsen efter dina behov.

Assemblin Ventilation är en del av Assemblin och arbetar med installation, service och tekniska lösningar inom ventilation, kyla och närliggande områden. Verksamheten finns nära kunderna genom lokala filialer, där tekniker, projektledare och andra specialister tillsammans arbetar med såväl löpande service som projekt och långsiktiga kundåtaganden.

Till Assemblins filial vid Gävle Bro söker vi nu en filialadministratör som vill bli en viktig del av den lokala verksamheten. Tjänsten är initialt på 60 procent, fördelat på tre hela arbetsdagar per vecka. Du blir till en början anställd av Capus AB med målsättningen att tjänsten på sikt ska utvecklas till en heltidsanställning direkt hos Assemblin.

Ditt uppdrag

Som filialadministratör får du en bred och praktisk roll där du stöttar filialens projektledare, tekniker och chef i det dagliga arbetet. Du kommer att arbeta nära verksamheten och bidra till att de administrativa flödena fungerar smidigt och att rätt underlag finns på plats.

En viktig del av arbetet är fakturering av både avtals- och serviceorder samt att säkerställa fakturaunderlag avseende exempelvis material och arbetad tid. Du kommer även att hantera leverantörsfakturor kopplade till serviceorder, stämma av tidrapporter och arbeta med administration i slutkundernas olika portaler.

I rollen ingår också serviceplanering av avtal i Mobigo samt hantering av inkommande e-order.

Genom att ta ett samlat ansvar för dessa delar avlastar du framför allt projektledarna och skapar mer utrymme för dem att arbeta med kunder, anbud, upphandlingar, projektgenomförande och teknisk support.

Det här är med andra ord en roll för dig som tycker om att få saker att fungera, har ordning på detaljerna och samtidigt uppskattar att vara en del av en mindre lokal verksamhet där man arbetar nära varandra.

Din profil

Vi söker dig som har erfarenhet av administration, gärna från en teknisk verksamhet, serviceorganisation, entreprenadbolag eller liknande miljö. Du är van att arbeta i olika administrativa system och känner dig bekväm med fakturering, orderhantering och ekonomiska underlag.

Det är en fördel om du tidigare har arbetat nära projektledare eller servicetekniker och förstår hur administrationen hänger ihop med den operativa verksamheten. Erfarenhet av Mobigo eller liknande service- och planeringssystem är meriterande, men inget krav.

Som person är du strukturerad och noggrann, men behöver också vara flexibel och beredd att hjälpa till där det behövs. Du trivs i en miljö där beslutsvägarna är korta och där kontakten med kollegorna är en naturlig del av arbetsdagen. Vi tror också att du är självgående och ser vad som behöver göras snarare än att vänta på detaljerade instruktioner.

Vårt erbjudande

Du får möjlighet att komma in i en etablerad teknisk verksamhet och bli en viktig del av Assemblins filial i Gävle. Rollen är ny och syftet är att stärka det administrativa stödet och samtidigt frigöra mer tid för filialens projektledare och övriga medarbetare.

Tjänsten omfattar initialt 60 procent och arbetstiden är förlagd till tre hela dagar per vecka på plats vid Assemblins filial vid Gävle Bro. Du anställs inledningsvis av Capus AB och arbetar som konsult hos Assemblin.

Ambitionen är långsiktig. Om samarbetet fungerar väl och verksamheten utvecklas enligt plan är målsättningen att rollen framöver ska växa till 100 procent och övergå i en direktanställning hos Assemblin.

Din ansökan

I den här rekryteringen samarbetar Assemblin med Capus AB. Skicka gärna in din ansökan så snart som möjligt då vi arbetar löpande med urval och intervjuer.

Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du välkommen att kontakta ansvarig rekryteringskonsult på Capus AB. Intervjuer sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas i förtid.