Administrativ assistent - Ledigt jobb hos Poolia AB

Är du en strukturerad och proaktiv administratör som trivs i en central stödfunktion nära ledning och beslutsfattare? Vi söker nu en Administrativ Assistent som vill bidra till ökad effektivitet genom kvalificerat administrativt stöd och samordning.

Placering: Södertälje Omfattning: Heltid Typ av roll: Konsultuppdrag Start: 19 Oktober 2026 Uppdragets slutdatum: 31 Januari 2027

I rollen ansvarar du för att ge kvalificerat administrativt stöd till chef och ledningsgrupp. Du arbetar proaktivt, förutser kommande aktiviteter och utmaningar samt bidrar till att skapa struktur, effektivitet och god kommunikation i verksamheten.

Rollen innebär samarbete med flera kontaktytor, både internt och externt, och du förväntas bidra till såväl operativa som strategiska beslut genom att stödja ledningens arbete.

• Proaktivt hantera kalender, inkorg, resor och tidsplanering.

• Identifiera, följa upp och bevaka aktiviteter, deadlines och åtgärdspunkter.

• Ge kommunikationsstöd och säkerställa språklig konsekvens i material och kommunikation.

• Uppdatera intranät samt kommunicera viktig information.

• Hantera korrespondens och arkiv.

• Fungera som informationssamordnare och bygga samt underhålla interna och externa nätverk.

• Stödja prognosarbete, fakturering samt hantering och godkännande av inkommande fakturor och utlägg enligt gällande riktlinjer.

• Koordinera onboarding- och offboardingprocesser.

• Beställa och avsluta hårdvara, mjukvara och behörigheter.

• Beställa och distribuera arbetsmaterial såsom IT-utrustning, telefoner, möbler och passerkort.

• Koordinera lokalrelaterade åtgärder, underhåll och beställningar.

• Informera om, uppdatera och underhålla standarder och mallar.

• Stödja kollegor i användning av system och affärsspråk.

• Säkerställa enhetlig dokumenthantering.

• Hålla dig uppdaterad i verksamhetsrelaterade system och säkerställa relevant utbildning.

Vi söker dig som:

• Har tidigare erfarenhet från en liknande administrativ roll.

• Är proaktiv och har förmåga att identifiera vad som behöver göras samt ta initiativ till åtgärder.

• Är en trygg kommunikatör med god samarbetsförmåga.

• Är utåtriktad, strukturerad och välorganiserad.

• Har mycket goda kunskaper i Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint och Excel).

• Har erfarenhet av Microsoft Copilot och Planner.

• Kommunicerar obehindrat på svenska och engelska, i tal och skrift.

• Tidigare erfarenhet från liknande verksamhet.

• Erfarenhet av verksamhetssystem, HR-system eller motsvarande.

Låter detta som ett uppdrag för dig? Då skall du såklart söka tjänsten via länken i annonsen. Urval och intervjuer sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag. Varmt välkommen med din ansökan!