Kontorsassistent - Lediga jobb

Om tjänsten Vi söker nu en administratör till en Statlig myndighet i Norrköping. I rollen som administratör kommer du att ansvara för varierande administrativa arbetsuppgifter och stötta verksamheten i det dagliga arbetet. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer att bestå av registrering och rapportering av information i verksamhetens IT-system. Du kommer att arbeta utifrån inkommet underlag, säkerställa att uppgifter registreras korrekt samt bidra till att informationen är uppdaterad och håller god kvalitet. I tjänsten kan även nedan arbetsuppgifter förekomma: - Administrativa rutiner - Planera och samordna - Arbeta utifrån fastlagda rutiner - Vara ett operativt stöd för verksamheten - Formulera brev, protokoll och annan dokumentation - Hantera återkommande arbetsuppgifter, exempelvis kopiering, sortering och posthantering - Hantera många kontakter med anställda och allmänhet - Göra enklare beräkningar, sammanställningar och diagram - Göra kalenderbokningar och mötesbokningar - Utföra reseplanering - Fatta egna beslut utifrån redan kända handlingsalternativ - Projektplanering och uppföljning av projekt - Skriva protokoll och andra dokument utifrån givna anvisningar om sakinnehåll. Uppdragsperiod och omfattning Tjänsten som administratör är ett konsultuppdrag på heltid med start i oktober och förväntas pågå i cirka 2,5 veckor. Uppdraget är placerat på myndighetens kontor i Norrköping. Krav för tjänsten: • Gymnasium eller likvärdig utbildning • Mycket goda kunskaper i MS Office eller likvärdigt • Minst tre (3) års arbetslivserfarenhet som administratör/assistent • Kunna kommunicera obehindrat på svenska och engelska, såväl i tal som i skrift För att vi ska ha möjlighet att ta dig vidare i processen behöver du tydligt redogjort i ditt CV att samtliga ovan krav är uppfyllda. Ange vilket/vilka uppdrag som påvisar efterfrågad erfarenhet. Tidsperiod ska anges i år och månad ÅÅ-MM. För att säkerställa en kompetensbaserad rekrytering använder vi oss i denna process av arbetspsykologiska tester. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Urval sker löpande med sista ansökningsdag 2026-08-24. Kontaktuppgifter Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare: Suad Habib via e-post: hannah.trollsas@adecco.se

Har du frågor angående registrering, var god kontakta supporten via info@adecco.se

Välkommen med din ansökan!

Om tjänsten Vi söker nu en administratör till en Statlig myndighet i Norrköping. I rollen som administratör kommer du att ansvara för varierande administrativa arbetsuppgifter och stötta verksamheten i det dagliga arbetet. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer att bestå av registrering och rapportering av information i verksamhetens IT-system. Du kommer att arbeta utifrån inkommet underlag, säkerställa att uppgifter registreras korrekt samt bidra till att informationen är uppdaterad och håller god kvalitet. I tjänsten kan även nedan arbetsuppgifter förekomma: - Administrativa rutiner - Planera och samordna - Arbeta utifrån fastlagda rutiner - Vara ett operativt stöd för verksamheten - Formulera brev, protokoll och annan dokumentation - Hantera återkommande arbetsuppgifter, exempelvis kopiering, sortering och posthantering - Hantera många kontakter med anställda och allmänhet - Göra enklare beräkningar, sammanställningar och diagram - Göra kalenderbokningar och mötesbokningar - Utföra reseplanering - Fatta egna beslut utifrån redan kända handlingsalternativ - Projektplanering och uppföljning av projekt - Skriva protokoll och andra dokument utifrån givna anvisningar om sakinnehåll. Uppdragsperiod och omfattning Tjänsten som administratör är ett konsultuppdrag på heltid med start i oktober och förväntas pågå i cirka 2,5 veckor. Uppdraget är placerat på myndighetens kontor i Norrköping. Krav för tjänsten: • Gymnasium eller likvärdig utbildning • Mycket goda kunskaper i MS Office eller likvärdigt • Minst tre (3) års arbetslivserfarenhet som administratör/assistent • Kunna kommunicera obehindrat på svenska och engelska, såväl i tal som i skrift För att vi ska ha möjlighet att ta dig vidare i processen behöver du tydligt redogjort i ditt CV att samtliga ovan krav är uppfyllda. Ange vilket/vilka uppdrag som påvisar efterfrågad erfarenhet. Tidsperiod ska anges i år och månad ÅÅ-MM. För att säkerställa en kompetensbaserad rekrytering använder vi oss i denna process av arbetspsykologiska tester. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Urval sker löpande med sista ansökningsdag 2026-08-24. Kontaktuppgifter Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare: Suad Habib via e-post: hannah.trollsas@adecco.se

Har du frågor angående registrering, var god kontakta supporten via info@adecco.se

Välkommen med din ansökan!

Om tjänsten Vi söker nu en administratör till en Statlig myndighet i Norrköping. I rollen som administratör kommer du att ansvara för varierande administrativa arbetsuppgifter och stötta verksamheten i det dagliga arbetet. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer att bestå av registrering och rapportering av information i verksamhetens IT-system. Du kommer att arbeta utifrån inkommet underlag, säkerställa att uppgifter registreras korrekt samt bidra till att informationen är uppdaterad och håller god kvalitet. I tjänsten kan även nedan arbetsuppgifter förekomma: - Administrativa rutiner - Planera och samordna - Arbeta utifrån fastlagda rutiner - Vara ett operativt stöd för verksamheten - Formulera brev, protokoll och annan dokumentation - Hantera återkommande arbetsuppgifter, exempelvis kopiering, sortering och posthantering - Hantera många kontakter med anställda och allmänhet - Göra enklare beräkningar, sammanställningar och diagram - Göra kalenderbokningar och mötesbokningar - Utföra reseplanering - Fatta egna beslut utifrån redan kända handlingsalternativ - Projektplanering och uppföljning av projekt - Skriva protokoll och andra dokument utifrån givna anvisningar om sakinnehåll. Uppdragsperiod och omfattning Tjänsten som administratör är ett konsultuppdrag på heltid med start i oktober och förväntas pågå i cirka 2,5 veckor. Uppdraget är placerat på myndighetens kontor i Norrköping. Krav för tjänsten: • Gymnasium eller likvärdig utbildning • Mycket goda kunskaper i MS Office eller likvärdigt • Minst tre (3) års arbetslivserfarenhet som administratör/assistent • Kunna kommunicera obehindrat på svenska och engelska, såväl i tal som i skrift För att vi ska ha möjlighet att ta dig vidare i processen behöver du tydligt redogjort i ditt CV att samtliga ovan krav är uppfyllda. Ange vilket/vilka uppdrag som påvisar efterfrågad erfarenhet. Tidsperiod ska anges i år och månad ÅÅ-MM. För att säkerställa en kompetensbaserad rekrytering använder vi oss i denna process av arbetspsykologiska tester. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Urval sker löpande med sista ansökningsdag 2026-08-24. Kontaktuppgifter Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare: Suad Habib via e-post: hannah.trollsas@adecco.se

Har du frågor angående registrering, var god kontakta supporten via info@adecco.se

Välkommen med din ansökan!

Om tjänsten Vi söker nu en administratör till en Statlig myndighet i Norrköping. I rollen som administratör kommer du att ansvara för varierande administrativa arbetsuppgifter och stötta verksamheten i det dagliga arbetet. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer att bestå av registrering och rapportering av information i verksamhetens IT-system. Du kommer att arbeta utifrån inkommet underlag, säkerställa att uppgifter registreras korrekt samt bidra till att informationen är uppdaterad och håller god kvalitet. I tjänsten kan även nedan arbetsuppgifter förekomma: - Administrativa rutiner - Planera och samordna - Arbeta utifrån fastlagda rutiner - Vara ett operativt stöd för verksamheten - Formulera brev, protokoll och annan dokumentation - Hantera återkommande arbetsuppgifter, exempelvis kopiering, sortering och posthantering - Hantera många kontakter med anställda och allmänhet - Göra enklare beräkningar, sammanställningar och diagram - Göra kalenderbokningar och mötesbokningar - Utföra reseplanering - Fatta egna beslut utifrån redan kända handlingsalternativ - Projektplanering och uppföljning av projekt - Skriva protokoll och andra dokument utifrån givna anvisningar om sakinnehåll. Uppdragsperiod och omfattning Tjänsten som administratör är ett konsultuppdrag på heltid med start i oktober och förväntas pågå i cirka 2,5 veckor. Uppdraget är placerat på myndighetens kontor i Norrköping. Krav för tjänsten: • Gymnasium eller likvärdig utbildning • Mycket goda kunskaper i MS Office eller likvärdigt • Minst tre (3) års arbetslivserfarenhet som administratör/assistent • Kunna kommunicera obehindrat på svenska och engelska, såväl i tal som i skrift För att vi ska ha möjlighet att ta dig vidare i processen behöver du tydligt redogjort i ditt CV att samtliga ovan krav är uppfyllda. Ange vilket/vilka uppdrag som påvisar efterfrågad erfarenhet. Tidsperiod ska anges i år och månad ÅÅ-MM. För att säkerställa en kompetensbaserad rekrytering använder vi oss i denna process av arbetspsykologiska tester. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Urval sker löpande med sista ansökningsdag 2026-08-24. Kontaktuppgifter Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare: Suad Habib via e-post: hannah.trollsas@adecco.se

Har du frågor angående registrering, var god kontakta supporten via info@adecco.se

Välkommen med din ansökan!

Om tjänsten Vi söker nu en administratör till en Statlig myndighet i Norrköping. I rollen som administratör kommer du att ansvara för varierande administrativa arbetsuppgifter och stötta verksamheten i det dagliga arbetet. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer att bestå av registrering och rapportering av information i verksamhetens IT-system. Du kommer att arbeta utifrån inkommet underlag, säkerställa att uppgifter registreras korrekt samt bidra till att informationen är uppdaterad och håller god kvalitet. I tjänsten kan även nedan arbetsuppgifter förekomma: - Administrativa rutiner - Planera och samordna - Arbeta utifrån fastlagda rutiner - Vara ett operativt stöd för verksamheten - Formulera brev, protokoll och annan dokumentation - Hantera återkommande arbetsuppgifter, exempelvis kopiering, sortering och posthantering - Hantera många kontakter med anställda och allmänhet - Göra enklare beräkningar, sammanställningar och diagram - Göra kalenderbokningar och mötesbokningar - Utföra reseplanering - Fatta egna beslut utifrån redan kända handlingsalternativ - Projektplanering och uppföljning av projekt - Skriva protokoll och andra dokument utifrån givna anvisningar om sakinnehåll. Uppdragsperiod och omfattning Tjänsten som administratör är ett konsultuppdrag på heltid med start i oktober och förväntas pågå i cirka 2,5 veckor. Uppdraget är placerat på myndighetens kontor i Norrköping. Krav för tjänsten: • Gymnasium eller likvärdig utbildning • Mycket goda kunskaper i MS Office eller likvärdigt • Minst tre (3) års arbetslivserfarenhet som administratör/assistent • Kunna kommunicera obehindrat på svenska och engelska, såväl i tal som i skrift För att vi ska ha möjlighet att ta dig vidare i processen behöver du tydligt redogjort i ditt CV att samtliga ovan krav är uppfyllda. Ange vilket/vilka uppdrag som påvisar efterfrågad erfarenhet. Tidsperiod ska anges i år och månad ÅÅ-MM. För att säkerställa en kompetensbaserad rekrytering använder vi oss i denna process av arbetspsykologiska tester. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Urval sker löpande med sista ansökningsdag 2026-08-24. Kontaktuppgifter Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare: Suad Habib via e-post: hannah.trollsas@adecco.se

Har du frågor angående registrering, var god kontakta supporten via info@adecco.se

Välkommen med din ansökan!

Om tjänsten Vi söker nu en administratör till en Statlig myndighet i Norrköping. I rollen som administratör kommer du att ansvara för varierande administrativa arbetsuppgifter och stötta verksamheten i det dagliga arbetet. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer att bestå av registrering och rapportering av information i verksamhetens IT-system. Du kommer att arbeta utifrån inkommet underlag, säkerställa att uppgifter registreras korrekt samt bidra till att informationen är uppdaterad och håller god kvalitet. I tjänsten kan även nedan arbetsuppgifter förekomma: - Administrativa rutiner - Planera och samordna - Arbeta utifrån fastlagda rutiner - Vara ett operativt stöd för verksamheten - Formulera brev, protokoll och annan dokumentation - Hantera återkommande arbetsuppgifter, exempelvis kopiering, sortering och posthantering - Hantera många kontakter med anställda och allmänhet - Göra enklare beräkningar, sammanställningar och diagram - Göra kalenderbokningar och mötesbokningar - Utföra reseplanering - Fatta egna beslut utifrån redan kända handlingsalternativ - Projektplanering och uppföljning av projekt - Skriva protokoll och andra dokument utifrån givna anvisningar om sakinnehåll. Uppdragsperiod och omfattning Tjänsten som administratör är ett konsultuppdrag på heltid med start i oktober och förväntas pågå i cirka 2,5 veckor. Uppdraget är placerat på myndighetens kontor i Norrköping. Krav för tjänsten: • Gymnasium eller likvärdig utbildning • Mycket goda kunskaper i MS Office eller likvärdigt • Minst tre (3) års arbetslivserfarenhet som administratör/assistent • Kunna kommunicera obehindrat på svenska och engelska, såväl i tal som i skrift För att vi ska ha möjlighet att ta dig vidare i processen behöver du tydligt redogjort i ditt CV att samtliga ovan krav är uppfyllda. Ange vilket/vilka uppdrag som påvisar efterfrågad erfarenhet. Tidsperiod ska anges i år och månad ÅÅ-MM. För att säkerställa en kompetensbaserad rekrytering använder vi oss i denna process av arbetspsykologiska tester. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Urval sker löpande med sista ansökningsdag 2026-08-24. Kontaktuppgifter Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare: Suad Habib via e-post: hannah.trollsas@adecco.se

Har du frågor angående registrering, var god kontakta supporten via info@adecco.se

Välkommen med din ansökan!

Om tjänsten Vi söker nu en administratör till en Statlig myndighet i Norrköping. I rollen som administratör kommer du att ansvara för varierande administrativa arbetsuppgifter och stötta verksamheten i det dagliga arbetet. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer att bestå av registrering och rapportering av information i verksamhetens IT-system. Du kommer att arbeta utifrån inkommet underlag, säkerställa att uppgifter registreras korrekt samt bidra till att informationen är uppdaterad och håller god kvalitet. I tjänsten kan även nedan arbetsuppgifter förekomma: - Administrativa rutiner - Planera och samordna - Arbeta utifrån fastlagda rutiner - Vara ett operativt stöd för verksamheten - Formulera brev, protokoll och annan dokumentation - Hantera återkommande arbetsuppgifter, exempelvis kopiering, sortering och posthantering - Hantera många kontakter med anställda och allmänhet - Göra enklare beräkningar, sammanställningar och diagram - Göra kalenderbokningar och mötesbokningar - Utföra reseplanering - Fatta egna beslut utifrån redan kända handlingsalternativ - Projektplanering och uppföljning av projekt - Skriva protokoll och andra dokument utifrån givna anvisningar om sakinnehåll. Uppdragsperiod och omfattning Tjänsten som administratör är ett konsultuppdrag på heltid med start i oktober och förväntas pågå i cirka 2,5 veckor. Uppdraget är placerat på myndighetens kontor i Norrköping. Krav för tjänsten: • Gymnasium eller likvärdig utbildning • Mycket goda kunskaper i MS Office eller likvärdigt • Minst tre (3) års arbetslivserfarenhet som administratör/assistent • Kunna kommunicera obehindrat på svenska och engelska, såväl i tal som i skrift För att vi ska ha möjlighet att ta dig vidare i processen behöver du tydligt redogjort i ditt CV att samtliga ovan krav är uppfyllda. Ange vilket/vilka uppdrag som påvisar efterfrågad erfarenhet. Tidsperiod ska anges i år och månad ÅÅ-MM. För att säkerställa en kompetensbaserad rekrytering använder vi oss i denna process av arbetspsykologiska tester. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Urval sker löpande med sista ansökningsdag 2026-08-24. Kontaktuppgifter Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare: Suad Habib via e-post: hannah.trollsas@adecco.se

Har du frågor angående registrering, var god kontakta supporten via info@adecco.se

Välkommen med din ansökan!

För att ligga steget före vid framtida, spännande Office Manageruppdrag söker vi på Inte Bara Post Bemanning kontinuerligt efter drivna kandidater med erfarenhet av Office management. Uppdragen är ute hos våra kunder i centrala Stockholm och våra kunder är verksamma i flertalet olika branscher. Uppdragen varierar i längd och omfattning beroende på kundernas behov.

Ta chansen och skicka en spontanansökan, så matchar våra rekryterare dig med rätt uppdrag som kommer in!

VEM ÄR DU?

Vi söker dig som har tidigare erfarenhet av att arbeta självgående i en Office Managerroll. Du är van att driva ditt dagliga arbete framåt, prioriterar, tar initiativ och är lösningsorienterad. Du är en doer och får saker att hända. Vidare är du serviceminded och motiveras av att hjälpa andra.

• Har tidigare erfarenhet av att arbeta som Office Manager eller receptionist
• Har administrativ erfarenhet 
• Behärskar svenska och engelska i tal och skrift
• Har goda kunskaper i Office-paketet
• Meriterande med tidigare erfarenhet av projektledning av kontorsflytt och leverantörskontakt

VAD ERBJUDER VI?

Som anställd på Inte Bara Post Bemanning får du en konsultchef som blir ditt bollplank och coach under hela anställningen. Som konsult blir du också en del i vårt konsultnätverk RPB Insights. RPB Insights ger dig utbildning och utveckling i form av föreläsningar, workshops, nätverksträffar och andra sociala tillställningar. Det ger dig också en möjlighet att träffa andra konsulter. Vi erbjuder alla våra konsulter friskvård.

ÖVRIG INFORMATION

• Den här rekryteringsprocessen hanteras av Inte Bara Post Bemanning och vår kunds önskemål är att alla samtal och mail kring tjänsten går till oss. Du kommer att vara anställd av oss på Inte Bara Post Bemanning och blir uthyrd till vår kund.
• Sök tjänsten genom att klicka på Skicka ansökan. Vi går igenom urvalet löpande och annonsen kan stängas ner innan tjänsten är tillsatt om vi gått över till urvals- och intervjufasen.
• I denna rekryteringsprocess utförs bakgrundskontroll och referenstagning.
• Vi tar inte emot ansökningar via mail men har du specifika frågor kring tjänsten besvaras dessa på rekrytering@rpbemanning.se. Skriv vilken tjänst det gäller i ditt mail och länka gärna till annonsen. 

Vill du vara hjärtat i ett av Stockholms mest spännande medtech-bolag? Har du en känsla för service utöver det vanliga och vill jobba i en internationell miljö mitt i centrala Stockholm? Då kan detta vara den perfekta rollen för dig!

Om tjänsten

Nordberg Medical är ett snabbväxande företag inom medicinsk estetik och regenerativ medicin. Företaget grundades för 2,5 år sedan och har redan vuxit till över 180 anställda i 20 länder. Nu kliver de in i en extremt expansiv fas efter grönt ljus för sin produktlansering.

I denna roll kliver du in på Nordberg Medicals kontor i fina Waterfront Building vid Stockholms central. Då bolaget växer kraftigt finns ett tydligt behov av en dedikerad person som tar ägarskap över kontorsmiljön och medarbetarupplevelsen. Du stöttar ledningen samt arbetar tätt tillsammans med bolagets Executive Assistant för att skapa en arbetsplats i världsklass. Du kommer arbeta ca 8 timmar/vecka (20 %). Upplägget är flexibelt, men fördelas med fördel på två halvdagar. Måndagsmorgnar är högt prioriterade för att kickstarta veckan och färdigställa inför veckans gemensamma frukostmöte.

Arbetsuppgifter

Som Office & Workplace Coordinator blir du en viktig spelare för kontoret där ca 50 personer har sin bas. Du ser till att allt på kontoret flyter sömlöst och ansvarar för en positiv medarbetar- och besöksupplevelse.

• Säkerställa god kontorsmiljö (kontorssnacks & renlighet)
• Ansvara för onboarding av nya arbetare
• Hantera inkommande och utgående post
• Vara brygga mellan medarbetare och IT-leverantör (e.g., hjälpa vid tekniska problem och prata med IT-leverantör över telefon)
• Överse administrativa system såsom resehanterare, HR-system och IT-service-paneler
• Assistera i administrativa uppgifter från diverse team

Vi söker dig som

• Studerar en pågående eftergymnasial utbildning eller har en annan huvudsaklig sysselsättning på minst 50%
• Är flytande i engelska i både tal och skrift (engelska är bolagets arbetsspråk).
• Har erfarenhet från en serviceroll, exempelvis som receptionist, kontorsassistent, inom hotell/restaurang eller event.
• Har förmåga att arbeta självgående och strukturera din egen tid.

Det är meriterande om du har:

• Mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift (underlättar vid hantering av lokal post/leverantörer, men är inget krav).
• Erfarenhet av IT-koordinering vid onboarding (t.ex. beställa/förbereda datorer och telefoner).
• Erfarenhet av arbete i en internationell eller snabbväxande start-up/scale-up-miljö.

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:

• För att trivas i rollen är du en person som älskar service och har ett öga för detaljer. Du ser vad som behöver göras innan någon annan ber om det och tar gärna egna initiativ. Du har en prestigelös inställning där ingen uppgift är för stor eller för liten – du ställer upp där det behövs. Vidare är du varm, kommunikativ och trivs i en dynamisk och internationell miljö med högt tempo.

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Du som kandidat bär huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

För våra deltidstjänster behöver du som sökande en annan huvudsaklig sysselsättning på minst 50 %. Exempel på detta är studier, annan anställning, eget företagande, föräldraledighet eller liknande.

Vill du vara hjärtat i ett av Stockholms mest spännande medtech-bolag? Har du en känsla för service utöver det vanliga och vill jobba i en internationell miljö mitt i centrala Stockholm? Då kan detta vara den perfekta rollen för dig!

Om tjänsten

Nordberg Medical är ett snabbväxande företag inom medicinsk estetik och regenerativ medicin. Företaget grundades för 2,5 år sedan och har redan vuxit till över 180 anställda i 20 länder. Nu kliver de in i en extremt expansiv fas efter grönt ljus för sin produktlansering.

I denna roll kliver du in på Nordberg Medicals kontor i fina Waterfront Building vid Stockholms central. Då bolaget växer kraftigt finns ett tydligt behov av en dedikerad person som tar ägarskap över kontorsmiljön och medarbetarupplevelsen. Du stöttar ledningen samt arbetar tätt tillsammans med bolagets Executive Assistant för att skapa en arbetsplats i världsklass. Du kommer arbeta ca 8 timmar/vecka (20 %). Upplägget är flexibelt, men fördelas med fördel på två halvdagar. Måndagsmorgnar är högt prioriterade för att kickstarta veckan och färdigställa inför veckans gemensamma frukostmöte.

Arbetsuppgifter

Som Office & Workplace Coordinator blir du en viktig spelare för kontoret där ca 50 personer har sin bas. Du ser till att allt på kontoret flyter sömlöst och ansvarar för en positiv medarbetar- och besöksupplevelse.

• Säkerställa god kontorsmiljö (kontorssnacks & renlighet)
• Ansvara för onboarding av nya arbetare
• Hantera inkommande och utgående post
• Vara brygga mellan medarbetare och IT-leverantör (e.g., hjälpa vid tekniska problem och prata med IT-leverantör över telefon)
• Överse administrativa system såsom resehanterare, HR-system och IT-service-paneler
• Assistera i administrativa uppgifter från diverse team

Vi söker dig som

• Studerar en pågående eftergymnasial utbildning eller har en annan huvudsaklig sysselsättning på minst 50%
• Är flytande i engelska i både tal och skrift (engelska är bolagets arbetsspråk).
• Har erfarenhet från en serviceroll, exempelvis som receptionist, kontorsassistent, inom hotell/restaurang eller event.
• Har förmåga att arbeta självgående och strukturera din egen tid.

Det är meriterande om du har:

• Mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift (underlättar vid hantering av lokal post/leverantörer, men är inget krav).
• Erfarenhet av IT-koordinering vid onboarding (t.ex. beställa/förbereda datorer och telefoner).
• Erfarenhet av arbete i en internationell eller snabbväxande start-up/scale-up-miljö.

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:

• För att trivas i rollen är du en person som älskar service och har ett öga för detaljer. Du ser vad som behöver göras innan någon annan ber om det och tar gärna egna initiativ. Du har en prestigelös inställning där ingen uppgift är för stor eller för liten – du ställer upp där det behövs. Vidare är du varm, kommunikativ och trivs i en dynamisk och internationell miljö med högt tempo.

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Du som kandidat bär huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

För våra deltidstjänster behöver du som sökande en annan huvudsaklig sysselsättning på minst 50 %. Exempel på detta är studier, annan anställning, eget företagande, föräldraledighet eller liknande.