Gruppadministratör - Ledigt jobb hos Quest Consulting Sverige AB

Vi söker en Gruppadministratör till ett spännande uppdrag hos en myndighet.

Uppdragsbeskrivning

En grupp hos myndigheten ser nu ett behov av en gruppadministratör på heltid för att avlasta befintliga administratörer och projektingenjörer med projektövergripande uppgifter inom administration.

Administratören är spindeln i nätet med många kontaktytor, både internt och externt. Administratören ska vara gruppen behjälplig och bidra till att effektivisera verksamheten genom att stödja kollegorna och skapa struktur. Administratören behöver vidare ha en god prioriteringsförmåga och vana av att arbeta med många uppgifter samtidigt.

Som administratör ska du som främsta arbetsuppgift stötta gruppen med övergripande administrativa arbetsuppgifter. I uppdraget ingår bland annat att:

• Vara gruppens huvudadministratör i passersystemet Betsy (registrera uppdrag, beställa behörigheter)
• Avlasta projekten med löpande diarieföring
• Övergripande administration i dokumenthanteringssystem Atlas (tilldela behörigheter, lägga upp/justera mappstrukturer)
• I mån av tid vara behjälplig med administrativa delar av omfattande projektmoment, så som t.ex överlämning vid projektslut
• Administrera SOW/åtaganden i Magnit (ta emot och fördela ut fakturor, bevaka beviljad budget och ansvara för utökningar vid behov)
• Resurshantering:
  • Hantera resursanskaffning i Magnit i form av konsultavrop och förlängning samt utökning av befintliga resursers uppdrag
  • Onboarding i form av att beställa behörigheter och hårdvara

Arbetsuppgifterna är ibland händelsestyrda och kan ändras vilket ställer höga krav på flexibilitet och anpassning. Som administratör på gruppnivå samverkar du mycket brett med samtliga kollegor och projektmedlemmar.

Obligatoriska krav

• Som lägst gymnasieexamen.
• Minst 3 års dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete inom exempelvis kontor, reception, ekonomi, HR, kundservice eller offentlig verksamhet. Behöver ej vara sammanhängande.
• Minst 3 års erfarenhet av att självständigt planera, prioritera och följa upp flera parallella arbetsuppgifter med varierande deadlines och prioritet.
• Minst 1 års erfarenhet av fakturahantering eller annan ekonomiadministration.
• Minst 2 års erfarenhet av att koordinera administrativa aktiviteter mellan flera intressenter, exempelvis möten, beställningar, informationsflöden, uppföljning eller dokumentation.
• Erfarenhet från minst 1 anställning/uppdrag av att identifiera, föreslå och genomföra förbättringar i administrativa arbetssätt, rutiner eller processer som bidragit till ökad effektivitet, kvalitet eller service.
• Minst 3 års erfarenhet av att arbeta i Microsoft 365 samt förmåga att snabbt sätta sig in i nya administrativa system och digitala verktyg.

Meriterande

• Minst 1 års erfarenhet av onboarding av nya medarbetare i form av att t.ex beställa passerkort, starta upp dator/telefon eller dylikt.

Din ansökan

Låter rollen intressant och passande? Ansök i så fall omgående för vi intervjuar löpande och rollen kan tillsättas innan sista ansökningsdatum. Vi kan enbart ta emot och bearbeta din ansökan genom att du registrerar ditt CV i vår portal. Med avseende på GDPR kan vi ej ta emot ansökningar via e-post. Varmt välkommen med din ansökan! Uppdraget är en del av Quest Consulting personaluthyrning.

Om oss

Quest Consulting är ett auktoriserat konsultbolag med kollektivavtal, försäkringar, friskvård och tjänstepension. Vi är specialiserade inom IT, Teknik, HR, Administration och Ekonomi. Vår målsättning är att vara din personliga samarbetspartner och just därför är det så viktigt för oss att arbeta efter våra kärnvärden där våra ledord är att vara Personliga, Nyskapande och Professionella.